一人HR的數位轉型成功案例！從紙本管理到招募數位化（客戶分享 2）｜甄試流程
（圖片來源：AI生成）
本文重點
- 招募痛點（Before）
① 一人HR身兼多職：招募、人事、行政工作都需要 HR 一手包辦。
② 紙本管理太耗時：履歷、邀約狀態全靠紙本＋標籤管理，查找資料找不便利。
③ 進度更新靠 HR： 每次老闆要了解招募狀況，都需要 HR 即時整理說明。 - 使用結果（After）
① 手工時間大幅減少：招募流程系統化，節省大量追蹤與整理時間。
② 招募全面數位化：履歷、招募進度與面試紀錄集中管理，查詢快速又方便。
③ 招募資訊即時透明： 老闆可自行登入查看招募進度，HR 無須重複回覆。
「公司只有我一位HR，【甄試流程】就像我的招募助手，讓我從紙本管理走向全面數位化。」
—— 長誠地產 HR Cathy
一、重視效率與科技應用，打造現代化的招募管理方式
相較於傳統不動產產業，長誠地產經營團隊相當重視科技工具的應用，希望透過數位化管理，打造更有效率、更能因應快速變化市場環境的營運模式，也將相同理念延伸到人才招募管理上。
二、一人HR身兼多職，招募管理更需要效率工具
「招募工作只有妳一位負責，之前還沒使用【甄試流程】的時候，請問妳都怎麼進行流程管理的呢？ 」
負責招募工作的 Cathy 分享，由於公司規模較小，招募工作主要由她一人來負責。除了招募以外，還需要兼顧其他行政與人事工作，因此特別重視作業效率。
Cathy 回答：「過往徵才主要透過紙本文件與 104 履歷備註功能來管理，需要我自己標記 待邀約、已面試、已發送感謝函等狀態，真的滿耗時費力的，也較難完整保存這些面試紀錄。」
但隨著招募需求增加，HR需要更有效率的管理，告別紙本與手工的管理方式。
Cathy 接著說：「使用【甄試流程】以後，原本仰賴人工管理的招募流程全面電子化，所有招募進度、面試紀錄與人才資料都能集中管理，不但節省大量整理與追蹤時間，也讓後續查詢更加方便。」
（圖片來源：甄試流程 – 即時甄試進度）
三、即時呈現招募階段，老闆不再追問進度
她也分享，最常使用的功能包括「即時甄試進度」、「行事曆同步」與「面試紀錄」。
Cathy說明：
「自從有了『即時進度表』，老闆都自己登入查看徵才進度，不會再一直問我了。
『行事曆』功能是從以前就一直有持續在使用，它讓面試安排變得更順暢。
而『面試紀錄』可以集中管理面談求職者的資訊，讓後續在評估人選的時候更有依據。」
「此外，過去需要人工整理應徵人數與招募成果，現在「數據圖表」則讓所有數據一目了然，可以即時掌握招募狀況。」
（圖片來源：甄試流程 – 行事曆）
（圖片來源：甄試流程 – 數據圖表）
四、從試用到續約，持續優化招募管理流程
Cathy 表示，對於只有一位 HR 的中小企業來說，最珍貴的資源就是時間。【甄試流程】協助她將繁瑣的行政工作系統化、數位化，不再依賴紙本與人工追蹤，讓招募流程更有條理也更有效率。從履歷追蹤、面試安排到進度掌握，都能在同一平台完成，並將更多心力投入在尋找更合適的人才上 。
也因此，在實際使用 30 天後感受到明顯效益， 公司便決定續約年度方案，持續透過數位工具優化招募管理流程，讓整體招募運作更加順暢與有效率。
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