新系統上線，你還偷偷用舊方法？職場「Habit Hugging」現象解析
「Habit Hugging」是抱著舊習慣不放的職場現象，有調查發現73%上班族新舊方法混著用，不少人明知系統卡卡的也不敢說，本文拆解雙刀流背後的3種顧慮與隱形成本，再整理4招反映卡點，告別重工。
文／《104職場力》
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下面這幾幕，你和公司中了幾個？
- 報帳改走線上簽核，財務卻請你把單據印出來、貼好，再送一份紙本
- 專案進度都更新在新的雲端工具上了，週會前還是要交一份Excel進度表
- 客戶資料已經輸入CRM，每天下班前還得在LINE群組回報一次今天拜訪了誰
- 公司說會議紀錄統一放共用雲端，結果每次還是有人要你「再寄一份Email給大家」
系統是新的，但舊流程也還在，同一件事就這樣做了兩遍，有時候是別人要求的，有時候是自己順手，這種狀況在職場上其實很常見，國外還對此行為做過研究。
線上學習平台TalentLMS在2026年9月調查1,500名美國全職上班族，受訪者都是過去一年內接受過新工具或新流程訓練的人，結果發現，竟有73%的受訪者會混用新舊方法完成工作，報告還幫這種現象取了個名詞叫「抱著習慣不放」（Habit Hugging）。
雖然調查是美國做的，但跟台灣上班族遇到新制時的反應很雷同，不妨就把研究數據當一面鏡子，對照自己跟公司的現況。
新方法都上線了，為什麼還習慣留著舊方法？
多數人留著舊方法的理由比想像中實際得多，很少是單純「排斥或不想學」，同一份調查顯示，在會回頭用舊方法的人當中，55%是因為舊方法比較熟悉，48%覺得舊方法比較快；另外也有60%的人認為「把結果交出來」比用什麼方法做更重要。
這跟職場節奏有關，大部分的職位其實每個環節都卡很緊，比如：月底趕結帳、季末衝業績、客戶要資料通常都很臨時很急，偏偏新系統剛上線時，光找功能在哪、搞懂欄位怎麼填就要花很多時間，更不要說可能會操作失誤，嘗試新方法大多也需要預留時間複查，在時間壓力下，很少人敢拿還不熟的工具去賭，對上班族來說，「先用舊方法交差，再把資料補進新系統」是最不容易出錯的做法。
還有一種情況是，公司分批推新系統，自己的部門先換了，上下游單位卻還在收舊格式的報表，員工只好兩邊都顧。
雙軌作業一開始多半是為了把事情做完的權宜之計，只是這個權宜之計，很容易就變成常態。
既然理由這麼實際，為什麼不乾脆說出來，請公司調整流程？
為什麼上班族寧願Habit Hugging也不講？
調查也有把這類疑惑放進問題中，得到了不意外的答案：
- 45%的人曾經對行不通的新做法保持沉默，因為怕被誤會是在抗拒改變。
- 38%曾隱藏自己對新工具或新流程的不適應。
所以明明私下都在新舊雙刀流，表面上卻沒人說什麼，背後大致可歸類出3種顧慮：
1.怕被當成「反對公司進步」的人
新制度通常是公司層級的決定，總部拍板、IT導入、授權費付了，全公司公告寫著「即日起全面改用」，有時還會戴上「數位轉型」的帽子。
在這種氛圍下，一句「這個卡卡的不太好用」聽起來很像在唱反調，很多人會擔心自己因此被歸類成「不願意改變的那群人」，只好先配合再說。
2.怕被當成「學不會」的老鳥
新系統上線後，自己卻必須依賴說明文件一步步操作，這時就算覺得流程應該更精簡，也不敢大聲說，因為很容易被誤會為「不會用」，對那些平常就是部門裡「最熟這塊」、新人都來請教的資深員工來說，這層包袱通常又更重了，一開口就好像承認自己多年累積的經驗不管用了。
3.看大家都沒反應，以為問題出在自己身上
前兩種顧慮是在意別人怎麼看自己，第3種是對整個環境的誤判，當沒人抱怨、資料也按時進系統、辦公室看起來很平靜，大家就都以為那卡卡不順的地方是自己「還不夠熟」，只好繼續埋頭硬撐，自然也不覺得有什麼好反映的。
上述每個沉默的理由都能理解，但當整個團隊都選擇不說，問題並不會消失，只會藏起來變成隱形成本而已。
大家都抱著舊習慣不放，會引發什麼問題？
前面提到的「隱形成本」，具體會落在兩個地方，一個是自己，一個是公司。
自己的成本→多做的那一份，沒人看得見
雙軌作業最直接的代價是時間，系統後台看得到登入次數、資料筆數，卻看不到你在LINE和Excel多做的那一份，這些時間不會出現在任何報表上，考核時也很難被看見，久了甚至會被當成「本來就該做的事」。
