用AI做新人教育訓練！NotebookLM知識管理：員工手冊、新訓影片、測驗快速上手
新進員工報到，新人教育訓練可以讓AI幫忙嗎？教你活用NotebookLM打造公司內部知識庫，從生成員工手冊快速查詢資訊、一鍵產出新人訓練影片、測驗，完全依據指定公司內規和相關法令設計，內含權限設定與提示詞完整解析！本文節錄自《最強！Google AI 工作術》。
文／蔡宜坦、施威銘研究室
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NotebookLM跟其他AI最大的差異就是「有一說一」，依據你匯入的來源來回覆，不用擔心會有內容瞎掰或過度美化的狀況，也不會主動查詢其他來源，大幅改善AI內容的可靠性。而且NotebookLM支援多種文件格式，一次又可以匯入至少50個來源，很適合拿來做知識管理的資料庫，不管是個人使用或企業內部分享，都沒問題。
- 使用AI：
- NotebookLM：https://notebooklm.google.com/
- NotebookLM免費版的上傳限制如下：
- 每個筆記本可上傳50個來源,若是付費用戶則高達300個來源。
- 每個來源的內容字數限制50萬字。
- 單一來源的檔案大小為200MB。
1. 用NotebookLM做公司內部員工手冊與法規資料庫
接著就來示範如何利用NotebookLM建構公司內部的員工手冊，匯入公司內規和相關法令，提供員工自行查閱公司相關規定：
- 先匯入公司的員工手冊或相關規範，攸關勞工權益的勞基法相關規定也要一併匯入。其他跟員工相關的各種檔案也都可以匯入，資訊越完整越好。
- 匯入資料後，可在對話輸入任何提問，不管是要問加班費、請假規定、職災申請…等都可以。
- NotebookLM會完全會按照指定的來源來回覆，不會加油添醋。並會列出參考來源。
【補充】如果規定有出入（例如不同年份修訂），可以自行勾選以哪個來源為主。
NotebookLM筆記本分享權限怎麼設定？文件不想外洩怎麼做？
除了自己使用外，也可以分享給其他人，還可以設定分享權限，延續前面的範例由於內含一些公司內規，若擔心被大量轉傳，可以限制只分享給指定的用戶，另外內部使用也建議只開放對話功能，不能增刪來源。請按下NotebookLM右上方的共用圖示分享筆記本：
- 新增使用者和群組：在此處指定要開放的用戶Email
- 歡迎訊息：勾選可輸入歡迎訊息，可以大致說明使用這個筆記本的注意事項
- 調整使用者存取權：「檢視者」限定用戶只能檢視筆記本內容，不能增刪來源
- 筆記本存取權：設定「限制」只有具備存取權的使用者可以透過連結開啟
- 具備存取權的檢視者：若文件不想外洩，選擇「僅限對話」，就完全看不到你匯入的來源
- 傳送：按此鈕儲存分享設定
- 依照上述分享設定，被分享者會收到通知信件，點選郵件中的連結才能看到筆記本內容
- 操作差不多，但不能新增或刪除任何來源了
2. 用NotebookLM做新訓影片！企業培訓與教育訓練
NotebookLM強大的資料管理能力，除了單純用來查詢外，也可以利用內建功能轉化為訓練教材，方便你進行各種類型的教育訓練。
相信很多公司在新人報到時，管理部或人事部門都要花一些時間把公司規定說明清楚，延續剛剛建立的公司內規筆記本，我們可以很輕易地請NotebookLM將相關規定整理成新人報到的介紹影片，讓新進員工自行播放觀看，不僅可以省去說明的人力，也可以避免有漏掉沒說明清楚的規定。
【提示詞】
請扮演新人導師的角色，針對新進人員整理一份新人訓練教材，讓新進的員工能快速瞭解公司規定。態度要溫馨而理性介紹公司內部所有規定，並適當提點一些特別要避免踩雷的紅線（不要違反性平法、著作權法等）。內容請以公司規定為主，政府法規可作為補充提示。
a. 勾選資料來源，按下影片摘要的鉛筆符號
- 勾選所有內部規定的來源。若希望同步強化新人的法治教育，也可以勾選相關法規。
- 在工作室區域按下影片摘要圖示的鉛筆符號。
b. 選擇影片風格、輸入提示詞
- 選擇「說明影片」類型
- 選擇影片風格，此處選擇「白板」
- 輸入提示詞，讓AI扮演新人導師來說明公司規定
- 按下「生成」按鈕即可開始生成
生成後的影片不僅會有畫面整理重點，也會有旁白講解喔！
3. 用NotebookLM做新人訓練測驗題目
只要整理好來源，這個筆記本可以有各種不同的應用。除了前述介紹的以外，若覺得讓新人自己看影片太冰冷，也可以微調一下提示詞並選擇生成簡報或報告，再由真人來說明。或者如果公司政策希望新進人員能確實了解公司相關規定，也可以用來生成測驗題目。
【提示詞】
針對新進人員將公司內部所有規定，設計成測驗考題，每次開啟的題目都要有所不同。
新人將會完成10題的題目，其中以選擇題為主，1~2題問答題。
題目偏簡單，但一定要有一題加班費試算題，答題時間10分鐘。
生成的測驗網頁：
節錄自：旗標科技《最強！Google AI 工作術：以 Gemini 3 為核心，串聯 NotebookLM 與滿滿 AI 工具, 搞定資料分析、簡報製作、 教育訓練等日常工作》／蔡宜坦、施威銘研究室 著
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