人力資源行政管理和薪資計算一直是新創企業一大挑戰。工作內容看似簡單其實十分繁瑣,而且變動性高,一旦處理不當可能會影響企業的發展腳步。面對競爭激烈的市場環境,如何更能有效率處理這些複雜的事務,變成企業成功的關鍵因素之一。潤雅生技導入最新人資系統,透過系統聰明管理,讓員工可以集中精力於核心業務,進而提升公司整體生產力。
繼COVID-19全球大爆發後,各國對疫苗及藥物的研究開發日益重視,於2010年成立的潤雅生技股份有限公司,便以建立高規格標準、製造安全及符合全球主管機關規範的高品質藥品打響品牌,提供高價值生物製藥之製程開發、分析服務及cGMP生產提供優質解決方案的委託製造開發服務,隨著企業規模擴大,以及人事結構複雜化,傳統的人工處理和薪資計算方式已經難以應對,潤雅生技因此更加注重「人力管理」的專業及效率。
「原本我們使用國外的HR系統,是依據國外的工作型態與法令下所設計的程式,所以後端作業全部都要進行調整以符合國內法規,整個過程就會變很繁瑣。」不但需要面對龐大的資料量,還要因應政府單位最新的法規政策,隨著公司規模擴大,以及人事結構複雜化,潤雅生技人資單位快就意識到舊有模式已經無法滿足公司需求,因此積極向總經理爭取,終於導入了最了解台灣人力市場需求的「104 HR Max全方位人力資源管理系統」。
「一開始導入最有感的,就是使用104 HR Max的時候,員工的出勤工時、假期一調出來,資料都很明確。」人資單位Jeff分享,104 HR Max能即時更新符合台灣勞動法規的相關設定,少了許多需要手動調整的環節,而且還變得相當e化,從任用、出缺勤、計薪、加保、教育訓練等作業皆可一站完成。
其中打卡對比、自動篩出差勤異常紀錄的功能最為推薦。導入104 HR Max後,自動化流程不僅簡化工作程序,同時也降低了人為錯誤的風險,提高數據的準確性,大幅節省來回確認的時間,作業效率以及正確性真的提升很多。」
而潤雅生技提供員工優於勞基法規的福利,或特殊的假別,104 HR Max也可藉由調整參數設定,即時帶入更新,計算出彈性又可靠的人事資料。同時支援多種組織圖,提供員工日常出勤及人事薪資相關需求等多達11種電子簽核表單,可針對不同群組對象自訂擴充簽核流程,「有時候一過來就會有80張假單,有些主管很忙,沒辦法看得很仔細,我們就可以針對數值有異常的部分去提醒主管。」經由系統設定多種規則、自動化作業,令人資單位Colin十分有感節省了不少內部溝通的時間。
新系統的導入與適應,往往需要一段不短的陣痛期,但潤雅生技竟於不到二個月內就讓新系統正式上線、運作順暢。「我們團隊的優勢就是遇到問題,不會去逃避,一定會想辦法解決。」Jeff笑說:「當然還是歸功於104 HR Max的操作介面很平易、好懂。」新系統直觀的操作界面,減少了操作的困難度,使員工能夠無痛轉換,更輕鬆地進行各項人事作業。
且對比過往系統僅支援IE瀏覽器,新系統不僅可跨用至Google Chrome,也可透過手機APP使用。「現在員工最滿意的就是手機APP!」Colin分享:「以前人資系統有限定網域,無法透過手機APP使用,變成出差、加班申請都一定要透過公司電腦,現在使用104 HR Max都可以直接用手機APP去簽核。」人性化的操作介面,加上更方便的使用體驗,使員工跑業務流程更加流暢,不再因行政卡關,這對於公司的人事作業和整體運營都產生良好積極的影響。
即使已佈達法規制度、系統自動化計算,潤雅生技仍是最注重與員工良好的溝通,並將資訊透明化,才能使員工對新系統更加信任。Jeff強調:「這部分我們做得很完善,只要員工有疑問,我們都會溝通說明,並且直接計算讓員工見證系統的正確性,化解員工疑慮。」也是透過系統升級,讓人資可以擺脫繁複的行政工作,將時間、精力集中於瞭解員工心聲和需求,使員工感受到公司的關心,有助於促進團隊凝聚力,作為公司發展奠定堅實的基礎。
問及1到10分,潤雅生技會給104 HR Max幾分?結果是:「物超所值!」面對未來的願景與挑戰,在越來越講求速度與數據的時代趨勢下,提升公司整體生產力成為至關重要的目標。透過聰明的系統管理,企業能夠更靈活應對市場變化,讓員工更專注於創造價值的核心業務。因此,引入了解當地勞資規範及自動化的人資系統已經不再是選擇,而是一種必然。即早擁抱自動化新系統,借力使力發揮,企業將在競爭中脫穎而出,迎接更為智能、高效的未來。