那份檔案、Email放在哪？工作總在「找東西」，5招減少工作區

每天花多少時間找檔案、Email、待辦事項？工作區太多，容易讓資訊分散、增加尋找時間。作者分享5個工作區整理技巧，從待辦工具、標籤分類到數位化管理，減少東翻西找，提高工作效率。本文節錄自《時間不夠用？先減掉八成雜事》。

文／飯田剛弘

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打造一個「工作區」

各位是否每天為了尋找物品或資料而花費許多時間呢？像是「那封電子郵件到哪裡去了呢？」、「那張備忘錄跑去哪了？」、「那個檔案存在哪裡啊？」、「那份文件擺去哪了？」之類的情況。其實，花在尋找上的時間，比我們想像中奪走更多寶貴的時光。

因為這些動作往往在不知不覺中進行，所以不容易發現。可能在一天之內就發生好幾次在找東西的情況。

或許這樣說會有點太過直接，但這些「尋找」的時間，幾乎不會產生任何價值。

更麻煩的是，愈是在忙碌的時候，愈容易發生不清楚所需的資料或訊息在哪裡，結果反而花更多時間到處尋找。

要減少這些時間浪費的方式，就是打造一個「工作區」。

所謂的「工作區」，指的是儲存與管理必須處理的事項和工作，以及相關資訊與資料的地方。像待辦事項清單、筆記本、電子郵件、聊天訊息、桌面上，或是抽屜、書架、包包等等，都可以成為「工作區」。重點是在平日就要養成習慣，除了「工作區」之外，不要隨意擺放。

不過，如果「工作區」過多，反而會使工作無法順利進行。以下是一些常見的情況：

• 找不到需要的工具，花了很多時間尋找，甚至最後不得不再去購買。
• 找不到他人之前曾經告知的資訊，導致工作無法繼續。
• 瀏覽過覺得有參考價值的網站，沒有加入書籤，結果再次搜尋時，耗費許多時間與心力。
• 記錄過和他人約定時間的筆記，不知道擺去哪裡，令人十分困擾。
• 事先調查的資訊筆記不小心弄丟，只能靠自己模糊的記憶回想。
• 找不到付款所需的文件或帳號資訊。
• 忘記購買必要的物品，卻買了其他多餘的東西。
• 直到要出門前，才慌張地到處翻找需要的票券或文件。
• 雖然有事先預約，卻找不到預約號碼或確認的郵件，而感到非常焦急。

當我們覺得自己不擅長安排時程時，上述這些情況往往更常出現。要讓事物順利進行， 最好是盡量把「工作區」集中在一個地方。若是把需要的東西或資訊放在不同地方，自己也會搞不清楚究竟放在哪裡，最後只會徒增尋找的時間。

因此，若要快速且輕鬆地找到所需資訊，最理想的做法是將所有待辦事物集中在同一個地方。

即使要將所有待辦事項完全集中在一個地方並不容易，但只要能盡量減少「工作區」的數量，就能縮短尋找的時間，讓工作更順利進行。

重新檢視自己有多少個工作區？

首先，請先參考下頁的表格，也就是數一數自己目前有多少個「工作區」。

數位資料的存放地點

工作區	數量
電子郵件（收件匣、寄件匣、草稿等）
待辦事項清單（電子郵件、筆記本、Word檔等）
雲端儲存區（Google 硬碟、OneDrive 等）
電腦（桌面、各檔案夾）或 3C 設備（手機、平板）
通訊軟體（Slack、Teams、LINE 等）
其他應用程式和軟體

非數位、實體的存放地點

工作區	數量
筆記本或備忘錄
行程表或月曆
便條紙或便利貼
檔案夾或文件夾
各種盒子或箱子
層架或書桌周圍
床上
包包或錢包裡
白板
自己的大腦
其他人（同事或秘書等）
家中
衣服或褲子口袋

數出來的結果有幾個呢？我自己在舉辦研討會或培訓課程時，總會請學員統計自己的工作區數量，結果因每個人的工作內容與職務類型不同而有很大差異。

例如，擔任出納會計、總務等行政職的人，有時可能多達數十個工作區。而管理階層或外勤的業務人員，也有人少於十個工作區。

關鍵在於，先掌握自己目前的工作區數量，接著思考如何縮減那些花在「東翻西找」上的時間浪費。

「丟棄」紙張、「保留」數位檔案
──建立工作區的技巧

以下介紹幾個在安排工作區時的重點：

1. 找到適合自己的待辦事項管理工具

市面上的待辦事項管理工具琳瑯滿目，有的只提供簡單的製作備忘錄與清單功能，有的 則是可管理完整專案的專業系統。選擇時要符合自己的需求與個性，這點至關重要。

若一開始就挑選過於複雜、使用不易的最新款高階工具，反而容易半途而廢。當自己想 要嘗試新工具時，建議優先選擇操作簡單、能與電腦和手機同步的雲端服務為佳。

2. 善用標籤、關鍵字與篩選功能

為了能快速找到待辦事項與相關資訊，可以用資料夾、透明文件夾或標籤，依照一定規則進行分類。不過更建議在整理時，能以數位化為前提，運用容易聯想的關鍵字、標籤、標記或篩選等功能，確保資訊能快速搜尋，管理也會更加輕鬆。

3. 減少工作區的數量

要降低「漫無目的尋找」所浪費的時間，最關鍵的做法就是把工作時需要的東西全部集 中在同一個地方。前面的內容也有提到，盡量減少工作區的數量非常重要。雖然實際數量會因工作環境和職務不同而有所差異，但原則上最好控制在個位數以內，以避免混亂。

4. 從小範圍開始

如果要處理的事情太多，要整理所有事物往往非常耗時費力。建議先從當下最需要處 理、最重要的部分開始整理，再慢慢拓展到其他部分。在熟悉工作區使用環境的同時，也能專注在盡量減少「時間浪費」和「找東西」上。

5. 不確定是否該丟棄時，「丟掉」實體物品，「保留」數位檔案

在試著減少工作區的數量時，常會出現不知道該不該留下的文件或資料。這時，我個人建議可以依照資料的類型處理。基本原則是若屬紙本資料，可「先掃描儲存成數位檔案後，再丟棄」，如果屬於數位檔案，則「暫時保留」。

紙張只會愈積愈多，占據空間又降低效率，因此建議能盡量數位化，達到減少紙張的效 果。如果擔心一下子全部丟棄會有風險而感到猶豫不決時，可以先掃描或拍照存成電子檔，再逐步進行斷捨離。

再次強調，工作區的數量一旦過多，即代表相關的資料與資訊分散各處，不僅增加尋找時間，也容易在管理和保存上出現困難，進而導致錯誤和疏失。

因此，要先掌握自己目前的狀況，再逐步減少工作區的數量，才能有效提高工作效率。

節錄自：寶鼎出版《時間不夠用？先減掉八成雜事：不加班也能升職的高效工作法》／飯田剛弘 著