職場360

2022.08.15 | 120824次觀看

為什麼當上主管變好忙?因為你背太多「猴子」在身上

某件事本來是下屬的責任,但是,當遇到困難時,下屬會傾向依賴主管去解決問題。「請問主管,接下來該怎麼做?」許多新手管理者以為這是種尊重的請示行為,又是個機會可以表現自身獨特的經驗,無形中,反而變成主管在幫下屬做事,於是,管理者所有的工作時間都被下屬甩來的「猴子」給佔據。

文/Livia Yang

許多剛從執行層晉升上來的新手管理者,都特別容易出現以下的矛盾心境:「原本以為有了團隊可以指揮和分擔工作,應該會輕鬆許多,結果反而變得更加忙碌,相比之下,下屬卻顯得無所事事?」

為什麼會有這樣的落差呢?

原因是:我們在不知不覺中,背了太多的「猴子」在自己身上。

「背上的猴子」,是由威廉.安肯三世(William Oncken Ⅲ)在暢銷書《別讓猴子跳回你背上》中,所提出的一個有趣理論。他把責任或「下一步動作」比作猴子。

比如某件事本來是下屬的責任,但是,當遇到困難時,每個人都有逃避責任的天性,因此,下屬會傾向依賴主管去解決問題,甚至覺得這就是主管存在的意義。

當我們和下屬在討論工作時,往往我們的最後一句話,會決定「猴子」跳到誰的身上。

「讓我考慮下,我會給你一些建議。」

「給我一些你收集的資料,我再和你說接下來怎麼做。」

上述反應看起來像是在指導下屬,但發現了嗎?其實「猴子」已經跳到了你的背上,因為你把交辦出去的任務又攬回給了自己。

當下屬問出「你覺得怎麼處理好?」這樣的問題,其實就是下屬在把自己的責任悄悄地轉移到老闆身上,而許多新手管理者卻以為這是種尊重的請示行為,又是個機會可以表現自身獨特的經驗,無形中,反而變成主管在幫下屬做事,於是,管理者所有的工作時間都被下屬甩來的「猴子」給佔據了。

當一個管理層背上爬滿了猴子,下屬卻無法得到下一步任務時,整個部門都會陷入表面忙碌,實際低效的混亂中。

那該怎麼辦呢?接下來就來和大家分享猴子管理法則」。

法則一:當下就確認清楚「下一步的計畫與任務」

新手管理者在判斷力、決策力上都還不夠有經驗,因此,常會習慣將問題拖延到下一次的會議再進行討論,以便預留足夠的時間思考,但是,這樣會導致項目無法有效推進,卡在主管還沒做決定

此時正確的做法是,管理者應該要求員工自己進行分析,並對員工的分析進行即時判斷,當場給予決策,給出下一步的計劃與任務。

如果還無法明確界定下階段的任務和目標,管理者和下屬就不應該結束交談,因此,這很考驗管理者對於每項任務是否思考的足夠深入,才能夠快速的給出判斷,這也是為什麼我們更不應該去背下屬的猴子,而是應該花更多時間在思考。

法則二:確保下屬知道猴子永遠是自己的!

當管理者將任務安排給下屬時,必須要讓下屬感到被信任、有足夠的資源,以及過程中有任何問題都可以來找你,但是無論遇到什麼挑戰,任務還是必須由他來完成。

我們要營造出的工作態度是讓下屬可以全情投入自身工作,並能夠獨立思考和解決問題,把事情搞定,如果凡事都只會等待指導或詳細指示的人,將會帶給團隊極大的困擾,習慣得到反饋意見的員工也是一樣,不利於培養下屬的責任感和鍛鍊實質工作能力。

法則三:相信下屬,盡量在事先約定好的時間「查看猴子」

許多剛學會不讓猴子跳回自己身上的管理者,當試著將猴子放在下屬身上時,最常出現的情況之一就是不放心,常會擔心猴子生病,也就是任務無法順利完成,因此,會忍不住打斷下屬正常的工作節奏,在無關緊要的細節上要求下屬按自己的習慣執行;工作有明確的時間節點,卻喜歡在中途不斷了解進展,甚至插手干預;無端懷疑下屬的判斷,不斷提醒任務時間緊張;反覆推翻自己做過的決定,造成下屬無所適從……等,這些行為都意味著,管理者雖然表面上把「猴子」交出去了,實際上,卻沒有真的相信下屬可以照顧好「猴子」,缺乏安全感的結果就是,管理者依舊勞心勞累,下屬也無法有好的舞台可以發揮。

所以,管好自己的控制欲和不安全感!在事前約定好的時間查看「猴子」的狀況,學會信任你的團隊夥伴,即使「猴子」生病了,也讓下屬先思考解決辦法,在風險可控的前提下,管理者應給予下屬足夠的時間和犯錯的空間,這樣團隊才有自我成長的可能。

法則四:把「猴子」還給下屬後,也要常常回來和下屬一起「餵猴子」

法則三提到的是「不放心」的管理者,而有些管理者是「不幫忙」,認為將任務交代給下屬後,給了完成的時間節點,接著就坐等成果,沒有對應的資源,又缺乏雙向的溝通管道。

這裡要特別注意,「把猴子還給下屬」,不代表管理者可以不聞不問,更不是我們推卸責任的藉口,在過程中,需要適時的和下屬共同「餵猴子」,例如幫助下屬梳理任務,及時修正任務目標;協調公司資源,爭取領導層支持;必要時給予激勵和信心…等。

法則五:管理者要決定哪些是有價值的「猴子」,哪些是必須淘汰的「猴子」

身為管理者,我們必須清晰的認知到,雖然任務是下屬在做實際的執行,但是所有項目最終責任人,都還是我們,因此,管理者應該定期和相關員工討論手頭上項目的進展,並分析其價值性,沒有價值貢獻的項目要及時終止或暫停,而需要推進的項目,則給出明確的下一步指令,如此才能高效地利用工作資源,確保每位員工都能將精力聚焦,餵養有價值的「猴子」。

總結

管理的核心是「充分授權」和「合理控制」,也就是我們要保證「猴子」始終在下屬身上,而我們所要做的,是給予適當的引導、足夠的資源和彈性的空間,讓他們可以成功的完成工作,絕不是像保母一樣,接受全日託管一大群「猴子」,讓你焦頭爛額,完全沒有時間處理自己的事情。

通過「猴子管理法則」,除了可以讓管理者擁有更多自主時間外,另一個好處是,培養下屬的責任感,而事實也證明,下屬往往比管理者想的要能幹和有想法,甚至可能把「猴子」照顧的比你來得更好呢!

(原文標題:【菜鳥主管成長日記】總是比下屬更加忙碌?所有工作都等你發號施令?學會「猴子管理法則」,讓你擺脫重負!


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