提案報告、email總被說沒重點…職場上如何練就一針見血的摘要力？

「重寫，只要寫重點就好。」明明準備得很齊全，寫的文章、email或提案報告卻被主管批評「又長又難懂」？作者為日本頂尖廣告公司的資深演講撰稿人，指出對年輕職場人來說，找出「重點」並簡潔有力地表達出來，是職場上最重要的能力。本文拆解廣告人也在用的「一頁一行法」，教你練就一針見血的摘要力。本文節錄自《15秒讓人看懂，願意照做的減法寫作》。

文／蟇田吉昭

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「你的文章實在又長又難懂耶。」雙手抱胸的上司說了一句：「明天重寫一份。只要寫重點就好。」說完就離開了會議室。

「只要寫重點就好……」照他說的回頭一看，我的文章裡根本沒有那種「這點一定要讓你明白！」的核心。我寫不出那種「這就是重點！」的氣勢，反倒像是在用篇幅掩飾內容的空洞。

「唉，要是能用短短幾句話，就一針見血地把想說的寫出來就好了……」

以上這段故事，是前幾天一位畢業生告訴我的親身經歷。

大學畢業幾年後，這些學生在各自的職場逐漸站穩腳步。每次聽他們訴說煩惱，最後總會回到「寫作」這件事上。在職場上，不會有人耐心閱讀像學生時代那種沒有重點、冗長的報告；也不能像LINE或X（Twitter）那樣只丟一句碎念。

要怎麼用短短的話，清楚地傳達給不特定、甚至素未謀面的人？

在資訊多到滿出來、時間又被壓縮得很有限的情況下，要把想傳達的事留在對方記憶裡，甚至促使對方採取行動，到底該寫什麼、又該怎麼寫？

對年輕的職場人來說，找出「重點」並簡潔有力地表達出來，是最重要的能力。

文案沒重點、越寫越長，因為不敢直接講重點

我曾在廁所看到一張這樣的告示。

如果用過的衛生紙、擦手紙被放在地板上，可能會被其他人不小心沖進排水孔，造成堵塞，導致無法使用。為了下一位使用者，也請各位多多配合。

這段話很難懂吧。到底要「配合」什麼？其實可以更簡潔：「用過的紙巾請丟進垃圾桶。」這樣不是清楚多了嗎？

寫這張告示的人，一開始大概也是想這麼寫的。但寫著寫著，心裡可能冒出：「寫得太強硬會不會讓人不舒服？」、「我不太敢用命令句」之類的情緒。像這樣一上來就直接動筆，很容易被當下的心情牽著走，文章裡的「藉口」（各種補充、解釋）就會越來越多。

接著又會開始猶豫：「是不是該寫得更詳細一點？」於是，文章就一路拉長、越寫越多。

比較好的做法，是先寫下「在廁所貼這張告示的目的」。只要你能先寫出一句摘要──「讓大家把用過的紙巾丟進垃圾桶」──接下來要把語氣寫得柔和、或補充情況說明，都只是後面的調整而已。

逃避真正想說的話、把重點故意弄模糊，文章就會變長。

商務文書最重要的是，在不給對方壓力的情況下，傳達「接下來該怎麼做」這個重點。至於自己看起來會不會太不客氣，那是其次的問題。

促使做出「把紙巾丟進垃圾桶」這個行動，才是寫這段文字真正的目的。

因為害怕他人的評價而寫不下去；怕寫了被說「很跩」。所以你努力想寫得委婉，但文章反而越寫越長、越寫越散，最後支離破碎。

為了避免這種狀況，就要具備從書籍、文件、會議、商談內容等資訊之中，找出重點並準確傳達的「摘要力」。

找重點的能力：「一頁一行」找出10％精華

摘要力，是寫出「簡短卻達意」文章的基礎。首先該做的是，從做為寫作題材的書籍或資料中，讀出那些可能成為「重點」的部分。

廣告公司在製作電視廣告的企劃與提案書時，多半會先收到客戶提供的「簡報資料／說明文件」，裡面會有商品名稱、開發背景等資訊。那是一份很厚、很詳細，也能感受到客戶熱情的資料。可是，若在15秒、30秒這有限的時間內，製作出一支塞滿所有資訊的廣告，也不可能把商品的好處真正傳達給消費者。

