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日期 |2021.11.16

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解決HR教育訓練難題:培育內部種子教官、建立TTQS認證制度

文:為你而讀

原文標題:HR教育訓練的痛點:透過TTQS認證制度規劃員工教育系統

在教育訓練上,HR是否常常遇到這樣的問題? 每個公司的年度計畫,每年都有編定員工的年度教育訓練,但是談到這些訓練到底有無成效,一直是許多公司頭痛的問題。運用種子教官跟TTQS更有效建立教育訓練的管理循環。

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HR目前慣用的就是以L1~L4(學員反應–學習測驗—行為表現—成果表現)4級指標來做呈現;可是由於員工展現的行為與成果,與執行的訓練並不見得完全正相關,加上不易對各學員做長期追蹤,因此公司要如何評估員工教育訓練的成效,一直有困難。

其實稍加分析就可以看出這問題的癥結在於,員工教育訓練常一開始就沒有對員工要求甚麼成效,所以也就無法評估成效。參加的學員多是被指派,常是抱著事不關己,來休息吹冷氣的心態,因此下課後填完授課調查表或象徵性的考題,大家一哄而散,懂不懂會不會都不重要,沒人須負甚麼責任,兩、三個月後,學員自然忘得一乾二淨。因此要執行教育訓練,就要從指派種子教官開始,也就是課程開始規劃,就要思考學員名單,挑選要培育的對象,來負責未來整個課程的移轉與生根。

訓練成效難以評估

內部指派種子教官 培育未來晉升人才

若是公司外聘講師的內訓活動,HR要與部門商討,指定幾位人員負責接收課程內容,若學員程度不足,那HR的訓練專員就是當然人員;若是參加外部的課程或研討會,那參加人員就是當然的種子教官。指定種子教官的目的在於,一賦予學員學習的責任,未來課程要由他來轉授,因此要求要認真聽講,而不是人到心不到,出席了事;二是對於不懂的地方要主動發問,抄寫筆記製作講義,甚至課後要查詢資料,消化後再內化,而不是得過且過,聽不懂也無所謂;如此原訓練課程所要傳授的觀念、知識或技能才能在公司內部開始發芽也才能期待後續的開花結果。

對這些不管是內訓或外訓的種子教官,未來要轉授課程,有可能不熟悉,所以一開始講授時間長度可以是原上課時間的1/3,也就是說三小時的內訓課程或研討會,種子教官可以只講一小時,三天的課程只講一天,畢竟萬事起頭難,往後再逐步加長。

而誰適合當種子教官呢?其實可由現有主管優先擔任或挑選未來預計要晉升主管的人員,一來可以觀察其表現,二來這也是在培訓主管,主管不也是要先有正確的觀念、知識及技能,才能帶領部屬嗎?若學員中都沒人要擔任種子教官,那就不要舉辦教育訓練,這表示大家都無心學習,那何必浪費公司資源呢?

至於HR負責訓練的專員也不應只是聯絡廠商,上課時坐在門口辦簽到發講義,課後收調查表、受訓心得等而已,應該對課程中講授的觀念、知識或技巧,在課後協助印製成宣導海報張貼於公司公布欄,或製成隨身攜帶的小圖卡,方便員工攜帶隨時提醒自己;此外在公司的周年慶活動或尾牙,也可以把這類需宣導的知識當成搶答題目,提醒員工,協助觀念與知識的推展。

而任何訓練過了一段時間,學員肯定會忘記。所以為確保教育訓練成效能持續,HR應該每2~3年,就對過去的學員再進行一次人員複訓及考試測驗;定期的溫故知新,讓教育訓練所要達成的成效,在企業內部持續發酵。

有了轉授的種子教官,接著就可逐步建立課程的講義。同時HR可以進一步將各課程講義,放上公司內部平台,讓有興趣的員工分享應用心得,甚至可以鼓勵員工將自己的工作文件,也放入平台讓大家分享,逐步啟動公司內部的知識及經驗分享機制,做為企業內部知識管理的起步。

而HR每年則可以從平台評選出優良講義或應用心得文件,給予獎勵;而指定種子教官進行轉授的作法,公司則可培養出一批批的內部講師,每年教師節可以讓學員評選優良內部講師,給予獎勵。

TTQS幫助HR更有系統地規劃員工教育

TTQS的優點在於它是一個循環的思考,所有的計畫都立基於企業的理念和核心價值。有助於企業主管和培訓人員形成一套不斷反饋和思考的模式,更優的方式是把無法具體化的員工產出和效益,透過管理迴圈模式,精確投入人力資源訓練和企業的經營理念、願景是相關連。

如此一來,公司教育訓練的成效,就可以從內部講師的人數,講義文件的數量及品質,文件分享的次數等指標來呈現,而不是使用學員上課的出席率,員工的平均訓練時數,課程的滿意度等,無關訓練成效的指標了。

導入TTQS訓練人才制度,除了能培育人才思考邏輯,更有機會扮演企業永續發展的核心, 透過循環迴圈的不斷優化,讓人才不僅能自我成長、超越,還能成為企業的核心支柱。

世界競爭力愈來愈大,國與國的挑戰愈來愈難避免,台灣與韓國、與世界各國都慢慢成為競爭對手,人才是勝出的關鍵,期望TTQS能成為企業核心思考方式,讓各多台灣人才在世界舞台上發光發熱。

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