初任人資新手上路指南！掌握6大必備職能
在充滿挑戰的職場環境中，初任人資肩負企業重要的支援責任，從人才招募到組織文化塑造，都是他們的舞台。不論你是在小型公司或大型企業開始你的HR旅程，本篇文章為你揭示成功的祕訣。透過掌握六大基礎職能及應對不同規模企業中的角色差異，你將快速成長為不可或缺的人力資源專家。同時，我們還將探討 TTQS 教育訓練系統的重要性、精進招募甄選技巧，以及避免常見失誤的方法，全方位助你在人資領域脫穎而出。無論是初入門還是尋求突破，本指南將引導你邁向卓越人資之路。
原標題：初任人資快速上手充電術
關鍵字
- 初任人資
- 初任人資態度
- 初任人資基礎職能
- 人資在不同規模企業中的角色差異
- 人資在不同規模企業中的能力差異
- TTQS
- 教育訓練
- 招募甄選
- 職能
本文目錄（點擊可快速前往）
- 前言
- 人資人員應有從業態度與能力
- 初任人資在不同規模企業中的角色差異
- 初任人資六大基礎職能
- 初任人資在不同規模企業中的人資能力發展重點
- 招募甄選技巧基礎實務知識
- 職能導入與基礎應用知識
- 教育訓練與TTQS基礎認知
- 初任人資常見疏失與應對方式
- 總結
一、前言
人資要做大？做小？掌握在誰手上？您擁有良好的人資從業態度嗎？不同企業規模的人資，本職專業上須具備那些技能呢？筆者將帶您一起探討之。
在現今招工困難、搶人才的競爭環境中，企業對於人資人員的需要性，日益加重，人資人員是企業人才策略推動者，負責招募、訓練、績效與勞工法令管理，強化組織效能與文化，穩定勞資關係，推動企業人才發展與永續經營。
因此，具備助人信念與良好態度，熟悉法規制度，積極學習、善溝通協調、熟用工具，快速融入文化，展現專業與服務價值，便成為初任人資踏入此領域的成功關鍵，您是否想一起加入這『助人』的行業呢？
二、人資人員應有的三大從業態度
- 嘴巴要緊：由於人資人員會知道許多屬於公司定義為機密之資料，例如全體同仁之薪資、獎金、考核等屬於人資所轄業務之資訊，因此人資人員要謹守職責保密的態度。
- 利他角度，在人力資源領域中，願意熱心協助各部門主管/同仁：這也是筆者一再強調的『助人成長』之觀念，所有員工都是人資需要關懷與留意的對象(人力資本)：只要是有關公司內同仁相關的選育用留事務，都跟人資息息相關，尤其跟人力發展、勞資和諧相關者，更是重中之重，其角色只有主責或協助的區分差異而已，也就是有些是人資主責，有些是人資協助用人部門主管。
- 外圓內方：人資大部分是高度對人的工作，因此在溝通協調的能力上，『外圓內方』是很值得遵循之態度。
三、初任人資在不同規模企業中的角色差異
| 能力類別 | 百人以下中小企業 初任人資 | 大型企業 初任人資 |
| 工作範圍 | 全方位人資職能，從招募、薪資、勞動法規到員工關係皆需處理 | 專注於單一或少數人資職能，如專門負責薪資或招募 |
| 人資系統應用 | 可能無專業HR系統，需熟練使用 Excel | 需學習企業HRM系統，如 SAP |
| 勞動法規應用 | 需靈活應對各種人事問題，直接處理勞資爭議 | 依據標準流程執行法規，通常有法務或HRBP (human resources business partner)支援 |
| 招募甄選 | 部分是負責履歷篩選，部分是獨立安排面試，甚至親自進行初步篩選與面談 | 須具備更高程度之甄選能力，主要負責履歷篩選，面試依照聘僱對象，由HR或用人主管執行(各家大型企業作法可能有所不一) |
| 教育訓練 | 需自行設計或協助培訓計畫，資源有限 | 較高程度參與企業內部培訓計畫，有完整培訓體系 |
| 績效與薪酬管理 | 較無明確及人才辨識與發展的績效考核與管理機制， KPI與薪資/升遷管理較無完善SOP | 較有明確且符合人才辨識與發展的績效考核與管理機制，依據企業標準SOP執行KPI與薪資/升遷管理 |
| 內部溝通 | 直接與部門主管、老闆溝通，需適應企業文化 | 透過HRBP或HR主管向上溝通 |
| 員工關係 | 需直接處理員工申訴與勞資爭議 | 由專人處理，初任人資較少接觸 |
| 其他建議 | 多學習全方位人資技能，特別是法規與招募、教育訓練等 | 熟悉 企業內部流程與HR系統，並學習HRBP思維 |
四、初任人資六大基礎職能
- 初任人資可依六大職能進行自我培養：
