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日期 |2022.01.07

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員工老是不OK? 主管該懂績效改善計畫4要件

文:石虔宇| 顧問

原文標題:有效進行績效改善計畫 (Performance Improvement Plan) 的四要件 

在組織的績效考核過程中,難免會遇到部屬屢績效表現不佳的情形,而這時候往往會有需要藉由績效改善計畫 (Performance Improvement Plan) ,來更聚焦、更有效地來協助此部屬提升他的績效表現。   

一般在實務中,若能有效協助部屬進行績效改善計畫,從主動積極目的來看,能降低訓練和招募成本,提升團隊士氣和向心力,提高組織運作效能,並有效達成營運目標。 

目錄


即便從消極目的來看,也能有效降低和避免因不當的主管與部屬績效改善計畫的互動,導致部屬懷恨而尋求勞動事件法來申訴公司和主管,並造成公司勞資糾紛。公司可避免衍生更多訴訟管理成本,以及更多起而效之的類似負面事件 (負面教材學習效應) 頻率持續升高。

如何有效協助部屬進行績效改善計畫呢?

有效協助部屬進行績效改善計畫,則須具備四要件: 

要件一:清楚了解績效改善計畫的正確用途 

績效改善計畫是一份文件,詳列員工在工作績效需要改善的地方和須進行工作績效改善的具體行動程序和步驟。

績效改善計畫中通常會包括,員工所欠缺的技能或訓練、員工必須要改善的績效行為、績效改善目標、績效改善目標衡量指標、績效改善目標期限、未達成此績效改善目標的後續行動等等。

績效改善計畫由員工的直屬主管來完成,並呈送給人力資源部門。在績效改善計畫中,根據績效改善目標的會設定預計完成期限,包括30天、60天、90天不等的天數。其中也會詳述未達成績效改善目標的處理步驟和程序。  

請記住!績效改善計畫不是用來達成組織人力縮減、降低用人成本、裁員解雇員工或排除異己等目的的手段!雖然很遺憾的是,的確會有少數公司濫用此工具來達成上述目的。這不僅將衝擊員工的安全感,衍生更多勞資爭議、激增的訴訟成本和勞資爭議,也將會對於團隊士氣、公司雇主品牌,公司企業形象和營運效能帶來很大的負面影響!

two women sitting beside table and talking

要件二: 清楚了解績效改善計畫的重要性 

越能了解績效改善計畫的重要性時,越能正確有效地使用績效改善計畫工具!

正確有效使用績效改善計畫工具,組織可在下列的七大面向中,逐漸得到正面的效益 :

  1. 強化正向企業文化:
    正確有效地使用績效改善計畫可以讓員工清楚了解他們必須達成工作績效期待,否則須承擔必要的責任和後果。績效改善計畫不僅可以讓員工感受到主管對於他們職涯發展的支持和公司對於他們的重視,同時,績效改善計畫也可藉由持續有效激勵員工來提升公司的生產力和工作效能。藉此,可提升員工案團隊的當責執行力,並強化執行力和賞罰分明的企業文化。 
  1. 員工可聚焦重點改善:
    績效改善計畫可以讓員工清楚了解自己績效表現未達期待的範疇和重點和需要改善的步驟。藉此,可協助此員工更有效聚焦在自己績效表現需要改善的重點。 
  1. 激勵員工全力改善自我:
    在績效改善計畫中,因為員工可以獲得來自主管全力的指導和協助,並趕感受到公司的重視。這樣子能大幅提升員工全力自我改善的動力。 
  1. 更有效達成計畫目標:
    在績效改善計畫中,輔以主管的全力協助,員工可依循清楚標示的績效改善重點,更有效全力達成績效改善計畫中的目標。 
  1. 節省時間和成本:
    正確有效地使用績效改善計畫,可以協助改善和提升員工的工作績效表現,並藉此降低員工流動率、管理成本(來自因資遣/開除員工、搜尋市場人才須承擔的成本和甄選面試人才的時間、費用等管理成本),和培育新進人才的訓練成本。 
  1. 比績效評估來得更有效:
    績效評估對於改善員工的績效表現成效不佳,因為員工常常傾向排斥來自主管的績效批評和責備 (甚至也不易接受建設性的回饋)。有些員工甚至會質疑並挑戰績效批評和責備的正確性、客觀性和公平性,並依舊我行我素,以致其績效表現完全不見改善。
    相較於來自主管的績效批評和責備,績效改善計畫可以讓員工清楚了解自己績效表現未達期待的地方和需要改善的重點,藉此讓員工能更有效聚焦並改善自己的績效表現。 
  1. 作為晉升或轉調的依據:
    績效改善計畫可以協助檢視員工是否已具備往上晉升並承接更高和更多的責任。或者是也可以協助檢視此員工是否比較適合轉調至不同職位。 
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要件三:主管須清楚了解如何使用績效改善計畫(制定步驟和重點) 

績效改善計畫的制定步驟和重點說明如下: 

  • 步驟 1  決定可接受的績效表現(能力、態度等) 
    員工的主管(直屬主管和上一階主管) 、人資主管和員工當事人,都應參加會議並提供意見,藉此讓員工當事人對於此會議的目標可感受到參與感和承諾度。 
  • 步驟 2   設定績效目標  
    設定目標和KPIs,確保此績效目標符合 SMART 原則。確實找出員工當事人績效議題的起因。 
  • 步驟 3 列出資源和協助
    列出此員工的主管(直屬主管和上一階主管)將如何協助此員工,包括培訓發展、指導回饋或其他資源。 
  • 步驟 4 列出績效檢核計畫
    詳細列出和此員工進行績效檢核的計畫和時程,包括績效改善進度檢核的日期和頻率等。 
  • 步驟 5 清楚說明未達成績效改善目標的後果(影響)
    讓此此員工清楚了解未達成績效改善目標的後果。 

要件四:部屬須清楚了解如何面對和因應績效改善計畫  

在開始之前主管應先跟部屬員工討論,確認員工參與績效改善計畫的意願。如果這位員工表示,無意願繼續服務於公司,且希望離開公司並展開尋求外部工作機會,則主管可請人資部門來協助此員工進行後續離職程序。 

反之如果這位員工有意願參與,為確保其清楚了解如何面對和因應績效改善計畫,主管可依據下列六準則來進行協助:

  • 準則1   以績效改善計畫的工作項目為優先
    主管隨時提醒員工,在績效改善計畫期間,應刪除其他非重點工作項目,完全聚焦並優先投入於績效改善計畫的工作項目上。 
  • 準則2 若有需要,主動尋求協助
    主管隨時提醒員工,在績效改善計畫期間,若需要協助或任何不清楚的地方,可隨時尋求主管的指導。 
  • 準則3 正向主動積極的態度
    主管隨時提醒此員工,在績效改善計畫期間,隨時保持正向主動積極的態度,並全力以赴來完成績效改善計畫的工作項目。 
  • 準則4 當責和成長型思維的態度
    主管隨時提醒員工,在績效改善計畫期間,能抱持當責和成長型思維的工作態度。
    當責工作態度是指,主管可鼓勵此員工更具焦在提升此績效改善計畫的工作項目的執行力。而成長型思維的工作態度是指,主管可鼓勵此員工採取主動積極的態度去面對各種問題、困難和挑戰。 
  • 準則5 加倍努力
    在績效改善計畫期間,員工應更加投入工作,並盡全力來達成此績效改善計畫的工作項目。 
  • 準則6 主動回報
    在績效改善計畫期間,員工應定時主動向主管回報此績效改善計畫的工作項目進度和成果。 

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