好還要更好！如何優化你的招募流程？（上）
文：楊伸太
原文標題：如何優化既有之招募流程？
人才招募流程，是從閱讀職缺、邀請面試及面談，到接收錄取通知、報到及新人訓與評鑑。 整個過程有許多關鍵指標，包括招募到位天數、招募面試到試率、面試通知報到率、新人報到留任率等，都牽動人資團隊KPI的好壞。
從流程端，以 準備期、開發期、甄選期、到職期四個階段，招募選才流程要如何持續精進與創新？當中，人資人員必須提升自身專業，化身為雇主品牌行銷與公關大使，運用正面與完善的話術，還有多元的數位工具和求才管道，促進求職者前來面試與報到。
你的招募選才，還可以做得更好（上）
人才整體的招募流程，是從閱讀職缺、邀請面試、面試、接收錄取通知、報到、新人訓與評鑑。各階段都需要控管與精進，假設開發階段每10通電話有1人願意來面談，則此階段的招募轉化率為10%。
假設開發階段為10%、面談階段為10%、報到階段為10%，則整個招募流程轉換率為1/1000，也就是每開發1000人才來報到1人，所以「招募流程必須要做出改變或優化」！
筆者整理了準備期、開發期、甄選期、到職期等四個階段別，來進行探討與優化說明。在上篇，筆者將先聚焦在前面兩個階段— 開發期與甄選期。 至於甄選期與到職期的階段，筆者則留待下篇討論。
準備期—更新需求、工具，還有加快流程
- 重新檢視人才規格
首先，人資團隊應重新檢視人才規格，充分掌握人才的基本認知。一個人才的績效展現，是需要工作熱情（工作動力）、適才適所的特質與技能等三項的組合，才能展現高度績效。 如果用一個公式來表達，那就是：「人才=熱情*能力（特質、技能）」。
其次，職位說明書攸關人才甄選的關鍵，對於職務工作要項、任務內容，要定期檢視與更新，才能確保適才適所所對應的職能滿足 。完整的職能應包括知識(K)、技能(S)、特質／態度(A)，人資團對最好建置全公司各職位職能，亦即「職能地圖」，確保有效連結人才甄選上。
藉由據信效度之人才測評工具，提升找對人的機會，例如職能行為量表、工作價值觀量表、性格特質量表、領導風格量表、個人風格量表等，建議每家企業都需要找到適合的測評工具。
企業在評估適合測評工具時，可以設置專家小組與建置常模，亦即透過各部門主管，藉由專家小組共同討論出各職位所對應的職能，彙整成職能標準，做為日後招募甄選人才之用。另外，有的企業會透過各職位優秀員工，來做為常模標準之依據，或者是部門平均，或者是部門主管建議等。
3. 招募SOP優化
現今是搶人才的時代，分秒必爭，如何在最快的時間內，篩選履歷、邀約面試、通知甄選結果，招募流程的檢視與數位化便顯得非常重要。 在招募SOP優化方面，人資團隊可將重點放在時效性。
從甄選到面談階段的自我檢核表和招募SOP，如下表：
開發期—優化招募文案，策略方案多元
隨著人資行銷大使的時代來臨，包括雇主品牌經營、校園關係經營、社群經營與平台數據分析與優化、各招募平台行銷頁面文案與維護等，都是人資團隊重要招募工作內容。
每個招募環節都是「行銷重點」，職缺招募一經啟動，求職者最先接觸到的不是公司網站，就是人力銀行的求才刊登內容。可想而知，求才刊登內容的優化非常重要。
好的招募文案，能吸引人才目光、投遞履歷。求職者找尋或轉換工作，一般而言都會重視公司制度、薪酬福利、教育訓練、升遷發展、公司穩定性等。
在寫文案時，人資團隊應捫心自問：「我們的求才刊登內容，是從『給人才看的角度』出發嗎？」「我們是否就『幸福企業的定義』進行有系統的整理與呈現？」、「是否就公司在產業的重要性，進行整理與呈現？」
針對不同人才對象，人資團隊應有不同招募策略，開拓更多元的招募管道，從年輕人使用的各種社群平台，到專業人士使用的Linkedin等社群平台，設計更多元的招募方案，將職缺廣宣效果極大化。
對於招募管理，人資團隊可善用雲端工具，例如104招募管理系統等，具備蒐集器功能，為每個職缺的投遞網頁建立專屬短連結，把各式招募管道收到的履歷匯總到資料庫中，統一管理，更省時省力。
另外，考量疫情多變因素，企業無法以過往面對面的方式面試求職者，能否有迅速提供遠端面試工具，協助降低人際接觸的染疫風險，又能及時進行甄選面談。
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