AI寫的SOP看似完整，新人仍一直問？怎麼先訪問再補交接判斷？
用AI寫SOP與交接，只給工作名稱，可能漏掉熟手才知道的判斷。本文從每月對帳的假設情境，說明逐題訪問、例外條件、負責窗口與新人試做的順序，搭配流程對照、指令改寫及兩個練習，將卡點補回文件，並寫明完成條件與維護方式，讓交接內容能被核對。
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你省略的那一步，新人知道嗎？
你每天都在做的工作，有些動作已經不需要思考。輪到交接時，很容易只寫出幾個大步驟，直到新人問起「資料在哪裡」「這個差額算正常嗎」，才發現文件跳過了許多判斷。
假設情境：小芸準備下月轉調，把每月對帳交給新人。情境 → 文件列出匯出、比對與回報，接手者卻還在問入口與差異處理；判斷 → 先訪問實際做法，再整理順序；理由 → 同一個工作名稱沒有交代公司內部的資料、權限及確認方式。「讓AI先訪問你，再寫步驟」把熟手的回答當成內容來源。AI可以幫忙追問，但公司怎麼做、何時應停止，仍要由熟悉流程的人說明。
搭配本課程5分鐘影片，先看重點，再用下面的整理與練習確認理解。
先問做法，不急著要整份SOP
如果一開始就請AI寫完整對帳流程，收到的可能是一般性動作，與新人實際會碰到的系統不一定接得上。先把輸出改為訪問題目，等你回答後再問下一個問題，才能逐步補足。
- 從何時啟動、需要哪些資料開始。問清來源系統、要選的期間及申請權限的窗口；每一步都交代使用的資料與留下的結果。
- 回想平常需要判斷的地方。什麼情況要停下、先核對哪個欄位、仍無法解決時找誰，都比「視情況處理」更需要說明。
- 整理後請AI以初次接手者的角度指出不懂的句子、被跳過的操作與必要前提。補完後還要讓新人實際操作，不能只以AI說完整作結。
這裡同樣使用「交代目的與標準 → 排好先後步驟 → 要求附上依據」，也就是「說清楚要什麼，再驗收它交的東西」。交接的依據是熟手說明的實際操作，驗收則要回到接手者是否做得下去。
訪問時若AI一次列很多題，先請它停在其中一題。回答資料入口後，再接著問比對方式與完成結果，才能看到哪個答案仍需要追問，不會把未明事項一起包進文件。
金額不一致時，文件要告訴人什麼？
假設情境：兩份報表的金額不同。情境 → 新人不知道該調數字，還是先回查資料；判斷 → 文件應寫明核對與停止條件；理由 → 「處理差額」只描述目標，並沒有給出可依循的操作。
| 文件中的簡寫 | 應向熟手追問 | 寫回文件的內容 |
|---|---|---|
| 下載資料 | 哪個系統、哪段期間？ | 來源、期間與申請窗口 |
| 比對金額 | 不一致先查什麼？ | 期間、單號等檢查位置 |
| 有問題再問 | 問誰、帶什麼？ | 清單、負責者與代理人 |
| 完成後存檔 | 哪些結果代表完成？ | 處理紀錄、確認人與位置 |
先查期間與單號，仍有差異就保存清單，交指定同事確認，不讓新人自行改帳。需要核准的步驟，也要留下核准條件與主管，不能請AI自行決定公司應如何處理。
整理時可以請AI追問重複入帳怎麼辨認，再由你補上實際檢查方法。對尚未回答的部分留下待問項目，別讓一般性說明看起來像公司已確認的做法。這張表用於教學，並非真實企業作業規範。
讓新人走一次，再把卡點寫回去
原本只交代「寫一份對帳流程」，改為先訪問與查缺口，會讓你先處理內容來源，再處理文件形式：
我要交出＿＿工作，請先當訪問者，一次問一題，依我的答案再追問，不先完成全文。
請釐清資料入口、每步要留下的結果，以及例外如何辨認、何時停手、向誰求助。
整理後從新人立場列出不懂之處，讓我補足，再安排接手者照文件試做。
試做時看三件事：能否走到完成、異常時能否選擇下一步、需要人協助時能否找到窗口。做不完就補缺少的操作，不懂例外就補判斷，找不到人就補責任者與代理資訊；再從卡住的地方走一次。
口頭解釋過的內容也要寫回文件。否則同樣的卡點，下次接手時仍會出現。差異已留下處理紀錄，並經指定同事確認，才有可查的完成結果；不能只把關掉報表當成作業結束。
另外指定誰保存與更新文件，記下試做卡點及修改原因。系統或規則改變，就重新檢查受影響的段落。這個做法也適用於客服處理、採購驗收及固定行政任務，實際判斷與核准仍依公司作業方式。
動手做2個練習
- 練習：挑一項你最想交出去的固定工作，先只回答什麼時候開始、最後會留下什麼，請AI接著問一題。
- 解析：若答案只有工作名稱或「完成即可」，就追問來源與可查結果。逐題補齊後才整理流程，避免直接把一般性步驟當成公司的操作方式。
- 練習：假設新人讀到「金額不對就處理」，請寫出你希望AI向熟手追問的問題。
- 解析：可追問先核對哪個期間或欄位、什麼情況應停止、帶哪些資料找誰。由熟手確認答案，再讓新人照做；不能靠AI自行指定改帳方式。
使用提醒
AI可能出錯，重要數字要自己查證。上傳資料前先確認公司規定、去除個資。帳號密碼不可寫入交接文件，也不要輸入給AI；改為交代權限的正式申請方法。第二季的開會、寫信、簡報、交接都用同一個骨架，先交代要什麼，再核對交付是否有依據。本文人物、事件與數據均為假設情境或假設數據，AI回覆僅供示意。
AI工作術系列｜接著讀下一堂
- 第5堂｜AI整理會議只得到摘要？怎麼留下決議、分工與待決問題？
- 第6堂｜請AI寫信越改越客氣，要求卻不見了？怎麼守住底線並讓對方好回覆？
- 第7堂｜AI做簡報頁數很多，主管仍問重點？怎麼用結論標題串起故事線？
- 第一季：寫企劃、做研究、看數據、審提案
沒看到有興趣的職缺嗎？
