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日期 |2022.05.26

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設定不對,執行再好也沒用!企業KPI設定要避免的3種誤區

文:陳漢鍾Clark Chen

原文標題:KPI應該如何設定

企業KPI設定的3種誤區:

  1. 部門KIP未與公司中長期發展方向連結
  2. KPI未與個人獎金、調薪或晉升掛勾
  3. KPI沒有強調最終「結果」的績效

企業設定KPI時,只要設定不對,執行再好也沒用!

歸根究柢,有三種原因會導致上述KPI設定的問題:部門KIP項目未與公司中長期發展方向連結,部門雖有執行,卻對公司的發展目標毫無助益。其次,KPI僅強調「做」的過程,而沒有強調最終「結果」的績效。

最後,KPI未與個人的年終獎金,年度調薪或個人晉升掛勾。這樣的話,誰會想要把事做好?

《商業周刊》第1436期揭露了政府的KPI設定不實的問題,提到三大缺失:

1.不K(key):十大部會的KPI,有多達56%的項目一點也不關鍵,不然就是小事一樁,太容易達到,根本不須列為部會層級的指標;例如,國防部要「提升精神戰力」,其KPI之一,竟是「專案教育到課率100%」;

2.不P(performance):十大部會中,約有一成的KPI在目標與指標邏輯不通,或純花錢,目標與手段嚴重脫鉤;例如,內政部有個「深化民主改革,落實人權保護」的關鍵目標,KPI卻是「補助地方修建殯葬設施18處」;

3.不I(indicator):設計的指標公式,投機取巧或目標值太低,可以輕易達標。例如,農委會在「調整農業結構」目標中, KPI卻列了「輔導青年穩定從農100人」,中興大學應用經濟系教授陳吉仲批評,以全台約80萬農戶,下一代繼承家業就輕易達標。

事實上KPI在目前許多企業也十分盛行,問題也很類似。會造成上述問題的原因,歸納起來,主要來自三個癥結點:

一是許多公司沒有訂立未來三到五年的發展目標,以及要達成目標所需的策略或戰略。

因此企業各部門就按照自己想要做的事項,或自己能做的事項設定部門的KPI。譬如,老闆內心想要往日本市場開拓,但是業務主管並不知道這項目標,於是業務部年度語言訓練課程的需求,還是填寫英語會話課程,而不是日語會話課程,於是部門這個KPI項目就會因未與公司發展方向連結,雖有執行卻對公司的發展目標沒有助益。

因此公司高層必須先訂定中長期目標,擬定策略及行動方案,讓部門從財務,客戶,內部流程,學習成長或企業公民等角度,挑出8~10個關鍵指標,給予不同的權重,做為往後定期檢討追蹤的項目,其餘較不重要的項目可以訂為日常管控的DPI。

政府的施政方針不知有無往下展開,如果沒有的話,十大部會的KPI,有多達56%的項目一點也不關鍵,就一點也不奇怪了。

錄取後有更好的選擇想反悔,可以嗎?

二是KPI必須要衡量績效。

許多公司設定的KPI都是「投入型」或「過程型」的指標,而不是「結果型」的指標。所謂投入型指標,若以上例上日語課來說,衡量績效的方式訂為「業務人員每人每周上課6小時」,那只要大家來上課,這項KPI輕易就達成了,但真的有效嗎?這就只是在強調投入或進行的過程,不一定能有績效;若是結果型的KPI應該訂為,「對日業務人員今年要通過3 級日文檢定考試」,如此才能達成企業想要發展的目標。

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「結果型」的指標,必須要衡量的績效,不外是Q(品質)C(成本)D(時效)P(效率)S(服務)M(士氣/滿意度)等項目,或是省(成本)好(品質)多(效率)快(時效)安(服務)新(創新)等六大項相關的產出。能與這些項目相互連結的指標,才是好指標。

三是績效的達成需與個人的獎金、紅利、調薪、晉升等激勵作法結合。

譬如以上例來說,業務人員未通過日語文檢定3 級者,年度考績中的20%就會打折,影響年終獎金的金額;或是未通過日語文檢定2 級者,來年就無法提報晉升業務經理。政府機構KPI的達成,若沒有與公務員的年終獎金,年度調薪或個人晉升掛勾,誰會想要把事做好?

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當然有的老闆縱使你把KPI的績效做出來了,但年底的考核又不按照當時設定的KPI打分數,這也是會讓員工不設定與公司目標相連結的KPI的另一種原因了。

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