年度育才計畫如何落地執行？5步驟展開成專案管理

少子化、超高齡社會來臨，企業不只需要面對缺工的議題，如何穩定內部員工的留才意願更是刻不容緩的議題。例如勞動部開始協助製造業改善工作設備提升續航力，又或是資安領導廠商趨勢科技，也在今年進入校園，透過一系列育才計畫，消除畢業新鮮人進入職場後的資安技術落差……本篇文章整理【104人才診斷活動】系列講座中李冠輝顧問的精彩分享內容，從專案分析的角度來思考企業人資年度育才計畫該如何制定與執行。

企業在訂定年度育才計畫時，往往遇到許多困惑，包括不知道如何開始、不知道如何修正、不知道如何評估成效等問題，最終可能制定出不切實際的培訓計畫，浪費了預算卻未達預期效果。根據《哈佛商業評論》報導，美國企業每年投入高達 2000 億美元用於培訓，然而，只有極少數培訓計畫產生實質效果，顯示出企業投入與回報之間的巨大落差。

因此，如何在年度計畫中制定一個確保能夠充分發揮價值的培訓計畫成為企業極重要的課題。本文將集中探討如何運用專案管理方法，透過數據來確定訓練計畫的範圍和目標，並精心設計一個有效的執行計畫，以最大程度提高育才計畫的效果。接下來，我們將深入探討專案管理的五個關鍵步驟。

一、【啟動專案】分析人才缺口，連結企業目標

• 梳理企業現況

在制定人資計畫時，必須先理解企業的現狀、掌握企業的真實需求、將企業需求與人資目標加以連結，才能設計出對企業發展有具體成效的培訓計畫。以教育和培訓為例，我們需要思考如何使人員更具備企業所需的職能，以及是否需要透過教育和培訓來填補職能缺口。當員工的性格與職能與企業的需求相符，這些員工更能適應企業所需。為了確切掌握企業現況，我們建議可以分析企業留任力數據，包括員工適合度和員工滿意度，將蒐集到的留任力資料轉換為更實用的參考數據。

• 決定未來執行重心

企業可以從員工適合度高低來確認，現有的員工是否符合企業期待的人才，並且從員工滿意度分數，加以評估企業管理環境是否助於留任。透過這些評估，企業能夠更全面地了解員工的需求和企業的狀況，進而決定企業人資計畫中育才的目標和方向，使得專案計畫更有針對性。

二、【規劃】從團體職能報表，制定培訓內容與成員

為了更深入了解企業職能需求，我們建議企業可以進行內部職能分析，以確保課程設計符合企業需求和現有員工的職能缺口。以下是這個過程中的一些主要步驟：

• 確認職能模型，訂定人才規格

找出員工所需職能，確定員工是否擁有這些職能。以下圖為例，亮紅燈為企業員工不足之職能，企業應優先補強相關人員的職能，設計培訓課程時，更應該優先以此單位的缺口作為培訓重點。

• 建立企業常模，訂定人才標準

確認企業需求和價值觀後，我們建議企業在人才規格上可以先訂定適用全體員工的核心職能，並且將這樣的標準也用在「選才」的行動，讓求職者的測評結果與內部績優常模進行比對，確認求職者的落點，進一步找出企業期待的人選。透過全體常模、職務常模確定出適合企業的人才標準。※ 解決方案：人才職能模型導入：建立企業專屬常模，找出企業人才 Profile

• 瞭解職能行為詳述

在職能分析過程中，我們需要細化職能的行為詳述。這包括確定每個職能所需的具體行為和表現，以便能夠量化和評估員工的表現。有時候，我們會發現即使內部員工對於職能的理解都不太一樣，透過職能模型將能夠建立職能認知並使用同一套標準對員工進行衡量。

舉例來說，上述的職能行為詳述範例內粉色底為某企業某單位「團隊合作」、「顧客導向」為需強化的關鍵職能，這時候HR除了需請部門主管口述對於上述的職能行為的定義，確保各單位的標準是否統一外，也可以與單位主管一同訂下更詳細的「職能行為分析」，找出團體職能「團隊合作」分數低的關鍵行為為何。

