百工的一天

日期 |2021.11.12

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你的辦公室日常,其實來自默默的推動:接待與總機客服的一天|百工的一日

文/Mimi

大學四年唸完之後,忽然發現對本科系沒有興趣也不打算再研讀下去。

因而大學畢業之後,對人生規劃仍是迷網也找不到方向。不同於我的同學們應徵的科技公司工程師、傳產技術師,我選擇應徵了科技公司的接待與總機客服一職。

接待與總機客服是屬於公司內的人資部門,這個職務不只讓我時常接觸到公司的高層主管,也讓我對公司內部的職位以及人資的職務內容有了些許認識。

接待與總機客服的工作內容:

  1. 接聽外部來電、過濾來電並轉接至相關單位。
  2. 內部電話外撥轉接。
  3. 公司內部人員與活動廣播。
  4. 外部來賓與客戶以及內部高階主管來訪接待。
  5. 大型公司活動與外部招募活動協助。
  6. 會議室規劃、設備採購。

  • 電話轉接與接聽的部分:因公司為跨國企業,故在外語能力部分是不可或缺的,有時候會碰到外部客戶或廠商來電需轉接,應對上需禮貌且有技巧的引導或回覆。
  • 內部人員與活動廣播部分:需像百貨公司人員有著親切甜美的嗓音以及咬字清晰的廣播,才能讓大家清楚的注意到廣播之事宜。
  • 外部來賓與客戶以及內部高階主管來訪接待部分:這部分是工作的重點,因是客戶與高階主管的接待,需有靈敏的觀察力、敏捷的反應力、清晰的應達能力,若是不小心沒有處理好客戶需求也是可能造成客戶對公司的不滿進而影響公司的生意洽談呢!
  • 大型公司活動與外部招募活動協助:公司活動與招募協助的部分都與人資的工作內容息息相關,也藉由這些活動認識公司人資工作內容分配與組織,且還能拓展公司人際關係、認識其他部門之主管與同仁。
  • 會議室規劃、設備採購:此部分屬於人資的廠區服務部門行政事務上的學習,從請廠商報價、報告主管且決定方案並進一步與對方議價,甚至於監工至作業程序完成  工作內容上大部分皆為routine的事宜,但外部客戶或高層來訪可能臨時前幾天才通知,便需馬上規劃分配工作。

而且當天也可能有很多臨時得突發狀況或需求需要處理,這是這個工作最有挑戰的地方。當你從客戶或高階主管口中聽到稱讚這就是你的成就感,長遠來看,也可能為你往後升遷以及人際關係產生不小影響呢!

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