明明主管說「你看著辦」，為何員工聽不懂？交辦工作時千萬別講這10句話！
說者無心、聽者有意！主管們常會苦惱：「我明明不是那個意思，為什麼逐層傳話後就變了調？」，其實很多的理解誤會都是源於一開始的交辦用語不夠清楚、讓人有誤會的空間，最後變成「部屬白忙、主管不滿」的尷尬處境，其實只要主管「多說一句話」就能減少很多不必要的困擾，請記得在交辦工作時，這10句話千萬別輕易說出口！
文／羅秀如 由經理人授權轉載
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工作交出去了，成果常常和主管期待有落差。很多時候，問題出在交辦那句話少了用途、標準或權限，部屬只能照自己的理解執行，等成果交回來，主管才發現雙方想的不是同一件事。
《經理人》商管LAB推出《高績效主管的交辦學》線上課程，從主管角色轉換、交辦前的任務規畫、執行中的授權判斷，到交辦後的追蹤校準，整理主管在工作現場常見的交辦難題。
我們整理了主管交辦時最容易脫口而出的10句話，這些話平常很常聽見，但後面少了說明，部屬可能做了又重改，也可能不知道哪些事能自己決定。
交辦前，先分清楚哪些事該放手、哪些問題該引導
1.「這件事我自己做比較快。」
主管會說這句話，多半是眼前真的有時間壓力，重新教一次好像太慢，不如自己動手。短期看起來，這樣最省時間，但每一次主管把工作接回來，部屬就少一次完整練習的機會。
可以這樣說：
「這次時間比較趕，我先帶你做一次。你先看我怎麼抓重點、怎麼排順序；下次遇到類似任務，你先試著做，我再幫你看。」
2.「這點小事也來找我？你自己想辦法解決。」
主管忙的時候，聽到部屬拿小問題來問，很容易不耐煩。但有些部屬會來問，未必是想偷懶，可能是分不清楚哪些事能自己決定，哪些事要先回報。
比較好的做法，是把「自己想辦法」改成一次判斷練習。主管可以要求部屬說清楚哪一步最不確定、已經試過哪些做法、手上有哪些選項。這樣不必直接給答案，也能避免部屬把求助理解成挨罵。
可以這樣說：
「你先跟我說，現在最不確定的是哪一步？你試過哪些做法？如果要先選一個方向，你會怎麼處理？」
交辦當下，把期限、標準和權限說清楚
3.「這個報告星期五前交給我。」
這句話有任務，也有期限，主管很容易以為已經交代清楚。但部屬還是不知道最後要交出什麼樣子：要幾頁、要不要附數據、要做到資料整理就好，還是要提出建議。少了成果標準，部屬只能照自己的理解完成。
可以這樣說：
「星期五下午5點前，請你交一份5頁以內的客戶流失分析。這份報告我要拿來判斷下季優先挽回哪10家客戶，所以請先整理流失原因、金額排序，以及你建議的追蹤順序。」
4.「照以前的格式做就好。」
這句話很常見，也很省事。主管想表達的是：不用從零開始，沿用舊格式會比較快。真正要補充的是，這次和上次有什麼不同。也許受眾換了、決策重點變了，或這次更需要放在前面的，是選項比較和主管建議。少說這一句，部屬很容易把力氣花在舊格式上。
可以這樣說：
「格式可以沿用上一版，但這次重點不一樣。這份報告要幫我們判斷下一季先推哪個方案，所以請你把選項比較和建議順序放在前面。」
5.「這件事很急，你先處理。」
主管說「很急」，通常是真的急。但部屬手上往往不只一件事。你只說先處理，沒有說哪些事可以延後，部屬就得自己判斷優先順序。交辦急件時，主管最好一起調整他手上的工作，指出哪件事先放、哪件事今天一定要完成，才不會讓部屬自己猜哪一邊比較重要。
可以這樣說：
「這件事今天先排第一。你原本的A任務先延到明天下午，我會先跟相關同事說明。今天下班前先給我第一版方向，不用先做完整簡報。」
6.「你看著辦。」
主管說這句話，常是想表示信任。但如果沒有說清楚邊界，部屬聽起來可能很不安：預算能不能動？要不要先問主管？可以對外承諾到什麼程度？如果做錯，責任算誰的？
只說「你看著辦」，容易讓部屬一路回來問，也可能讓他自行決定後，才發現踩到主管心中的紅線。
可以這樣說：
「這件事你可以自己決定執行方式，預算5000元以內不用先問我。如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程，就先回來跟我確認。」
交辦中，讓部屬敢說問題、也知道怎麼往下做
7.「有問題隨時來找我。」
這句話本意很好，主管希望部屬不要悶著頭做，也不要等到最後才說出事。但如果沒有補上回報方式，部屬可能把它理解成：只要卡住，就可以直接把問題帶給主管。久了之後，主管會發現自己一直在回答「那我要怎麼辦？」這類問題。
可以這樣說：
「有問題不要拖到最後才講。你來找我前，先想一下問題出在哪裡、試過什麼方法，還有你覺得可以怎麼做。」
8.「我們以前還不是這樣走過來的。」
主管想表達的是：我以前也吃過苦，你現在也要撐過去。但部屬聽到的，可能是自己的處境沒有被理解。主管的經驗有價值，但不能直接套在每個人身上。你以前能撐過去，可能是當時團隊規模比較小，做法不一定適用現在。
可以這樣說：
「我以前也遇過類似情況，當時有幾個做法可以參考。不過你現在的限制可能不太一樣，你先說說現在遇到什麼困難，我們再看哪個做法能用。」
9.「你連這個都不知道？」
主管聽到部屬問基本問題時，可能會覺得不耐煩。尤其這件事在自己看來很簡單，便會脫口而出這句話。但部屬聽到這句話，很可能下次就不敢再問。
如果主管想培養部屬，就要先分清楚：他是不知道背景、不知道資料在哪裡，還是不知道怎麼判斷。不同原因，需要不同協助。
可以這樣說：
「這裡很多人第一次做都會漏掉。你是不知道資料去哪裡找，還是不確定該怎麼判斷？」
交辦後，追蹤要問到真正的卡關點
10.「事情進行得還順利嗎？」
這句話聽起來像關心，也不會給部屬壓力。但問題是，它太容易得到一個安全的回答：「還可以」「差不多」「目前順利」。
追蹤時要問得更具體，尤其任務時間較長、跨部門合作較多時，主管要知道目前完成到哪一步、下一步要做什麼、哪個環節有風險。這樣才有機會在還來得及調整時介入。
可以這樣說：
「目前完成到哪一步？下一步要處理什麼？有沒有哪個人、資料或決定還沒到位？如果要我協助，你希望我先處理哪一件事？」
把一句話說完整，交辦才不會只靠默契
很多交辦話本身沒有問題，問題常出在只說了一半。主管多補一句用途、標準或權限，部屬就少一點猜測；回報方式先講清楚，也比較不會做到最後才發現方向不同。
《高績效主管的交辦學》從工作現場常見的交辦情境出發，協助主管把模糊指令改成清楚說法。課程會帶主管練習任務目的、成果標準、授權邊界、回報節奏與追蹤方式，讓主管把工作交出去時，也能說清楚部屬該負責到哪裡。
（原文標題：主管說「你看著辦」，部屬真的能自己決定嗎？交辦時，這10句話最好別再說）
