人資市集

日期 |2022.06.06

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招募面談一次就上手!透視履歷表、自傳,了解求職者,讓面談事半功倍

文:石博仁

原文標題:面談前準備–招募面談一次就上手(系列一)

招募面談前,請做好下面準備:

對企業而言,招募到「不太對的人」或「錯的人」要付出相當大的代價。因此,像Google,錄取1位新進人員,要花掉現有員工250個小時,寧願耗費大量的時間與心力,層層把關篩選人才,也不願意找錯人才。

HR正式進行招募面談的程序前,必須先確認想要尋找什麼樣的人才進入單位,也就是確認人才規格(人才需求);接著,在眾多的履歷與自傳中,要掌握評估重點,挑出符合職務需求的應徵者來參加後續的招募面談。

最後,HR應在面談前,了解求職者的求職動機,以及工作條件、薪資福利的期望;視職務需求,邀請求職者進行職能等相關測驗。

美國蓋洛普公司花二十五年的時間,針對八萬名以上的經理人進行訪談,得知經理人發揮最大能力的四個鑰匙,其中第一把鑰匙就是「職能選才」(找對人),第二把鑰匙才是「定義正確的成果」(做對事)。

《從A到A+》這本書也說明了從優秀到卓越的主管人員要先「找對人再上車」, 接下來才弄清楚車子該往哪個方向開。以上可見,「找對人」比「做對事」更重要。我們也深刻體認到,如果發現做不對的事,事後要力求「改變」還是比較容易的;倘若找錯人,想要去「改變」他,真是難上加難了。

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公司要求Reference Check是什麼?

以往面談者(人資或用人單位主管)在招募面談時,往往會流於形式或無有效模式依循,容易造成錯誤的選才,以致於徒增不必要的人事成本,例如:行政作業成本、主管(資深員工)訓練成本、工作交接成本、作業錯誤成本、離職手續成本、再次招募成本、薪資、勞健保、退休金提撥、團保、資遣費等成本,甚至於影響到團隊士氣。

根據統計資料,找錯一個員工,損失的成本可能要付出 6~12 個月薪資;而找錯一個接班人,賠上的不只是以上成本而已,還可能賠上百年的基業。

對企業而言,「不太對的人」或「找錯人」必然要付出相當大的代價,甚至於亡羊補牢為時已晚了。也因此,高明的Google寧願耗費大量的時間與心力,在招募面談時層層把關篩選人才,也不願意找錯人才,《Google超級用人學》這本書也提到,錄取1位新進人員要花掉現有員工250個小時,Google如果每年招募到一千名新人,則預計要投入二十五萬小時。所以,「招募面談」是人資與主管人員在管理課題上的重中之重!

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也因此,在人資領域轉職企管講師二十多年的職涯中,有關招募面談的實務經驗,以及課程的精華內容,以一系列三篇文章與各位分享,期許讓更多人能夠快速地掌握實務運用的關鍵秘訣!

首先整理出面談前應有的準備,如下:

一、確認職缺人才規格(人才需求)

正式進行招募面談的程序之前,必須先確認想要尋找什麼樣的人才進入單位,也就是先確認選定人才的規格(人才需求),要將職缺的內容進行工作分析,再由分析的結果,著手擬定好「工作說明書」(包含工作內容與職位規範),再來進行招募面談的程序,以避免面談者因人設事或徒增冗員疊床架屋,或者應徵者對工作內容的認知有所落差。

早午餐(brunch)在台灣早已相當盛行。不少人基於簡便、快速的理由,對於一次把早餐和午餐同時解決的「早午餐」,早習以為常。

二、瞭解求職者的期望得知

求職者在應徵過程中,所「傳達」的資訊有履歷表、自傳、推薦函、形象、知識、技能、態度,以及表示對工作有意願等;相對地,求職者也有期望要「得知」的資訊,例如:該職缺的工作說明、工作條件、直屬主管、部門成員、公司文化、公司前景、職涯發展、薪資福利,以及企業領導人等。如下表:

傳達資訊期望得知
1. 履歷表1. 工作說明
2. 自傳2. 工作條件
3. 推薦函3. 直屬主管
4. 進行面談4. 部門成員
5. 形象5. 公司文化
6. 知識6. 公司前景
7. 技能7. 職涯發展
8. 態度8. 薪資福利
9. 表示對工作有意願9. 企業領導人

其中,蓋洛普公司在過去二十五年之中,針對全球超過一百萬名服務於各行各業,遍布各國的員工,提出了類似的問題調查。結果發現,有才能的員工可能因為富有魅力的領導人、薪資福利,或訓練計畫選擇進入一家公司,但是這位員工在這家公司任職的時間長短,以及能否充分發揮,全看這名員工與直屬主管之間的關係而定。

由此得知,求職者的期望得知當中,企業領導人、薪資福利、職涯發展、公司前景與公司文化是有才能的員工進入企業的優先考量;但這位員工進入公司以後,能否充分發揮績效而且願意待的長久,則以直屬主管的影響最大。

