寫工作報告，別只想當「好孩子」！掌握「2個要領」寫出主管想看的
工作報告或心得怎麼寫更好？作者指出，很多人在寫報告時，常會在尾端「感想」敷衍了事，忽略了主管真正關心的內容：你的心得感想。本文帶你掌握兩個關鍵要領：客觀性與具體性，分享如何用「4句模板」寫出能打動主管的報告，從中展現你的專業與價值，別放過表現自我的大好機會！
文／樋口裕一
本文目錄：工作報告如何寫出特色和差異（點擊可快速前往）
制式文件，寫出你的特色、求差異
商務場合充斥著各種書面文件，例如公司內部的報告、企劃案、悔過書、會簽表等；公司以外則有問候函、道歉函、委託函、拒絕函等。而且隨著公司及業種的不同，這些書面文件多半備有相異的格式。
除了制式格式，內容全都有所規定，雖省去不少麻煩，不過似乎並沒有因此讓人輕鬆寫出內文的效果。
通常令人難以下筆的部分，多半是報告當中的「心得」、「研修課程結業感想」等，換個說法，就是讓人自由發揮的部分。一旦絞盡腦汁地填完必填項目，便自覺已寫得相當充分，結果尾端、最重要的「感想」，卻變得敷衍了事。
寫報告，不要只想當「好孩子」
大家千萬別忘了，主管最想看的部分其實是──心得感想，才會特別要求部屬提交報告。
【事例】研修課程課後報告的書寫方法
日前參加了下列研修課程，謹此報告。
- 【記錄】
- 研修主題：邏輯式談話的理論與實行
- 舉辦日期：○年○月○日
- 舉辦場地：旭日飯店 鳳凰廳
- 講師：財團法人 未來人才培育委員 ○○○先生
- 研修內容：主要授課內容如下：
- 合乎邏輯的說話方式相關講解
- 實用語句組合法
- 現場演講練習
- 研修課程結業感想
- 有關商務場合中不可或缺的邏輯性說話方式，本次是我第一次參加這方面的研修，感覺獲益良多。我從理論與實行雙方面，學習到何謂說話合乎邏輯，相信日後必能活用到本次所學。
不同於平常商務聯繫或討論的電子郵件，商務文件的內容往往會像上述般偏於制式。
不過你想想，若是主管看了這樣的內容做何感想呢？他不僅搞不清楚當事人參加了什麼樣的研修，連部屬的課後感想為何也全然不知，如此一來，主管根本無法給予考評。
當你擬寫商務場合中的書面文件，理應心裡有數必定受某人考評。而這些文件包括了平常的電子郵件、平時約略寫下的營業日誌，甚至是諸如此類的書面報告等。
其實，能力強的人相當了解這一點，因此，就算是內容簡單的聯絡信件也不會草草了事，反而會費心地以言簡意賅的方式清楚表達。
換言之，在公司提出這類被視為必要的書面報告，正是表現自我的大好機會！只要這麼想，自然能發覺應採用什麼樣的寫法。
事實上，在這類商務文件的「感想」中有兩大要領：具體性與客觀性。
若要著重於具體性，可撰寫如下：
應用〈開宗明義型4句〉
研修課程結業感想
| ①結論 | 本次研修內容相當充實，我認為本公司全體年輕同仁都應該參加。 |
| ②根據1 | 光是聽了講解，就能明白在商務場合中說話合乎邏輯是何其重要，實在令我茅塞頓開。 |
| ③根據2 | 此外，我還掌握到利用框架來說話的訣竅，這是我之前光看書遲遲無法理解的部分，真是獲益匪淺。 |
| ④根據3 | 我認為實用語句組合方法的研修內容，可全盤運用於本公司的營業教育上，因此我打算在下次的會議中提出建議。 |
若對於研修採正面認同的態度，並想表達出個中優點，便會寫出談及研修核心內容的感想。同時，藉由列舉具體事項，有助於將研修中領悟到的真實感想，轉化為文字清楚表達。
這才是閱讀者，也就是主管想看的內容。透過這份報告，主管想知道的絕非如流水帳或陳腔濫調的感想，而是部屬個人的想法。只要有這方面的自覺，就能如上述的例子般，以自身研修後的收穫或想法為主軸，架構報告的內容，進而大幅提升自我表現的程度。
另一個要領為客觀性，關於這個部分，我們先來看看以下範例吧。
應用〈基本布局型4句〉
| ①拋出問題 | 本次的研修，由包含我在內的三位同仁代表本營業部出席。 |
| ②表達意見 | 固然，我的確掌握了自己以前光看書遲遲無法理解的部分──利用框架說話的訣竅，不過我認為要立刻將此運用於職場上，有所困難之處。 |
| ③展開論述 | 僅僅半天的練習，了解的程度並未深入到足以將此技巧傳授給部門其他同仁。 |
| ④結論 | 話說回來，既然希望培養年輕同仁具備這種技能，為何未讓全體人員一起參加？身為中堅幹部的我甚感不解。 |
針對被要求提出報告的事項，不能只論述個人感想，必須附加客觀性的觀點，諸如根據自己踏入社會已○年的感想、對於公司提供同仁這類機會的看法、這次研修的價值與世間局勢相比將如何定論等觀點，為短短幾行的感想增添深度。
由於報告是寫給主管過目的，部屬總是忍不住扮演起「好孩子」，然而，如果能像上述例文，以客觀的觀點加進身為公司一員的看法，將變成一份別具特色的報告。
舉例而言，小學生的作文也以「好孩子」的立場居多。因為知道老師會審閱自己寫的文章，因此不禁在文中扮演起刻板印象中的「好孩子」，不用多說，這樣的文章必然是無聊至極。
因此，我一向指導大家「試著拐彎抹角地思考看看」。假設以「遠足」為題，全班同學於同一天、同一地點出發前往相同目的地，雖然大家沿途所見及體驗一致，但未必有相同感想和印象。
儘管如此，大家寫出的作文卻大同小異，這全是因為寫作者壓根沒打算去察覺不同於他人的任何事物。
所謂「拐彎抹角地思考」，就是嘗試質疑理所當然之事，全力發揮批判的精神。其實這個觀念，就是寫出一篇卓絕群倫文章的訣竅。當然，申論文也是同樣的道理，以及商務場合中的書面報告亦是如此。
換言之，是要以具體資訊及想法尋求自我表現，還是運用客觀性的觀點讓閱讀者的眼睛為之一亮？只要於腦海中牢記這兩個要領，便能寫出不同於他人的商務文件。
節錄自：商周出版《關鍵「四句」！日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術，讓你在人際及職場上無往不利！》／樋口裕一 著
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