「做這些事對客戶沒意義」跳到外商的震撼教育：減少工作量，竟能在1/3時間達到同樣效果

每天加班到深夜、投入大量時間，工作會做得更好嗎？作者曾被主管直接指出：「你花很多心力做的這些事，對客戶其實沒有價值。」重新檢視後才發現，當他開始刪除低價值工作、把時間留給真正重要的任務，部分工作甚至只需原本1/3時間，就能達到同樣效果。本文節錄自《時間不夠用？先減掉八成雜事》。

文／飯田剛弘

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減少工作量，
竟能在「三分之一的時間」內達到同樣效果！？

這是我剛從一家日本新創企業跳槽到外商公司時，親身經歷的一段真實故事。

還任職日本企業時，加班加到深夜、假日工作、一天工作十幾個小時幾乎是家常便飯。那時的我幾乎無止盡地投入工作，現在回想起來，真的是一種不可思議的工作方式。

但當到外商工作後，一切都有了很大的改變。就像我前面提到的，那裡強調「必須在正常工時內完成工作並展現成果」，從人資部門的表達就能明確感受到這樣的壓力。

此外，當時我身為主管，不只要管好自己，也必須避免團隊加班，為整個團隊的工作方式與環境負責。

因此，我開始積極觀察並學習國外主管的工作方式，有時也會主動請教他們的做法。從這些經驗中，我決定徹底調整自己的工作方式。有時候，甚至會依主管的指示，簡化我原本覺得理所當然的流程，或直接刪除不必要的工作，只專注在真正必要的地方。

那段時間，我經常被國外主管直接指出，我費盡心力做的那些事，對客戶來說其實沒有實質意義，也未必能提升整體成果。

說實話，聽到這樣的評語，真的相當震撼。畢竟那些流程是我長年以來的習慣，要我突然放棄，心裡難免感到排斥。

更坦白說，雖然我心裡也隱約知道「這些工作或許真的該停下來」，但過去的成功經驗總會讓我猶豫不決，內心某處仍有執著的聲音，覺得「也許繼續照原來的方式才對吧？」但畢竟不能不聽主管的指示。於是，我硬著頭皮開始嘗試減少手邊的工作量。

停止那些「不會帶來成果的工作」

當我試著把工作量減少之後，結果竟然出乎意料，不但可以在短時間內完成工作，而且真的可以準時下班。

舉例來說，最成功且明顯的業務減量，來自於重新調整「本地化作業」的流程。

當時我負責的其中一項工作，是將產品的使用範例翻譯為日文。即使委託翻譯社處理，自己也仍需負責統整流程中的多個細節。包括翻譯品質確認、排版與設計審核、確認修改的內容與最後審稿......光是這些反覆的確認就非常耗時。每次有修改，還得重新安排時程。這項工作，幾乎耗費我大部分的時間。

但當我決定重新檢視這整套流程後，我把原本需要確認3到4次的程序，縮減為一到兩次完成。結果，完成這項工作所需的時間，大約縮減成原本的1/3。

那些堅持，或許只是「執著」

那時我真的打從心裡感到疑惑，覺得「自己過去堅持的那些想法，到底是為了什麼？」我才發現，自己曾經在並不特別感興趣、也沒有明確意義的事情上，產生了某種莫名的執著，而那全都是出於我個人的一廂情願。

回過頭來看，那些讓事情變得複雜、讓工作量不斷加重的原因，往往不是別人強加在自己身上，而是自己內心的某些「慣性思考」在作祟。

從那之後，我開始調整自己的判斷標準。我學會將重心放在「對顧客來說真正有價值的工作」上，並「只專注於能實際產生效果的行動」。除此之外，「如果仍有堅持，就只是因為自己個人的執念」。如果是出自內心真正想做的事，當然可以繼續投入。總之，「該堅持的就堅持，至於那些可有可無的小事，就別再浪費時間糾結」。

