會議時間管理大師(下)重新定義開會型態,茶水間將訊息「零存整付」

開會時問題一堆或不發一語、做白日夢神遊、會議中意見不合雙方劍拔弩張,面對會議中各種神奇寶貝,職場教練Simon教你如何收服!善用會議外的時間解答問題,與不發言成員事前溝通,巧妙安排發言順序;在平時多與同事溝通、交換訊息零存整付,可避免會議時間過於冗長,把省下來的時間,更多地用於創造價值!

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【本集來賓】

阮劍安(Simon),一零四資訊科技公司董事,曾任104人力銀行總經理、104希望基金會董事、中國飛利浦數字影像系統中國區業務總監,比利時魯汶大學歐洲研究所碩士畢業,擁有超過三十年職場及高階主管經歷。2024年起,為職涯診所Podcast子單元【主管偷偷學】固定來賓。

【本集重點】

🔸00:15 QA時間如何掌控?「你的問題很重要,你給了我聽你問題的時間,但沒有給我回答的時間」

🔸3:35主持會議時,管理問題是否在會議中、後處理或不處理,參與會議的人也可主動提出詢問

🔸7:00 會議誰該列席?思考會議目的是下決策或交換資訊,決定關鍵成員

🔸11:30 不說話的成員,可花時間會前會溝通,技巧性安排第一或最後說話

🔸14:50 有技巧的中斷會議(廣告時間) 指定對象有獎回答問題,喚回成員

🔸16:40 出現劍拔弩張,溝通不順可能為了面子,退一步海闊天空

🔸19:45 會議主持人可現場詢問大家意見,轉移衝突聚焦點,有效決策,另起爐灶,調整議程,時間地點人物氣氛不對時不要下決策

🔸22:40 高階主管最重要不是解決問題,而是創造價值,而且比例要多一點

🔸25:00 會議過多是否是一個現象,看清背後原因,也許制度或組織流程出問題

🔸26:15 真正需要溝通的在會議外,例如茶水間、吸菸室、餐廳等

🔸27:25 訊息的零存整付概念,不要用會議一次大量交換訊息

🔸28:20 一定要在會議中告訴別人不知道的事情,知道的事情別浪費時間

🔸28:40 會議成員選擇:誰不來會跳腳?

🔸28:50 會議流程限時,有些問題可會後處理或另起爐灶

🔸29:00 日本軟銀創辦人的焦慮:有90%時間都在處理現在的事情,只有10%時間在處理未來的事情

▍複習職場教練Simon的精采教學:💡

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