難溝通、效率差都是「人」的問題？台積電十年主管3步驟化解

文：品碩創新管理顧問彭建文

原文標題：職場上，「人」的問題最難處理？台積電十年主管：3步驟化解

各行各業每天處理的許多的問題，經常被認為都來自於『人』，系統性的問題分析與決策的方法，確實可以解決很多人的問題，但是這些狀況經過分析後，幾乎都不是「人的問題」。

重點閱讀

「我們是業務人員，每天處理的事情滿多的問題都是『人的問題』，系統性的問題分析與解決的方法可以解決我們的問題嗎？」

很多銀行、房仲，或是通路服務業從業員，都會有這個疑問。在此我先提我的答案：當然可以。系統性的問題分析與決策的方法，確實可以解決很多人的問題，且很多被認為是「人的問題」的狀況，分析後往往都不是「人的問題」。

先來看看以下3個場景，每個場景開始前，都被認為是「人的問題」，但是經過分析後，幾乎都不是「人的問題」。而這些分析，其實就是用運用系統性問題分析與解決的方法。

很多人在討論問題的時候，其實連問題是什麼都分辨不清楚，更不用提如何解決問題。

「別的部門總跑來我的部門，為了某個問題爭吵。這樣在辦公室裡爭論不休，不但無法解決問題，反而讓問題更複雜。」

以上是某個我曾遇過的諮詢案例，大家看完之後，清楚他真正的問題是什麼嗎？在還沒釐清前，很多人都會認為這是「人的問題」，推論為其他部門與諮詢者部門之間的溝通問題。但分析後就會發現，真正的問題在公司剛上線的測試系統。

測試過程中，會請別的部門來做測試，而目前測試的錯誤率居高不下。在經過一番釐清後，就會發現真正的問題是：某系統測試期間錯誤率極高。在問題還沒被清楚定義前，貿然指責「都是你的問題」，很容易吵成一團，讓原先單純的系統問題，變成看似難解的「人的問題」。

大家在討論問題時，好像都聽不懂對方在講什麼，彼此沒有交集，遇到這樣子的問題，很多人還是會認為「人的問題」。

其實這是因為討論問題時，大家各有想法，也各有解決問題的邏輯和經驗。所以會造成討論時間拖得很長、大家花很多時間去了解彼此的邏輯及思緒。遇到這樣的問題，只要大家學一套共同解決問題的方法，就可以在同個方法論上有相同的節奏與步調。

比方說，可以告訴專案成員：今天的討論是在問題分析的階段，請大家針對這個問題去收集一些資料，好讓大家開會時可以從資料裡面看出線索。另外，也可以請大家在做問題分析的時候，可以使用5W 2H、層別法，或者柏拉圖（Pareto Chart）來做分析討論，這樣大家下次開會時，就能夠聚焦在同個工具上。

很多諮詢者會提到，公司開會效率不佳、同一件事討論時間過長，並直覺將問題歸因於「主持人沒掌控好時間」。但實際上只有這個原因嗎？難道除了會議主持人，沒有其他問題會造成會議效率不佳嗎？當然有。例如，會議管理規章中，沒將會議管理定義清楚，就會造成開會效率不彰。

藉由這個問題，我只想告訴大家，很多人在解決問題時，都習慣單向思考，而不是從宏觀角度全面檢視問題。

以上三個場景，其實分別代表三種問題：

每一個場景開始前都認為是「人的問題」，而且都認為很難處理，然後這個的問題，每天都輪流上演，但是經過分析後，幾乎都不是「人的問題」，而這些的分析，其實就是運用「系統性問題分析與解決的方法」。

針對以上的三個問題，提供幾個「系統性問題分析與解決的方法」技巧給各位讀者，希望大家未來再遇到你認為是「人的問題」的時候，這些技巧可以派上用場。

人資人資市集訓練發展