應用職能系統，發展符合企業所需人才
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我們常會聽到企業的主管或人資人員面臨到以下的問題：
好的人才真的很難找，一方面不知道要用什麼標準和工具來選才，另一方面又要如何避免面試時感覺求職者很優秀，但是進來公司以後，績效表現卻不如預期…
當人找進來也留下來了，想要持續培養人才，到底要安排什麼課程？各部門提出的訓練需求真的是我們所需要的嗎？
像這類的問題，其實我們可以用「職能」做為基礎，來發展相關的人力資源政策。
職能冰山理論
首先我們先來了解，什麼是職能，史賓森（Spencer & Spencer）在1993年提出職能冰山理論（圖一），我們把冰山切分為水面上和水面下，水面上是容易被了解和看到的，包括知識和技能，例如學歷、證照、工作經驗等外顯特質，這些是完成工作的基本條件；而水面下代表一個人的內隱特質，包括態度、價值觀、自我印象、個人特質和動機等，它是比較不容易被看清楚也比較不容易被了解的，但它卻佔了整個冰山的一大部份，是影響工作績效的最大因素，也是能否成功完成工作任務的重要關鍵。
因此我們可以用最簡單的一句話來定義職能，就是「成功完成工作任務所需的能力組合」，這些組合就包括知識、技能和態度(KSA)。
圖一：職能冰山理論
找出人才標準
一般在企業裡，我們會將職能分為三大類，包括核心職能、管理職能及專業職能：1. 核心職能
根據組織的使命、願景、價值觀、文化來界定組織應具有的競爭能力，並且可適用於公司所有同仁所需具備的共通能力。例如：顧客導向、團隊合作、認真負責…等
2. 管理職能
根據組織的長期目標和使命及策略，來界定各階層主管所需的管理能力。例如：工作指導、管理績效、計劃組織…
3. 專業職能
根據不同工作性質所需具備特定的專業能力。例如：行銷業務可能需要「銷售技巧」、產品研發可能需要「分析思考」等，針對該功能層面的員工所需具備的專業能力。
這些職能都應該有清楚的「定義」以及可供衡量的「關鍵行為」。每一個職務所需要的職能項目組合，我們就稱之它為職能模型，一個職能模型大約會包含4-7項職能項目所組成。
如何找出所需的職能項目，以核心職能和管理職能來說，我們可以透過高階主管的訪談進行質化分析，從公司的經營理念、價值觀、文化..等，了解組織重視同仁及主管在工作中應展現出哪些關鍵行為，再來對應出所需的核心職能及管理職能項目；至於各單位所需的專業職能，則可透過量化問卷的方式來收集相關資訊，最後並可由高階主管召開職能確認會議，會中透過顧問引導及討論的方式進行最後確認。
可參考下列顧問諮詢服務：
召募甄選工具—職能測評與職能行為面談
當我們把每一個職務都定義做好該職務應有的職能後，想要了解求職者是否具備該項能力，我們就可以使用最基本的二個甄選工具：「測評」與「面談」：
1. 職能情境測驗
情境測驗是給予一個實際工作中可能遇到的情境，並提供若干個選項讓受測者選出「最應該」與「最不應該」的答案，藉此了解求職者對該項職能的認知狀況。主管則可透過測驗報表的結果，比對該職務的常模，了解求職者個人在職能上的強弱，它是一種客觀性較高、也較容易使用的方法。
2. 職能行為面談
面談時則應使用職能行為面談法，職能行為面談是利用過去的行為來推斷未來的行為，從求職者的真實工作與生活中，了解在特定情況下，做了什麼事情，遇到了什麼困難，處理了什麼問題，最後結果是什麼等等，讓主管有機會從中觀察求職者的表達能力，講述是否接近事實，以及是否能描述出幾個符合期望的關鍵行為。
身為主管不只要會問對問題，還要知道怎麼將所問到的答案與職能連結，依據求職者的描述，聆聽出是否具有所需的職能行為後，再進行不斷的追問，是面試結果是否成功的關鍵因素。
可參考下列課程、工具與顧問服務：
–職能測驗
–職能行為面談技巧課程 (了解更多)
–召募甄選制度建置
人力資源的相關應用
近幾年來，台灣的許多企業開始重視「職能」，人資單位也開始以職能為根基，推動職能建置專案，除了運用在招募選才外，並可應用在績效管理的行為目標評核上，訓練發展上則可利用各職務的職能模型，建置學習發展地圖，並從職能導向盤點現有人員的職能認知，找出職能缺口後，了解所需培養的職能項目，進行相關的團體訓練或執行個人發展計劃，讓各項人力資源相關政策可以與職能結合。
可參考下列計畫與課程：
–訓練發展制度建置
–職能學習地圖
–360plus® 職能評鑑與回饋 (了解更多)
–主管／員工能力培訓課程 (了解更多)
–個人發展計劃
相信透過「職能系統」的導入，使員工應具備的能力與工作所需相互結合，並進一步與公司經營理念、目標和策略連結，對於協助企業在招募甄選、績效管理與訓練發展上，將能有效管理人才，並強化組織競爭優勢，提升競爭力。
