人資充電

日期 |2020.10.08

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 7548次觀看

績效面談的三項修煉與五大步驟(上):三項修煉

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日期 |2020.10.08

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文/ 蘇麗美 104人資學院資深顧問   原文出處/ 104人資學院

(原文標題:運用績效面談,激發員工戰力)

華爾街日報曾經針對美國各大企業之經理人做調查,請受訪者列出他們在工作中最喜歡與最不喜歡的項目,在最不喜歡的工作排行榜上,排名第一的是『開除員工』,第二名則是『績效評估』。然而造成績效評估這麼不討人喜歡的原因中,『績效面談』是很重要的一項因素。筆者在多次對不同團體進行績效面談課程前,也對學員做了小小的調查,發現了一個很有趣的現象,『不喜歡對員工進行績效面談』這件事,竟然沒有因為東西文化大不同而有差異,不論是東方或西方的主管似乎都很不喜歡。也許可以用人性來粗略解釋這個現象,絕大部分的人都不喜歡或畏懼面對吃力不討好的『衝突情境』。

績效面談一定是敵對立場或衝突情境嗎?其實不是的,績效面談的真正用意在於溝通,藉此讓主管與部屬形成共識,並確定彼此朝相同的方向努力,但往往因為部分主管自身對績效面談存在一些迷思,或不瞭解如何讓績效面談有效的進行,導致主管們對績效面談產生卻步甚至排斥的心態,沒有進行績效面談或不成功的面談,久而久之可能會讓績效考核淪為形式作業,失去意義。

落實績效面談是do the right thing,那麼如何才能do the thing right呢?在績效面談前,主管必須先做好自我修煉,並擬定行動方案,如此便可以準備展開一場有效的績效面談了!

首先介紹三大修煉:

自我修煉一:瞭解《績效循環》(又稱《管理羅盤》)

當員工績效不彰時,切忌以表面問題做判斷與處理,應該深入探討真正原因何在?唯有深入了解影響員工績效不彰的關鍵因素才得以對症下藥,解決問題。績效循環包含13個相互獨立的關鍵因素,可區分如下:

一、個人因素:包括知識、技能、核心信念(價值觀)、風格偏好、天賦能力與企圖心等六項。

二、管理因素:包括是否建立明確績效目標、提供機會表現、溝通管道、工作系統(流程)、公司文化與結果(獎勵措施) 等六項。

最後橫跨個人績效因素及管理因素則是「回饋」。透過績效循環了解影響員工績效的關鍵因素,並選擇與執行最佳的解決方案。

自我修煉二:瞭解績效面談的目的及員工的內在需求

希望透過績效面談讓員工了解自身狀態、績效展現程度以及未來發展方向,並讓彼此有機會「達成共識」,找到一個雙方都同意的實際目標且建立更穩固的合作關係。

許多主管在績效面談的過程中,都著重在檢討過去的績效表現,而忽略肯定員工以維持現在績效,對於最重要的建立未來績效發展計畫也僅輕描淡寫的帶過,因此,才會讓員工對績效面談聞之懼怕。

根據Alfred Adler提出員工內在需求-安全感與保障、歸屬感、重要感,Ted再加上支持感橫跨這三階段之理論發現,瞭解員工真正的需求,才能設定激勵誘因使其滿足,當然,在績效面談過程中,了解員工真正的內在需求,並提供員工所渴望的資訊及回饋,是影響面談成效的重要關鍵。

自我修煉三:學習溝通3V模型

在績效面談中,溝通技巧是很重要的工具,有效的溝通會容易讓員工持正向的情緒,面對問題並接受挑戰,在完美的溝通情境中,是透過視覺、聽覺與言辭三途徑傳遞信息:

一、視覺(Visual)溝通:溝通的「可見」部分,包括態度、實體的環境、肢體動作等。
二、聽覺(Vocal)溝通:溝通中被聽到的部分,包括信息如何被聽到、信息的步調、聲調的變化等。
三、言辭(Verbal)溝通:溝通信息的實際內容,包括字句的選擇、信息的結構、信息的複雜程度等。

另外,在績效面談中常出現的溝通干擾包括:先入為主的想法或偏見、實體面談環境的安排、個人不同的學習風格、接收者對訊息缺乏興趣等等,都是主管們在面談中必須注意的潛在問題。

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※ 延伸閱讀:

績效面談的三項修煉與五大步驟(下):五大步驟

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