後疫時代混合式辦公成趨勢，出勤辦法、工時紀錄工具也要＂行動化＂與時俱進

文／104人資學院

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• 一人一機打卡不塞車，綁定 GPS、員工裝置，防弊遠端打卡與代打卡
• 任何地點任何時間都行，手機申請假單、簽核與查詢更便利
• 加密電子薪資條、客製薪資結構欄位，支援多國語言外籍員工看得懂
• 個人化推播通知，忘刷、超時打卡、體溫未紀錄全部跳提醒
• 完善企業管理資源的最佳人資系統

辦公室、廠房人若是人多，每到上下班打卡時卡鐘前總是人滿為患，尤其員工習慣踩在「剛剛好」的時間打卡，這時候只要有一位員工沒有一次性刷卡成功（指紋或人臉辨識不成功、卡鐘打錯面等），就會造成排隊塞車與事後抱怨聲連連，煩著人資說是因為某某某才害我遲到⋯還好 104 提供手機版本的人資行動方案， 一支手機完成請假、簽核、打卡等假勤管理功能，是企業最推薦的員工自助考勤管理工具。

隨著疫情反覆，許多企業已將嘗試中的混合辦公模式上線為新工作常態，而在疫情年進入職場的新鮮人，除了關注薪資條件、員工福利外，對於工時彈性的議題也更加關注。但身為雇主或HR必須知道，在法規規定下並不是每個產業都適用責任制，再來上班不用打卡看似自由，但沒有實際記載出勤紀錄，雇主不只違法，還可能面臨最高新台幣四十五萬元的罰鍰。企業如何在彈性與法規間做個平衡呢？有許多企業使用了 App 行動管理人事，幫助企業如實反映員工勞務時間。而 104 eHRMS 也有提供 App 出勤模組的導入，因應各類人事、打卡、簽核需求，符合勞動法令、即刻連動企業人事系統，人不在辦公室也能處理人事行政。文章內我們將分享 104 eHRMS 的行動管理有哪些主打功能。

一人一機打卡不塞車，綁定 GPS、員工裝置，防弊遠端打卡與代打卡

企業在管理員工考勤時，常常會面臨是否使用「打卡」作為工時計算的依據，因應現今企業同時涵蓋多種職位、多種工作形式，我們建議除了保留固定班別使用的打卡工具，例如卡鐘、指紋機、卡片感應、人臉辨識、門禁等外，企業應新增 App 手機打卡輔助，讓員工上下班不需排隊，快速因應突如其來的疫情變化，記錄工時員工擁有更多選擇。而且針對固定班別的同仁，手機打卡鎖定可打卡 GPS 範圍，防止遠端打卡；又或是針對特殊職類（業務類等），開放彈性打卡地點，不需侷限工作位置。

透過 104 eHRMS 行動方案，各類考勤資料還能即時記錄於企業人事系統中，手機打卡時間是否需要綁定工資計算也可讓企業自訂。透過多元管道考勤紀錄，可以同時保留彈性的工時、打卡作業，同時企業也可留下出勤紀錄，向勞檢處解釋，只要能如實反映勞工實際提供勞務的時間，即是符合法律規範。

任何地點任何時間都行，手機申請假單、簽核與查詢更便利

我們曾經訪談 100 人左右的生技公司，HR 表示未導入人資系統前，企業管理百人員工的出缺勤，皆使用紙本簽核與 Excel 登記剩餘休假數，此方法造成內部作業混亂的原因是，1：請假作業需列印紙本文件，員工需親自向層層主管請示與簽核。當主管出差或請假則讓部屬非常頭痛，甚至需要請 HR 代簽。2：使用 Excel 管理員工假勤天數，由於作業不即時、需仰賴人工處理，時常出現員工與公司認定不一的狀況，導致員工對公司的誠信感到失望。

上述企業的管理痛點，除了可以透過導入人事假勤系統來解決外，隨著科技的發達，人手一支智慧型手機已經司空見慣，如果能使用手機來輔助整個環節，必定能加速整體效率。104 eHRMS App 解決人資環環相扣的管理問題，讓假勤資訊透明且流程簡化，申請假單、追蹤進度、查詢剩餘特休天數一目了然，部署不再追著主管詢問。而這樣的改變對部門主管更是有感，導入行動方案的企業主管向我們反應，使用手機管理例行公事公事後，節省了過往處理人事行政 80% 的時間，隨時隨地都能進行確認與簽核，輕鬆達成部門主管喜歡的「即時」、「便利」高效管理工具，也符合員工對行政流程「簡潔」、「迅速」的期待。

加密電子薪資條、客製薪資結構欄位，支援多國語言外籍員工看得懂

我們在今年 3 月的新聞中可以看到，勞動部針對 2021 年不給薪資單、簽名後收回、薪資科目不清等薪資單相關作業，開出高達 300 件行政裁罰。而根據勞基法第 23 條第 1 項規定，雇主應提供工資各項目計算方式明細給勞工，違法可開罰 2 萬到 100 萬元。

由於法規嚴謹，企業提供薪資單給員工時必定要提供可查詢、科目清楚的薪資明細，過往 HR 進行薪資條發放時，需要經歷計算、複核、列印薪資條、折疊裝訂、個別發放等過程，瑣碎又冗長卻每個月得進行一次，如果企業能全面將薪資條電子化必定能加速整體作業效率。104 eHRMS 提供電腦與手機版的電子薪資條工具，不僅由員工自設密碼，符合保密規範，薪資條的科目欄位也開放企業客製，薪資結構可針對各職位加以設計，尤其 104 的電子薪資條支援多國語言，讓公司外籍同仁確認薪資也毫無障礙。

個人化推播通知，忘刷、超時打卡、體溫未紀錄全部跳提醒

過去常常聽見企業反應，公司該有的工具，該建立的制度都有了，卻在後續檢討時發現，為什麼每個月部門主管卻還是得花 3 天左右的工作天來提醒、溝通、處理員工補交、補件等行政工項，他們認為如果有一個智能通知的工具來管理員工該有多好。還好 104 eHRMS 行動方案專為人事管理所打造，不僅 App UI 符合使用者體驗，更提供人性化的智能提醒，協助部門主管定期、定時的通知員工待處理的工作。

舉例來說，員工每天必完成的上下班打卡，會在工作日打卡截止前跳出手機推播，提醒員工記得打卡。而每次打卡時還可以輸入體溫，協助公司管理員工健康。當員工遲到或是忘記刷卡時，也會即時在 App 上顯示一筆待處理項目，員工必須進行請假手續才能結清當月出勤。而 104 eHRMS App 中最受企業人資喜愛的提醒功能—員工超時打卡、例假日加班打卡時，App 會跳出工時異常提醒，強制選擇「處理私人事務超時打卡」、「加班」等原因。此流程不僅能智能掌握員工出勤，更是符合法規中雇主需負工時舉證之責，提供員工出勤異常可更正的規範。

完善企業管理資源的最佳人資系統

除了上述的 App 功能介紹外，104 eHRMS 人力資源管理系統專為百人以上企業所打造，除假勤計薪外，也涵蓋訓練及績效等多元模組，並可整合企業現有的管理資源、串接其他系統，還能視需求客製打造全方位的人力資源管理功能。為企業減少例行作業工時、簡化行政流程、提升企業競爭力，建立自動化及無紙化辦公環境，向永續經營的企業價值觀邁進。104 eHRMS已成功導入製造業、科技業、網際網路業、批發零售業等多種產業，獲得超過 500 家中大型企業極高的滿意度。想進一步了解 104 eHRMS 更多的人事考勤、績效、教育訓練模組方案，歡迎您與我們聯絡。

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