Email能解決的事，為何要開會？幫你擺脫「無效會議」的6大練習
關於開會，最多人抱怨的就是那其實是一封電子郵件就可以解決的事情。會議或許是我們在職場上練習「閉上鳥嘴」最好的機會，本文作者指出，收到大型會議的開會通知能閃盡量閃，實在閃不掉至少要自我克制…6個練習幫你擺脫「無效會議」，並提供從「多話」脫身的9個技巧。
文／丹．萊昂斯
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會議上，人為分兩種：一種人喜歡開會，另一種人腦袋沒壞。目前占上風的是前者。
美國人每天要忍受超過一千一百萬場會議，全年不下十億場─當中有成效的僅百分之十一。換算下來，就是有二百四十億個小時被徹底浪費掉了，財務損失高達三百七十億美元。一項研究發現，上班族平均每個月要開六十二場會，且與會者中，有半數宣稱那些會是徹底的浪費時間，三成九的人承認在會議中打瞌睡。這還不是最大的問題：自二○二○年以來，美國人花在會議上的時間呈現每年八到十趴的成長。一對一的會議在過去短短兩年間成長了五倍，而且並非巧合地，每天的平均工時也增加了一點四小時─美國人現在的週工時平均是四十四點六個小時。
這簡直是瘋了。因此，會議或許是我們在職場上練習閉上鳥嘴最好的機會。下面有幾招供大家參考：
拒絕無效會議的6個練習
1. 會議能小則小
「會議的價值遞減」與「與會者人數的平方」成正比。亞馬遜遵循的政策叫作「兩片披薩原則」，意思是如果你需要兩片以上的披薩才能餵飽會議中的每個人，那這場會議的人數就太多了。換算起來最多大概是十個人。
收到大型會議的開會通知能閃盡量閃，實在閃不掉至少要自我克制。不要在會議上加入無意義的冗言贅語，而且不要害怕早退。「只要你顯然無法在會議上增添任何價值就立馬走人，或是登出連線。」特斯拉執行長馬斯克如此建議，「離開並不失禮。讓大家留下來浪費時間才叫失禮。」
2. 會議能短則短
我們很多人都預設會議要半小時起跳，但理想的會議長度是十五分鐘。在十五分鐘的會議裡，九成一的人可以保持專注，一旦過了十五分鐘，這個比率就會開始下降。
3. 說「不」
只因為你受邀赴會，不代表你就一定要出席。拒絕人需要勇氣，但只消一個理由─「我忙翻了，但我之後會聽錄音。」─就可以幫自己解套。
4. 問自己所為何來
在會議上開口之前先問自己一聲，我為什麼要說話？
以下的問句可供你參考：
- 我這發言可以達成什麼目的？
- 起了這個頭，我有辦法延續對話嗎？
- 我有為某人的發問提供答案嗎？
- 我想說的話重要嗎？
- 現在是提起這事的時機跟地點嗎？
- 我是在表達意見還是在陳述事實？
- 這問題我有仔細思考過了嗎？
- 我有辦法言簡意賅嗎？
- 現在輪到我說話了嗎？
- 我是提出這個論點的合適人選嗎？抑或我應該鼓勵別人對此發言？
- 這話有別人已經說過了嗎？
- 我是不是為了說而說？
- 我是不是想在人前求表現？
- 這話沒人說，會有差別嗎？
能通過「所為何來」篩選的發言不會太多。也就是說，你會有很多時間在會議上一聲不吭。重點在於你不說話時，不要放空，也不要臭臉。不論誰在發言都務必專心聽，投入對話，隨手筆記，面帶微笑，點頭附和。用身體語言與臉部表情讓人看到（並相信）你沒在恍神。
5. 傳球要快
使用即興喜劇中的「沒錯，而且……」技巧：一開口，先附和在你之前發言者的意見，加上你自己的看法，然後盡快把球傳給下一個人。
6. 改用電子郵件
關於開會，最多人抱怨的就是那其實是一封電子郵件就可以解決的事情。真的有需要把一大堆人拉上Zoom，只為取得一份文件的回饋，或為了讓他們更新一下現況嗎？很多你需要說的話，其實都可以放進短短一封電子郵件內、或通訊軟體的一則群聊訊息中。
如何讓多話者閉嘴？從「多話」脫身的9個技巧
掌握了在工作場合中閉上鳥嘴的技巧之後，你會創造出一個新的問題：所有其他的多話者會讓你發瘋。你就像剛戒菸成功的人，現在，你恨死了所有抽菸的人。