「這也要，那也要」的代價很大

你是否也曾有過房間、書桌、包包亂成一團，想找東西卻總是找不到的經驗呢？我自己也常如此。尤其我經常出差，在背包裡翻來翻去，常找不到需要的資料或名片。

後來有一次，我終於受不了，下定決心要改變，心想「不要再為這種小事浪費心力，要打造更舒適的環境」。

於是，我先問自己一個問題，「我希望自己是什麼樣的狀態？」接著再問自己「平時最常用的東西有哪些？」

「它們應該放在哪裡？」

「除了這些之外的東西，難道不能全部清掉嗎？」

我透過這樣的自問自答，並根據自己的理想狀態倒推出整理與取捨的規則。

最後發現，其實我的背包裡只需要錢包、手機、筆電、透明資料夾和名片夾即可。其他的東西，沒有也不會造成困擾。

於是我果斷決定把那些不必要的東西全部拿出來。結果，現在我的背包裡只放最基本的物品，在需要時，就能迅速找到所需的物品。

真心建議各位也試試看，這樣的感覺真的非常輕鬆愉快。順帶一提，整理書桌與房間時，其實也可以用同樣的邏輯與步驟。

這樣的整理方式，其實也能運用在工作安排上。

如果你現在正為「該怎麼安排工作」而煩惱，其實不需要再猶豫。

就像我整理背包一樣，把那八成其實根本不必做的工作刪掉，在時程安排上只留下「真正必要」的那一部分。

這麼做之後，你會發現，自己的生活空間和工作安排都變得更加簡潔、有效率，也更自在。下一篇，我會更詳細說明該怎麼做。現在，讓我們開始真正的改變吧！

不要在「低價值的工作」上耗費心神

這裡決定性的關鍵是「如果不是絕對重要，就先不做」。所謂的「關鍵」，指的是極其重要、會造成重大影響，或者一旦忽略就會產生嚴重後果的事情。

換句話說，「只要不是絕對必要，就先放下，不必勉強執行」。

能夠把工作安排得井井有條的人，其實不只是「做事有方法」，更擅長區分「應該做哪些事」、「哪些事可以不做」。對於真正該投入的工作與自己在意的目標，他們會全力以赴。但對於那些無關緊要的瑣事，則不會花太多心力。

為了避免讓自己的待辦事項不斷增加，我建議你專注在那些「不做會出大問題」，或者「之後很難補救」的事上。

我知道這個觀念已經反覆提過很多次，但還是要再強調我們的目標，應該是「捨棄八成」，只留下真正值得花力氣的那兩成。

懂得安排的人，善於選擇

為什麼一直強調「八成」這個數字呢？這不只是個人經驗的心得，其實也有理論的根據。或許各位聽過「帕雷托法則」（Pareto principle），也稱為「八二法則」。這個概念指出，整體成果的80%，來自於全體20%的努力。也就是說，如果你能專注在最有成效的20%工作上，就能有效率打造整體成果。

所以，在開始工作之前，請試著經常問自己：「我花的時間真能達到預期的成效嗎？」、 「我投入的資源，是否換來對等的結果？」在這樣的反思之下，你會愈來愈能掌握哪些工作能帶來最大的效益，也會自然而然地開始將時間與精神集中在這些重點上。

一旦觀念從「什麼都要做」轉變成「這件事我一定要做好」，光是這樣一點點的變化，就能大幅縮短花費在工作上的所有時間。

讓工作在「還新鮮的時候」結束

你是否希望手上正在進行的每一件事情，都能做到盡善盡美？「想盡全力做到最好」、「希望成果能讓自己百分百滿意」這樣的心情，當然非常可貴。

但如果這樣的想法變得太過強烈，有時反而會讓自己陷入一種「非做不可」的執著之中，有時過度努力拚命投入，可能在不知不覺中把自己逼得太緊。

也許你其實已經承受很大的壓力，卻沒發現。這些壓力很可能會悄悄影響到工作的品質、拖延進度，只是你自己還沒意識到問題所在。

節錄自：寶鼎出版《時間不夠用？先減掉八成雜事：不加班也能升職的高效工作法》／飯田剛弘 著