上班時間老是不夠用！7個高生產力技巧告別瞎忙

「臨時急件要馬上處理，會議一個接一個開不完，今日例行工作未完成......」每天上班總是被時間追著跑、日復一日精力消耗、專注力也隨之下降。7個高生產力的工作技巧學起來，提升做事效率，準時完成工作，變身時間管理大師！

文／中途筆記

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自從加入跨國工作團隊後，面臨了不少文化衝擊：面對截然不同的跨國工作文化，如何找到自己舒服的位置，不同於過往團隊追求穩健成長，現在的團隊文化是多還要更多、好還要更好。追案子的時候很積極，永遠充滿精力，永不嫌夠了。

在在家上班會議總是一個接著一個，讓人喘不過氣？做好時間管理，4個行事曆安排技巧中談到如何「喘息」，但別忘了不能只是喘息，依然要想辦法完成工作，因此我不斷的在摸索、嘗試並記錄更高生產力的工作法。

這篇文章分享我摸索出的高生產力七個技巧。

批次處理同類型任務

我們身邊最有生產力的例子大概就是生產線了，總是日以計列的產出大量產品。仔細觀察，會發現生產線通常採用「批次處理」（batch）而不是隨時處理（ad-hoc）。

一間甜點店每天要大量生產甜點，不會讓一位師傅專做「一顆」蛋糕，從打蛋、處理麵團開始一路做到最後的裝飾，而會一次只做一項任務，同時生產出「多顆」蛋糕。

我認識一位在巴黎知名甜點店工作的甜點師，每天早上4點就要去開門了，接著製作麵糰、準備材料，一直到7、8點左右才準備完畢，將甜點放入烤箱烘培，出爐後，同時為所有甜點裝飾，接著以最新鮮誘人的樣貌端到前台，供客人挑選。一路忙到下午，將各類食材先做好預處理才下班。以上流程確保能將新鮮甜點及時送到客人面前，供應量滿足一天所需。

回到主要面對電腦的工作情境，面對排山倒海而來的訊息和信件，並不需要隨時回覆，判斷狀況不是太緊急的，可以等到整點，或者上個任務完成時再一次回覆，同時兼顧效率與即時性。

找到合適的時段進行不同任務

每個人的工作節奏都不一樣，你知道自己的任務在什麼時候最適合進行嗎？以我為例，開始上班的第一個小時是我嘗試過後，覺得最適合進行各種與公司系統有關的任務，無論是提交申請或是跟催進度。原因很簡單，那段時間許多同事還沒上班，因此比較不容易被打斷；加上上述的批次處理，能夠讓我把數項申請跟進度跟催一次做完。

到了第二個小時，同事陸續上班了，這時大家精神正好、腦袋也清醒，正好適合進行會議，做決策。最後到了下班前，已經精疲力盡，則可以將自己從任務中抽離，看看未來行事曆，考慮哪些要出席、哪些可以用電子信件溝通，整理一番後結束今天的工作。

被打斷後要再回來專注手邊事情很耗神，因此找到適合每個時段的任務，對於提高生產力非常有幫助。

對大腦好一點，隨時做筆記

人的記憶並不可靠。心理學上的「錯誤記憶」，指的是人會「回憶」起沒發生過、或是和真實情況不服的事情。

我在上份工作時，事情少而精，能夠專注在思考，將一件事情想的很深入後採取行動，因此大腦就夠用了。而現在待的團隊，事情多而雜，每天都需要面對好幾件不同專案，而且各項專案還會時不時有最新狀況，一下客戶忽然跳腳了、或者競爭對手出了奇招，如果全用記的，不僅很不牢靠，也很虐待大腦。因此我用Onenote，彷彿大腦的資料庫，隨時作筆記，釋放大腦，讓記憶的工作交給筆記軟體，大腦只要專注在思考就好。

當發球者，做行事曆的主人

剛加入團隊時，老闆說我的行事曆很可怕，因為它實在被塞的太滿了！而且當中幾乎沒有我主導的會，都是別人發邀請，要求我出席。日子久了，我忙著接球，忽略了許多需要主動出擊的任務。

之後我開始在行事曆為自己留下時間，無論是專注時間或是找人開會，總之在被填滿前預先留下。

即使這麼做了也無法保證不受干擾，因為會議總是接踵而至，顯然也不是每個發起者都會先確認與會者的行事曆，有時明明為自己的設定的專注時間，還是會被其他會議強行打斷。

這時我會思考一下會議討論的內容有多緊急、重要，以及與邀請者聯繫的難易度，如果是同事，那就傳訊息問問能不能挪到其他時間；如果是緊急的客戶，也可以選擇配合，保持時間安排的彈性。

學會區分事情的優先順序

跑一趟醫院急診部，會發現病患手上都有不同顏色的手環，那是檢傷後的分類結果，紅色（舉例說明）代表最嚴重，黃色次之，綠色則無危險，優先順序可以往後，也可以自己走入診間。

急診室懂得分類病人，上班也要懂得分類工作。當需求進來時，先判斷有多緊急，能等嗎？如果不馬上處理會有什麼後果？

曾經有位同事一次接到來自兩個客戶的會議邀請，都很緊急，偏偏時間衝突了，衡量結果決定優先參加其中一個，原因很簡單：這是我們的最大客戶，貢獻了30%的公司業績，要是處理的不好，掉了訂單，大家都遭殃。

有了這樣的分析，延後另一位客戶的邀請就變的理所當然，也不需要擔心其他同事抗議，因為誰都明白最大客戶的重要性。

把「任務」導向轉為「人」導向

我們很習慣將工作事項視為任務導向，這很自然，對大部分的職能來說，完成專案就是工作，例如工程師作新功能開發專案、業務負責客戶軟體導入或是客服指導客戶作狀況排除。因此把任務作條列式紀錄，例如某某專案需要投入哪些資源。

但這樣做的缺點是一次只能處理一項任務。試想，如果一天當中有十件任務需要處理，除了認命的一一擊破，有沒有別的方法？

資料分析作久了，對於各式各樣的結構化資料總是比較敏感，這次也不例外。我開始思考能不能用不同的「維度」切入任務清單？就像零售業客戶會準備各種維度的客戶資料，像是性別、年齡、居住地、職業、收入等，希望我們能用不同維度分析，看出和選點最相關的洞見。

當然有，我們可以將任務「分門別類」。例如上系統、跑流程可以歸為一類，利用前述的「找到合適的時段進行不同任務」一次解決，這是依據任務「屬性」作分類。

此外，還能夠將任務以「人」作分類。譬如十件任務中，有三件跟某位合作夥伴有關，儘管性質不同，但總之都需要跟同個人討論才能往下進行。

這時就翻翻行事曆，看一下和夥伴下次開會時間，再評估時程，如果時間允許，不妨就等到開會時一次解決，省去另外約時間的麻煩。

三件任務變成一件，效率大幅提升。

設定專注時間

我觀察到一天之中如果能有兩個小時不受打擾的專注時間，處理信件、跑流程、做會前準備、寫信，其實就能大幅提升工作效率；反之，若是排滿了一堆一個接一個的會（Back-to-back meetings），則經常受到干擾，一下做這一下做那，不僅效率降低，心情也上上下下。

以上七個方法，幫助我從嚇人的收件匣和會議中解脫，能夠理出頭緒，逐一克服。除了上述方法，你有沒有什麼點子？歡迎留言分享。

（原文標題：7個提升效率的工作方法）

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