• 確認能力缺口，設計連結職能發展的課程

當確認可能存在的職能缺口後，企業並制定相應的培訓和發展計劃，並確保他們能夠符合企業的標準。

在設計課程時，我們還有一個經驗可以分享：培訓課程開課前，在預計要培訓的單位實行課前問卷。問卷的目的是透過當HR透過大數據整理出企業的缺口後，講師設計課程前，更需要人員直接反饋企業現況、還原能力不足帶來的困境。我們建議可以優先和培訓單位的主管進行訪談，並且搜集整個單位的課前問卷，確保企業、講師、員工都理解培訓的目的和課程內容。

※ 解決方案：如何用職能缺口找出訓練需求？

三、【執行】整合資源、客製化調整教材

當企業執行培訓課程時，有幾項是執行時需特別留意的部分，確保培訓進行的順利，並且達到預期的成果：

• 資源配置與整合：整合企業資源（如預算、教材、師資等），不管是內部講師或外部講師，都要確保課程內容符合目標、教材準備齊全，並且需演練活動流程。

• 跨部門溝通、細項工作執行：由於教育訓練課程為HR設計，但參與教育訓練的單位非HR單位，在執行培訓課程期間，一定要確保相關部門溝通順暢，確保雙方認知相同。最好的是與單位主管確認課程設計符合整體組織策略和目標，邀請單位主管一同進行課程排練。

• 客製化調整職能教材課程：企業初次在設計培訓課程時，很難一次到位，因此不斷地優化非常重要，根據學員的反饋和表現，進行必要的調整和改進。例如員工參與培訓後，卻無法將課程中的知識轉化為實務作業，則下次的課程中HR就應該請講師調整課程，在講義內加入實務情境或案例，讓參與的學員在思考過程能夠與工作有連結。

四、【控管】掌握專案時程和部門執行度

設計與規劃在專案管理是關鍵，控管時程和完成度也是HR容易忽略的部分。

• 掌握專案完成度、時間、資源、預算：確保培訓課程按照預定時程進行，並在規定的預算範圍內執行，有助於確保培訓計畫能夠按照計劃進行。
• 目標部門執行度：確認培訓單位的員工參與度、完課率，確保專案執行過程沒有落下需進行教育訓練的人員，並且更需要確保相關作業繳交、考試分數的執行狀況，確認部門的訓練為有效。
• 課後問卷和課後作業：設計課後問卷和課後作業，以評估培訓課程的效果和學員的學習成果。課後問卷可以用來收集學員對課程的反饋，了解他們對培訓內容的滿意度以及是否掌握了所需的知識和技能。課後作業可以幫助確認學員是否將所學應用到實際工作中的程度，確保培訓成果不僅停留在課堂上，而是實際應用在工作中。

五、【結案】確認專案的完成性與有效性

• 目標、指標的檢討：在培訓結束後，應評估培訓課程是否達到了設定的目標和指標。HR 應再次確認團體報表中受培訓單位的職能缺口，確認培訓內容與職能目標是否與企業需求相符，是否有需要調整的空間。
• 課程執行後的知識萃取與整理：課程結束後，HR也可以思考課程內容和學習筆記是否能被共享，或是有被複用的可能性，便於其他單位或新進人員使用。例如創建培訓課程的知識庫，或是內部分享會，幫助學員成為發展成內部講師。
• 目標達成率：從課後回饋、績效考核中，確保培訓效果回歸在工作上的成果，相關的職能評估能夠如實反應學員在培訓後的實際工作表現，確保培訓課程對組織和個人都具有有效價值，確保企業育才的投資成效。

有些企業也會在課程結束後訂定個人發展計劃（IDP），幫助員工實現個人職涯發展，除了能確保他們能夠持續提高職能和表現，也能讓員工對於組織感到信任與期待，增加員工對於工作的投入度外，還能提高企業滿意度，增加留任於企業的動機，提高留任力實現個人和組織的成功。

在這篇文章中，我們深入探討了當企業執行育才計畫時，如何透過專案管理5步驟進行培訓專案。從訂定目標到結案。這個過程可以幫助企業確保培訓課程的有效性、提高員工的職能表現，並能對焦在企業的人才需求。

企業教育訓練的成功因素在於「課程目標」、「課程設計」、「課程執行」的展開及落實。以上說明若要能更具體來做執行，如果有工具或資源來協助，更能讓企業事半功倍。104 人資學院作為HR長年來的夥伴，我們的資深顧問群具備豐富的經驗。無論您需要訂定育才計劃、建立職能模型，還是設計企業專屬的培訓課程，我們都能夠提供專業的支援，協助企業在未來的發展中取得成功。歡迎您與我們聯絡，我們很願意協助您一同制定明年的企業人資育才計畫。