此時的你，需要學習一種新技巧，就是如何讓其他人管住自己的嘴。哈佛最近的一份心理學研究發現，有近三分之二的對談時間比其中一名說話者希望的來得長。如果你已經是閉上鳥嘴的大師，那你就會是其中那個很想離開、很想結束對話的人。
那具體而言，你要怎麼脫身呢？溝通學者建議使用各種「閉幕儀式」與「言談布局」，像是「今天跟你聊到天，真的很開心」、「我三點有線上會議要開」或更委婉一點的「所以，總之……」。你也可以直接擺明無心往下聽了：「嗯哼。是喔。原來。」然而，這些技巧都屬於戰術層面，且其有效前提是在跟你談話的是正常人。遇到慢性的硬核多話者，你要過關可就沒那麼容易了，你必須祭出鐵腕手段：
1. 偷襲
這招有點不講武德。丟一本《閉嘴的藝術》到他們的桌上，在你正在讀的這一頁加上書籤，並／或附上一份傑森．艾克索姆的報告，讓他們知道多話者在職場中是什麼評價。
2. 逃
如果你遇到自大型多話者，那就只能逃了。你可以嘗試溫和地進行干預，但如果沒奏效，就趕緊找個理由逃跑。假裝你手機在響需要去回個電話；或乾脆別演了，直接說「抱歉，我得走了」效果也會很好。粗魯就粗魯，無妨。他們不仁在前，你自可不義在後。再者，他們多半自我中心到看不出別人在嗆他們，就算他們注意到了，那就注意到了吧，說不定那正是他們改變的契機。
3. 善用肢體語言
往後退；微微轉身；避免眼神接觸；拿手機起來看。如果你面對的多話者還不到病入膏肓，他們就應該能看懂你的意思。要是這樣還看不懂，那就做到讓他們看得懂。把自己想成是一名拳擊手，你不會想被困在擂台的角落。你要保持腳步的移動，把對手耍得團團轉，然後慢慢脫身。
4. 打斷對方
用來對付打斷者的肢體語言，在此也可以派上用場─舉起手掌，伸出食指，這次要扮演打斷者的，是你。
5. 點煞
在面對緊張型多話者，也就是那種有社交障礙，多話是為了緩和自身情緒者時，你可以想像自己是他們的幫手而非敵人。拿出你宛若公共廣播電台主播的平穩聲音，輕聲細語讓他們平靜下來。首先，讓他們知道他們說的話你都聽到了，然後，再將他們導向不同的方向。你不是在緊急煞車，你只是一踩一放、一踩一放地「點煞」把車速慢下來。「那還真有趣。你知道，我有事想跟你說。」此話一出，對話的主控權就落回你手裡了。接著，你可以提出一個需要他們停下來思考的問題，帶領他們跟隨你的節奏，比如「我前幾天讀到一篇文章，講的是現在很多人都在從都市撤離，因為遠距工作的人愈來愈多。類似蒙大拿波茲曼市的地區愈來愈夯。我在想，要是不考慮現實因素，我會搬到哪裡？你有想過這個問題嗎？」
6. 預先建立界線
遇到地獄來的乘客坐在你旁邊時，最適合搬出這一招。經常在坐飛機時，我們會遇到那種一直跟你搭話的傢伙，放任他們不管，他們會在六個小時的航程中說個沒完，因此，先發制人很重要。「我真的很需要補眠」或「很抱歉，我在降落前要趕完一份報告。」
7. 打造一座停車場
利用這招，你可以防止多話者在工作會議上脅持整場對話。首先要確立你召集會議要討論的主題。偏離主題時該怎麼辦呢？「那件事我們先把它擺到停車場吧。」這比要對方閉嘴客氣，但意思是一樣的。
8. 跟你的多話者對話
如果多話者是你長年有這問題的親朋好友，那麼光是「機會教育」就會顯得不足夠。你需要的是一種可以釜底抽薪的治本之道。私下找對方聊聊，用平和的口吻、不帶脾氣地跟對方解釋這個問題，並展現你願意幫他一把的誠意。我認為有很大的機率，你的多話者親友本身也想要改變。
9. 建立暗號
我有個朋友和她多話的老公一起研發出一個暗號，為的是幫助他應對團體性的場合：當他正要開始滔滔不絕之際，她就會把手搭在他的手上。我喜歡這種技巧。她沒有讓老公難堪，也沒有引人注意到她老公的多話；相反地，她用肢體表達了親密的姿態。
節錄自：時報出版《閉嘴的藝術：以退為進的刻意沉默，讓你趨吉避凶，家庭與事業如沐春風／丹．萊昂斯 著 》
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