而且新人報到時，老同事還會很自然地把這套雙刀流當標準流程傳承下去（因為這樣最保險），新人等於一進來就要學兩套，連帶提高了學習成本。
公司的成本→問題沒解決、多花冤枉錢
換到公司的角度，則是「看不到問題在哪」！調查中有42%的人承認還在用主管以為「早就被取代掉的工具或流程」，如果公司評估新制落實的方式是採「課有上、簽到表有簽、帳號也都有開通」的路線，員工私下補位的那一份就很難被看見，新制卡卡的地方自然也沒人去修。
更實際的是花費！有29%的受訪者表示，有些工具其實大家都默默不用了，公司卻持續在繳授權費；舊的卡點還沒處理，下一波新系統又導入，成本再加一，費用支出越來越多，轉型卻只是一場美麗的誤會。
要打破這個局面，總得有人先開口說真話，問題是，要怎麼說才不會踩到前面那些顧慮？
不想重工？4招反映卡點
其實老闆跟推新制的單位應該都很想知道系統哪裡卡，畢竟錢都花下去了，還勞師動眾推廣，只是沒人開口，他們也無從改起……如果擔心得罪人或被貼標籤，不如換個講法、找對人說，聽在對方耳裡，可能就是一份求之不得的重要回饋。
1.先分清楚是「不熟」，還是「真的卡」
要用順新系統跟方法本來就需要一段時間，調查提到，在受訓後持續使用新方法的人當中，64%表示自己足足花了1～3個月才覺得上手，不妨就把這段期間當成觀察期，同步對照下表，判斷自己卡的是哪一種：
| 觀察面向 | 比較像「還不熟」 | 比較像「流程本身有問題」 |
|---|---|---|
| 卡住的地方 | 找不到功能、步驟記不住 | 同一筆資料要輸入兩次，或上下游格式接不起來 |
| 隨時間的變化 | 用了幾週，速度一週比一週快 | 用再久都一樣慢，多出來的步驟一個都沒少 |
| 身邊同事的狀況 | 已經有人用得很順，可以請教 | 大家嘴上沒說，私下都另外做了一份 |
| 解決的方法 | 查說明、問同事就能解決 | 得改設定、改流程，或請其他部門配合 |
如果大多落在左欄，給自己多一點練習時間通常就能解決；落在右欄的，就是值得提出來的問題。
2.把「不好用」拆成具體的卡點
「不好用」聽起來很主觀，聽的人很難判斷問題在哪；講出「哪個步驟、發生什麼事、影響到什麼」，對方才知道要從哪裡修。
新工具上路時，不妨隨手記下卡住的步驟和畫面，開口時就有具體的東西可以談：
不建議的講法：「這個系統真的很難用，大家都覺得很麻煩。」（只有情緒，對方不知道問題出在哪）
講出具體卡點：「專案工具的進度沒辦法匯出成週會用的報表格式，所以每次開會前還要另外整理一份Excel，如果能加一個匯出功能，就不用重複整理了。」
第二種說法點出了卡在哪、影響是什麼，對方一聽就知道該改哪裡，系統順了，另外那份Excel自然也就不用做了。
3.找對窗口反映
新制度是公司層級推的，直屬主管有時候跟你一樣卡，也未必有權限改，真正能調整設定、修改流程的可能是IT、導入專案的負責人，或是要求你交舊格式報表的那個部門，建議事先打聽、找對人反映，效果會更好。
如果擔心自己一個人說會太突兀，可以先和同事們對齊，看對方是不是也覺得卡，或廣泛蒐集大家意見，以部門名義整理成一份卡點清單再提給負責人，就不怕被誤會成個人抱怨。
4.順手附上改善建議
反映卡點時，如果能帶上一個建議，對方處理起來會更快，建議不必用到專業術語，從自己每天操作的角度出發就好（講流程也行），重點是說清楚你的訴求和改動後希望達到的成果，對方才能找對方法幫忙改，例如：
- 流程多了一道手續：「線上簽核送出後，財務還需要紙本單據核對，如果系統能直接上傳單據照片，紙本也許就可以省掉。」
- 部門之間沒接上：「我們部門的資料都在新系統上了，但業務部還在收Excel格式的報表，能不能整合雙方介面，讓他們也能直接在系統上看？」
- 少了常用的功能：「CRM沒辦法一次看到整個團隊當天的拜訪紀錄，主管只好請大家在群組再回報一次，如果能加一個團隊總覽頁，群組回報就可以省了。」
當然，有些舊流程留著是有原因的，例如：稽核規定要紙本、客戶指定了報表格式，問清楚之後就算收不掉，至少知道為什麼要做，也能請主管在分配工作量時把它算進去。
下次在新系統裡卡關，先別急著再開一份檔案補位，說不定整個部門都在等有人先開這個口，祝各位都能早日告別重工，一件事只做一遍就好！
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