學習成長

日期 |2020.08.30

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 11824次觀看

建立專屬自己的工作待辦清單,今天起也晉身一流工作者吧!|職場工作術

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日期 |2020.08.30

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小編的話:工作清單沒有標準答案,因為每個工作者的作業順序、邏輯、以及最習慣的作法都不盡相同,為了避免胡亂抄寫別人的習慣、答案卻淪為廢紙,唯有找到最適合自己、能幫到自己的清單才是有用的工作清單,讓我們來看看專書整理而成的分享吧!

文/Elisa 由方格子授權轉載

《一流工作者都在用的待辦清單》是一本教你打造「適合自己的待辦清單」的書。

一流工作者都在用的待辦清單(圖片來源:Elisa

書中指出用待辦清單時、常見的問題是什麼。還分析了10個最受歡迎的待辦清單系統,以及這些系統的缺點是什麼。針對這些問題,書中提出了10步驟+8要訣,讓讀者設計出適合自己的待辦清單。

我認為這本書的優點是,針對每個系統的缺點提出鉅細靡遺的解決方法。缺點是10步驟+8要訣的執行非常耗時,不見得適合每個人。 尤其是對還沒有清單習慣的讀者過於複雜!

這樣的讀者,我建議先從這篇文章開始:
職場新鮮人必學!每個人都能輕鬆3步驟作到的清單工作術

如果你已經有習慣的清單系統,想要再增進現有的效率,比較適合閱讀這本書。

我會用3個段落介紹這本書的內容:

A. 無法決定要執行哪個任務
B. 無法完成任務
C. 定期回顧清單

我把執行待辦清單時常有的困擾整理成A, B兩個段落。
把並且在每個段落中列出常見問題解決方案
段落C則說明定期回顧清單的方法。
希望透過這樣的整理,能夠讓你找到適合自己的調整方式。

A. 無法決定要執行哪個任務

很多人認為,待辦清單的目的是完成任務

但待辦清單的目的,應該是凸顯重要任務、確保我們完成「正確的」任務。如果你完成很多任務,但卻疏忽掉最重要緊急的那個, 那你的清單可能有以下2個問題:

A-1. 清單任務太廣泛:

一張清單裡,同時出現有需要花3小時、跟只需要3分鐘執行的任務?或是同一張清單上,包含了上班的任務、以及超市的採購清單?讓我們要花時間過濾不適合當下的任務,還要在不一樣性質的任務之間轉換。

解決方案:
– 將不同專案的任務,放在不同的清單。例:練習畫畫、產品改造、研究玩家
– 把不同地點的任務,放在不同的清單。例:公司、書房、超市
– 把不同類型的任務,放在不同的清單。例:身體勞動、創意發想、分析資料
– 把執行時間低於15分鐘微型任務,獨立成一張清單。
花30~45分鐘批次執行這張清單。

A-2. 清單任務太多:

選擇過多時,需要更多時間作決定、更容易造成拖延。
此外,過長的清單會讓人無法完成全部事項,會帶來無法完成的沮喪感、同時也會養成無法完成清單任務的習慣,久而久之清單會越來越無用。

解決方案:
– 整理出今日任務的清單,跟未來任務放在不同清單
– 列出任務的截止日期
– 根據重要緊急程度、截止日期,決定今日任務的清單
– 今日任務的清單不能超過7項,這7項不含微型任務

B. 無法完成任務

如果清單上的任務定義不夠清楚,或一個任務內涵蓋了很多子任務。
在看清單時,就會不知道自己能採取的下一個行動是什麼。
很有可能是因為清單有以下幾個問題:

B-1. 把願望、大型專案當成任務

任務願望/大型專案是不同的事。

願望跟大型專案的內容太廣,像增進健康、房子翻新,沒辦法被清楚的執行。
把這些項目放進清單,只會讓清單難以被完成。

解決方案:
– 為願望大型專案建立獨立的目標群組
– 在目標群組裡列出可執行的小任務,再把要執行的任務移回待辦清單

B-2. 任務沒有目標

如果一個任務沒有明確的起點跟終點,就很難確定他已經被完成。
例如「寫Blog」就是一個模糊的任務。寫10個字是寫?還是要完成10篇文章?
當任務過於模糊時,就表示應該把這項任務,拆解成更小、有起點跟終點的任務。

解決方案:
– 每個任務都用動詞開頭。例如:打電話預約餐廳、8月改版企劃
– 在任務旁邊,定義預期結果。例如:研究繪圖軟體 (3款喜歡的軟體&價格)
– 需要他人協助的任務,列出協助內容。例如:預定場地 (活動組8/15提供需求)

B-3. 提不起勁執行任務

如果任務的目標都已經清楚定義出來了,你卻還是提不起勁執行,很有可能是這些任務根本不重要

解決方案: – 刪除不重要、不是非做不可的任務

C. 定期回顧清單

如果你的待辦清單很多,隨著時間過去,清單上的任務可能會漸漸不合時宜。
對於這樣的讀者,建議每週回顧每月更新目標清單,確保清單能符合現況。

C-1. 每週回顧的流程:

  1. 蒐集你手上的所有清單,包含不同情境、地點、專案…等清單
  2. 把腦海中還沒有寫到清單的專案、任務都寫出來
  3. 檢視新寫下來的內容,有必要就建立新的專案清單,把專案拆解成任務
  4. 有必要的話,把專案拆解成不同情境的清單
  5. 清空電子郵件,能夠立即執行的就執行完。不能的就寫到清單上
  6. 檢視所有清單,把不重要、不必要的任務刪除
  7. 留意重要、緊急、有截止日的任務,把他們放到每日任務的候選清單
  8. 把需要他人協助的日期寫上,方便到期時追蹤
  9. 檢查清單內重要任務的截止日期,需要的話就作調整
  10. 把剛新增進清單的任務,加上截止日期
  11. 查看下週行事曆,建立下週的每日任務清單

C-2. 每月更新目標群組:

目標可以幫助我們專注在真正重要的任務上。所以寫下具體的目標,並且每月回顧、更新,可以提醒我們往目標前進。


小結

本書的作者針對待辦清單的分析很詳細,而且是從常見的問題開始說明。
我最大的收穫是,知道自己遇到的問題可以怎麼解決。
所以我也以這樣的邏輯整理這本書,希望能幫助正在使用待辦清單的讀者。

(原文標題:書摘 | 一流工作者都在用的待辦清單:解決你執行清單時的困境

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