因此，我們會為了從那份資料裡「挖出」最重要的部分，一次又一次重讀，直到找出真正的要點。如果沒有這種能力，就寫不出有主題、有亮點的企劃書。

商業中的「閱讀力」，其實就是「找重點的能力」。

用輕鬆閱讀的心態，根本不可能抓住核心，更不可能把它轉化成提案、企劃書或報告。你必須不摻入主觀或個人興趣，只專注去找出核心。我接下來要教你的，就是培養這種閱讀力的一個簡單訣竅。

一頁一行法，讀第二次再畫線

第一個方法，是在重要的地方畫底線。你可能會想：「就這樣？」但其實，很多人連「線該怎麼畫」都做不好。

因為我教小學、國中生國文很久了，光看他們的課本，我大概就能猜到： 「這孩子能考上哪裡。」 成績好的孩子，只會在關鍵處畫底線。相反，那些明明很努力卻成績不好的同學，課本往往被五顏六色的螢光筆劃得密密麻麻。

「找出關鍵」的能力，會直接反應在成績。這個法則在職場也一樣。

看看周圍，那些大家都覺得「這傢伙很能幹！」的同事，他們準備的資料從「畫底線的方式」就不一樣。只在重要點上畫線的人，發言通常都很到位、切中要害。

那麼，為了培養閱讀力，底線到底該怎麼畫？

在書或文件上畫線時，一頁只畫一個地方。就這麼簡單。這就是「一頁一行法」。把這個原則放在腦中，一邊閱讀，一邊果斷丟掉不必要的部分。

第一次粗讀時不要畫線。先快速翻完，掌握全體，再從頭重新讀一次。第二次讀的時候，以「一頁一處」為目標去找重要的句子或詞。你覺得「就是這裡！」的那個詞或那一句，就簡短地畫線。

如果你判斷這一頁沒有核心，不畫也沒關係。反過來，如果你覺得「重點好多」，也必須比較它們，最後只留一個。

雖然視書籍或資料而定，但據說一般被認為真正對工作有用的內容，頂多也就是全文的10％左右。請養成抓重點閱讀的習慣，並且帶著「我要捨得丟棄」的決心讀下去。

反覆揉捏你選出來的關鍵字句，開始思考！

當你一路畫到底、畫到資料最後一頁後，接下來要放鬆一點，用更客觀的角度回頭看。換個時間、換個場所，讓腦袋冷卻一下也很有效。將那份「每頁只畫一條線」的資料，用看「翻頁動畫」的方式，快速翻過幾次。

例如你正在讀一本關於AI的書，並在以下句子上畫了線：「智慧的爆炸性進化」、「腦袋不聰明但很勤奮的同伴」、「能記憶與作業，但無法思考」、「風險在於人類用錯方式」。

接著一邊回想書的內容，一邊試著把你畫線的詞句互相組合歸納，或是分解。你可以這樣揉捏它們：「如果把那個『不能思考但很勤奮的傢伙』用錯方式，風險確實會變大。」或是「最重要的其實是：我們不能錯用人工智慧。」

這件事沒有規則，你就自由地把自己選出來的關鍵字句揉來揉去，最後應該會找到某個點，讓你覺得：「啊哈！作者的核心大概就在這裡。」

就算一時找不到也別灰心。因為閱讀不只是得到知識，更重要的是把內容當成素材，讓大腦動起來、被活化。

節錄自：方舟文化《15秒讓人看懂，願意照做的減法寫作：寫短一點，但更有力！博報堂廣告創意製作人的精準「摘要力」，讓客戶想看完、同事讀得懂、主管記得住》／蟇田吉昭 著