有AI逐字稿還需會議記錄嗎？3重點寫出「能引導行動」的紀錄｜專案會議
會議記錄怎麼做？現在透過AI輔助的STT (Speech to text)功能，可以輕鬆將會議音檔變成文字，那還需要做會議紀錄嗎？本文作者指出，相較於STT產生的「逐字稿」，一份良好的會議紀錄將有助於專案的推展、待辦事項的追蹤，分享3個重點寫出「能引導後續行動」的紀錄。
文／艾小姐的日常筆記
從去年ChatGPT對話寫文的能力家喻戶曉，到現在AI應用百花齊放，透過AI輔助的STT (Speech to text)功能，也可以很輕鬆地匯入音檔，將會議內容變成文字。電腦都這麼厲害了，我們開會還需要做會議紀錄嗎？
不知道大家有沒有想過這個問題，我自己是很習慣開會一邊時做筆記的人，也因為處理語言文字的統整能力較好，所以能在會議一結束就立刻產出摘要，寄送給與會人員。原本覺得這就只是「做筆記」的延伸能力而已，但經過與朋友討論，才發現我好像特別會做摘要（包含看書也可以快速摘錄要點）。
雖然曾被揶揄這樣很像文書小妹，但其實，一份良好的會議紀錄，十分有助於專案的推展、待辦事項的追蹤。要怎麼善用會議紀錄，讓它變成不僅是一個死死的文檔，而能引導後續的行動呢？
3重點寫出「能引導後續行動」的紀錄
做紀錄的目的，是「備用」以及供後續「核對／追蹤」。當事情一多，大家一忙，也許講好的10件事，就只剩6件有做，其他漸漸被相關人員在忙碌中遺忘，甚至可能沒人發現，那些被遺忘的事項也屍骨無存，直到某天某個討人厭的bug又出現，大家才回想起數月前討論過的問題。
開會過卻沒有執行，那當時討論的時間，以及中間浪費的時間，都非常可惜。如果一開完會，就有一封信寫好記錄，並明確列出追蹤事項及負責人，可以讓相關單位都即時知道各部分進度，並時時on the same page，也減少重複而不必要的溝通。
系統優化會議
2024/01/10
一、系統優化
1.首頁介面：XXX
2.查詢介面：XXX
⮕Next Step：請廠商製作demo（資訊部／Alice經理）
二、帳務議題處理
〈方案一〉
〈方案二〉
⮕Next Step：請廠商評估兩方案報價（資訊部／Brian經理）；請業務單位參與評估及方案選擇（業務部／Mandy經理）
三、臨時動議
1.XXX
2.XXX
⮕Next Step：請○○部門統籌下次會議討論
如上方範本，通常我在做紀錄時，會掌握幾項要點：
- 就討論的第一層重點以「一、二、三」列示，再以「1.、2.、3.」分細項，避免僅用黑點條列，為得是方便後續討論時直接講第幾點，例如「三、2.的後續……」。
- 若涉及方案選擇，則可以用〈方案一〉、〈方案二〉標記
- 在每個大重點的最後，都以「 → Next step」來做小結，並清楚寫出權責單位和窗口（承辦人、負責人），以利追蹤，畢竟若每一件事都有歸責，就不容易產生漏接的情況。
若針對Next Step的事項有後續，則可以在共同的e-mail loop中或群組中，基於原先這份紀錄，再換一個顏色寫下更新進度，讓所有參與者能同步。如上方舉例，當資訊部的Alice接洽完廠商，請廠商提供demo後，則以藍字同步更新進度，並邀請相關單位參與下一動，寫上日期，則能提高對時程的掌握度。
這樣的紀錄應該由誰來做？通常是專案經理（Project Manager）或產品經理（Product Manager），目的是讓每件事都有次序地、按時程地進行。當然，如果時間充足、討論內容的複雜度提高，或有多部門的事項同步進行中，則可以適度地加入流程圖、組織圖等輔助，讓每項任務之間的關係更清楚。
當專案多軌並進，最怕的就是各個互相關聯的部門，卻各自為陣。因此PM扮演一個黏著劑的角色，要盡量讓相關部門知道彼此的進度，並考量是否改版會影響彼此。如上圖範例，若資訊的前台、中台、後台，各自有在優化更新的項目，最好在會議上讓彼此知道，即將更版動作前，可以同步地告知相關單位。同時，若把主要負責人列示清楚，也能提高整體的溝通效率，避免一封信loop了數十人卻沒人接球的情況。
人類的摘要 vs STT的文稿
回到開頭提及的人工智慧輔助紀錄，STT適合用在產出「逐字稿」，例如聆聽一場演講後，想盡量完整保留內容，或希望以文字方式原汁原味地發送給其他人閱讀，則適合用STT。現在google doc的STT功能已經很成熟，若是講英文，轉錄的正確率很高。
至於人類做的紀錄，應該將重點歸納後，引導出後續行動，讓相關人員都清楚權責分工，並保持相關單位資訊同步，才有意義。
目前來講，我覺得只單憑一場會議內容，而不理解角色分工和組織架構，應該是不容易寫出人能歸納的內容。即使加上語者分離，讓讀者能看出哪句話是誰說的，仍會流於逐字稿。到底AI能否進步到判斷話語背後的意義，並做出如此精簡的摘要呢？我也是滿好奇的，就拭目以待吧！
（原文標題：【職人筆記】當AI已經這麼厲害，寫會議紀錄還有必要嗎？談談「能引導行動的會議紀錄」怎麼做）