(1.) 人力資源規劃：組織架構圖與人力編制建立，了解人力使用效率。
(2.) 招募與任用：招募流程設計、履歷篩選、面談安排與記錄，與用人主管協同作業。
(3.) 考勤與出缺勤管理：工時紀錄、請假制度、加班與休假管理，確保符合法令與內規。
(4.) 薪資與勞健保：薪資結構、保險申報、勞退提撥與加退保作業，避免違法或漏算。
(5.) 勞資與法規遵循：協助解決基本勞資爭議，建立勞資溝通管道，落實合規文化。
(6.) 教育訓練：政府資源、訓練需求調查、課程安排、訓後成效評估，強化員工職能發展。
五、初任人資在不同規模企業中的人資能力發展重點
- 百人以下中小企業初任人資
(1.) 建議對於職務說明書之建立與檢視，要有一定的知識與技能(可參閱：提升留任率！職能工作說明書擬定技巧 )
(2.) 需具備廣泛的人資知識，涵蓋法規、薪資、招募等多項業務
(3.) 強化Excel使用能力，因為可能無專門HR系統
(4.) 熟悉企業文化與管理層溝通技巧，需直接與老闆溝通
(5.) 應對勞資爭議與員工關係管理，處理大小人事問題
- 大型企業初任人資
(1.) 專精於特定人資職能，如專門負責招募或薪資管理或績效管理或員工關係管理
(2.) 需熟悉企業HRM系統（如SAP），數據化管理能力重要
(3.) 依照企業SOP執行人資工作，細節與流程管理能力是關鍵
(4.) 透過HRBP或HR主管進行跨部門溝通，需理解企業戰略與HR角色
六、招募甄選技巧基礎實務知識
- 在實務操作中，招募是最常接觸也最具挑戰性的工作之一。初任人資應學會撰寫具吸引力與資訊清楚的職缺說明，包括工作職責、條件、薪資範圍及福利等細節，並能因應不同職類調整刊登重點。
- 甄選過程中，可導入BEI行為事例面談（如STAR技巧），讓主管能更有效判斷應徵者的經驗與潛力。同時，應建立標準化面談紀錄與履歷審查表格，作為後續選才依據。初任人資亦應主動協調部門面談安排與回覆時程，提升候選人經驗。
- 招募流程與面談知識與技能精進，可參閱：好還要更好！如何優化你的招募流程？（上），以及一次學會主管最重要的三大面談，做好人才管理
七、職能導入與基礎應用知識
- 職能（Competency）為人才選育用留的重要依據，企業透過建立一套可量化與行為可觀察的職能模型，來明確員工所需具備的能力標準。初任人資可從觀察不同職位工作表現著手，協助主管歸納出職務所需之專業職能與通用能力。(可同步參閱：解析職能地圖！系統性的人才培育，創造高效益)
- 職能模型可廣泛應用於：
(1.) 招募階段：作為評估條件與面談基礎
(2.) 教育訓練：設計對應職能的課程內容
(3.) 績效考核：作為評估行為表現的依據
(4.) 實務中建議將職能分類為核心職能、通用職能與專業職能，逐步建立職能辭典。
八、教育訓練與TTQS基礎認知
- 初任人資可從TTQS的架構流程，以及收集政府訓練補助資源等，為企業在教育訓練方面，即時做出即戰力的貢獻。(可同步參閱：超詳細！年度教育訓練計畫與預算編列技巧（附應用表格）)
- TTQS（台灣人才發展品質管理系統）則強調訓練活動的品質管理與改善循環：
PDDRO之名詞說明：
(1.) 訓練品質管理-計畫(P)
(2.) 訓練品質管理-設計(D)
(3.) 訓練品質管理-執行(D)
(4.) 訓練品質管理-查核(R)
(5.) 訓練品質管理-成果(O)
九、初任人資常見疏失與應對方式
- 忽略了必要的紀錄：建議養成文件建檔與email確認習慣，避免口頭溝通造成誤會。
- 法規不夠清楚：面對勞基法、保險規定等專業問題時應查證後再回覆，不可憑印象回答。
- 缺乏流程觀念：工作順序混亂會導致出錯率高，應建立『每月例行任務表』與『備忘日曆』。
- 面對主管不夠主動：即使是初任人資，也需培養彙報與建議能力，讓主管覺得您是有價值的夥伴。
十、結語：從態度中發掘價值，從基礎建立專業
人資要做大?做小?掌握在自己手上：擁有上述提到的良好人資從業態度、做好向上管理、持續在自己本職專業上精進與做出貢獻，相信您肯定是主管與高層要重用與栽培的卓越人資。
從熟悉制度、了解職能、掌握法規到執行教育訓練，逐步累積實力，肯定能從一名初任人資，成為最專業的HR夥伴，祝福您人資職涯成功。
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