AI整理會議只得到摘要？怎麼留下決議、分工與待決問題？
用AI整理會議，摘要通順卻仍不知道誰要接手？本文從新品上市會議的假設情境出發，說明如何把議題轉成決策問題，核對決議、負責人、期限與原話，另列待決和爭議；搭配指令改寫與兩個練習，將紀錄接到會後確認及下次會前追蹤。
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大家談過，等於已經決定嗎？
會後打開紀錄，你可能看見每個部門都發過言，也看見AI整理出幾段重點，但輪到問「接下來交給誰」，答案又回到逐字稿裡。收到這種回覆時，先看看自己最初要的是發言摘要，還是可以交付的工作。
假設情境：小安負責整理新品上市討論，包裝、通路、宣傳全都談到了。情境 → 紀錄看似齊全，同事仍不確定下一步；判斷 → 重新確認每項議題是否已拍板；理由 → 談論的過程與成立的決議，需要分開記錄。如果會議原本就要協調分工，閱讀紀錄的人需要知道自己承接什麼、何時完成。先把這些問題放進需求，才能判斷AI交回的文字有沒有回應會議目的。
搭配本課程5分鐘影片，先看重點，再用下面的整理與練習確認理解。
先找問題，再整理能核對的結果
「先抓決議，再寫紀錄」可以落在整理順序上：先列要回答的問題，再回看結果，最後處理尚未解決的部分。不要先求一份流暢全文，再猜哪些句子算分工。
- 把「包裝討論」改為「包裝是否可以定稿」，讓AI聚合相關發言。若中途增加新題目，就單獨標記，留給主持人判斷。
- 在各題下整理決議內容、承接的人及交付時間，並註記原文所在位置。你需要能回頭看到當時怎麼說，而非只看到AI的推論。
- 建立待決區，把資訊不足與意見分歧留在裡面。爭議中的不同理由也留下，下一場會議才知道要繼續處理什麼。
系列共用的骨架是「交代目的與標準 → 排好先後步驟 → 要求附上依據」，也就是「說清楚要什麼，再驗收它交的東西」。用在會議，依據指向原話；分工與日期則須向真人核實。
核對時可以先從一筆決議開始：原話有明確接受某案嗎？承接的人有認領嗎？如果只有說「回去研究」，就先不要寫成已同意執行。先修正這筆判斷，再看同類文字是否也被寫得過於確定。
「下週處理」還少了哪個答案？
假設情境：會中有人表示下週會處理。情境 → 表格被AI填上一個交付日；判斷 → 應撤回推定日期並追問；理由 → 相對時間沒有交代實際哪一天完成，排入表格前仍缺當事人的確認。
| 紀錄裡看到的狀態 | 接下來確認什麼 | 暫時怎麼保留 |
|---|---|---|
| 提過某個方案 | 是否真正拍板 | 附原話，未明確就待確認 |
| 有事要做但沒人認領 | 誰同意接手 | 人選欄先標待確認 |
| 提到下週但未給日期 | 哪天交付 | 留原句，另列追問 |
| 兩方對時程看法不同 | 各自顧慮及缺少資訊 | 放待決區，保留分歧 |
這些空格不是交給AI自由補齊的地方。若小安不知道誰承接，就先找當事人；如果通路資訊還不足，就把缺少的評估資料與窗口留在待決事項。表格排好後，仍需將責任、日期和爭議回給與會者核對。
會後有人更正內容，要一併檢查決議區與待決區。某事從待決變成已決時，兩處應同步反映確認結果，避免同事看到不同說法。
把這次的紀錄接到下一次會議
原本只寫「請摘要這場會」，AI可能將包裝、宣傳與通路各縮成一段。改寫時可以先限定要解決的問題，再交代輸出欄位與不能自行推定的內容：
請檢視＿＿會議資料，先找出＿＿議題的拍板結果。每筆列承接窗口、交付日及可查的原文位置。
尚無明確承諾的欄位請標待確認。未解決事項另開清單，附資訊缺口與應聯繫的人，分歧理由不要省略。
收到結果後，分別問自己：決議能否回查？分工與日期有沒有經本人核實？未決事項是否仍獨立可見？哪一項不足，就處理那一項。這比直接要求AI整份重寫，更能指出你還需要什麼資料。
紀錄確認後，下一次會前可請AI依決議整理追蹤清單，查看各項工作的進度。保存的是決策問題和責任欄位，下一場會議重新填；不要連上次的人與期限一起沿用。
這個做法適合活動、專案與跨部門協調。若是發想會，先保留不同構想即可，不必將每個想法都變成已承諾的工作。判斷要回到這場會議原本的目的。
動手做2個練習
- 練習：找一筆最近會議的決議，暫時遮住AI摘要，只看原話，寫下你能確定的結果及還缺的資訊。
- 解析：若原話不支持定案，就保留待確認；缺人或日期時列出追問，不依印象補齊。再把你的判斷與摘要對照，查看是否過度推定。
- 練習：假設業務希望宣傳提早，設計擔心來不及，請寫一句交給AI的整理要求。
- 解析：要求分別記錄兩方理由、缺少的交稿條件和確認窗口，列入待決事項。不能用「大家同意提前」收尾，仍須回給相關同事核實。
使用提醒
AI可能出錯，重要數字要自己查證。上傳資料前先確認公司規定、去除個資。逐字稿上傳前，先把人名轉為代號，內部數字按公司規定刪除，並去除個資。寄出紀錄前要讓與會者確認責任與日期。本文人物、事件與數據均為假設情境或假設數據，AI回覆僅供示意。
AI工作術系列｜接著讀下一堂
- 第6堂｜請AI寫信越改越客氣，要求卻不見了？怎麼守住底線並讓對方好回覆？
- 第7堂｜AI做簡報頁數很多，主管仍問重點？怎麼用結論標題串起故事線？
- 第8堂｜AI寫的SOP看似完整，新人仍一直問？怎麼先訪問再補交接判斷？
- 第一季：寫企劃、做研究、看數據、審提案
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