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、瞭解面談者的期望得知

面談者在選才過程中,所傳達資訊有徵才宣傳、公司簡介、工作內容、工作條件、進行面談、做測驗、背景調查、薪資福利,以及表示對應徵者有興趣;相對地,面談者也有期望得知的訊息,例如:應徵者的技能、知識、態度、積極度、抗壓力、職能程度、人格特質、價值觀,以及求職動機(使命)等。如下表:

傳達資訊期望得知
1. 徵才宣傳1. 技能
2. 公司簡介2. 知識
3. 工作內容3. 態度
4. 工作條件4. 積極度
5. 進行面談5. 抗壓力
6. 做測驗6. 職能程度
7. 背景調查7. 人格特質
8. 薪資福利8. 價值觀
9. 表示對應徵者有興趣9. 求職動機(使命)

面談者(人資人員或單位主管)的期望得知當中,技能、知識與態度等是屬於冰山模式以上的外顯人力結構;積極度、抗壓力、配合度、人格特質、價值觀、與求職動機(使命)等是屬於冰山模式以下的內隱人力結構。如下圖:

至於如何探知應徵者的冰山模式以下的內隱人力結構,需要運用強而有效的管理工具「行為事件面談法BEI」,才能大幅地提升訊息的可信度,詳見下篇文章「招募面談一次就上手!問對問題,讓求職者說出自己的故事」。

因此,面談者如要期望得知求職者的充分訊息,必須清楚地掌握好面談的三大角色。也就是從一見面求職者到最後結束面談時,應扮演著「察其言、觀其行」的觀察者角色;進而提問對的問題與耐心的聆聽,探知冰山模式相關訊息的調查員角色。

倘若在面談過程中,認定求職者合乎適當的人選時,可進一步詳細介紹公司文化、營運發展、部門運作以及人事行政相關規定,扮演好推銷員角色強化公司的優勢與特色(如果喜歡對方應徵者,扮演推銷員角色的時間會拉長;如不喜歡對方應徵者,則時間會縮短)。因此,在招募面談的過程中應該扮演好「觀察者、調查員與推銷員」等三大角色。

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捧人和裝死都是藝術

四、透視履歷自傳   

之前有提到要將職缺的內容進行工作分析,再由分析的結果訂定「工作說明書」,依據工作規範進行廣告文宣的甄選工作。在眾多的履歷與自傳中,挑出符合職務需求的應徵者來參加後續的招募面談,利用這初步的篩選方式可以避免耗費過多的招募面談成本在不適合的應徵者。

又該如何評估應徵者的履歷與自傳呢?應掌握的重點如下:

1.基本資料

瞭解應徵者的年齡、性別、住址,以及通勤狀況是否可能影響工作意願。

2.學歷與求學過程

除了學歷是否符合需求外,求學過程是否有中斷(了解其原由),以及探究學習動機、社團活動、人際關係、幹部經驗等是否與工作規範有關。

3.工作經歷

主要了解應徵者過去的工作經歷與求職工作內容關連性,並詳細了解工作時段、內容、待遇、離職原因及合理性、換職頻率、工作中斷原因、待業時段等。

其中,如果「待業時段」過長,可能會造成工作的倦怠;當中的「換職頻率」也代表了工作的穩定性,ㄧ般而言,在一家企業工作至少滿三年以上才算工作穩定性較高。如果發現應徵者的履歷出現多次公司未待滿三年,則可推論其工作穩定度可能較低。

4.專長∕證照

了解應徵者的專長與職缺工作內容是否有關連性,和取得證照的成就動機,以及與未來的職涯規劃的關連性。

5.配合加班/出差

了解可接受的原因、加班的時段與頻率,以及出差的時段與頻率,並推論應職者的工作期待與未來適應性。

6.自傳

詳閱應徵者自傳內容,主要察覺重點如下:家庭狀況、興趣、特質、求學過程、工讀經驗、工作經歷、邏輯結構、人際關係、系統思考、問題解決、組織能力、價值理念、自我期許與職涯規劃等,並注意文筆是否通順、前後邏輯是否有矛盾,以及評估未來潛力與工作適任性。另外,自傳字數如果少於300字,則稍嫌單薄些;如能介於500~1000字之間,則為較佳。

檢視應徵者以上的履歷自傳後,篩選出適合的應徵者,準備進行後續的招募面談。倘若適合的人數過多,可事先用視訊或電話面談,再篩選一次,才進入下階段的實際面談。

在實際面談前,有的公司會請應徵者再次填寫公司制式完整的履歷表,並確認是否完全填寫而無遺漏,字體是否整齊而看的懂,以及對照之前的履歷表是否有矛盾之處。若有疑惑不清楚的內容,可事先標作記號,待實際面談時,再請應徵者釐清說明。

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至於,面談前該準備哪些「提問問題」,詳見下篇文章「招募面談一次就上手!問對問題,讓求職者說出自己的故事」。

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