讓訓練發展更精準，從職能行為來思考
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一、了解職能定義描述，對該職能認知更加具體
二、理解職能行為內涵，對該職能展現有所方向
三、依據不同職能行為，對該職能評核有所依據
四、釐清不同職能現況，分析單位人才適配度
五、從人才適配度分析，找出團體訓練計畫(GDP)
六、從個別差異分析，擬定個人發展計畫(IDP)
要到了年末，要針對明年的訓練規劃來做思考，要如何能夠更明確將訓練規劃與實務工作來結合，透過連結職能，相信是明確可參考的方式。
除了從核心職能來思考，了解所有員工應具備的共通性職能，例如:團隊合作、主動積極等項目；也可從職務所需專業職能來結合，規劃相關的訓練，例如:問題解決、持續改善等能力，如果是主管，就從管理職能，了解身為主管所需要的職能，例如:發展他人、管理績效等等…
但如果只知道要發展的職能項目，真的就能夠有效展開訓練規劃嗎?答案是，可能會有些困難，畢竟要能更了解職能內涵，來思考如何銜接訓練的規劃，那該如何做呢?若能更深入理解不同職能行為，相信對於訓練發展的規劃能有更多幫助，提供以下建議做為參考:
一、了解職能定義描述，對該職能認知更加具體
對於職能的明確內涵，可先從職能定義來做理解，避免相同名稱在解讀上‵會有不同落差，透過掌握到該職能的重點，能確保有一致性的基礎來做發展，透過了解職能定義，進一步來思考如何連結具體行為展現。以【問題解決】的職能定義，舉例說明如下:
能夠掌握問題核心，精確解讀訊息做出結論，尋求適當解決方案 ，衡量利弊得失並採取實際行動以排除障礙。
二、理解職能行為內涵，對該職能展現有所方向
接著，從職能行為定義，進一步思考具體職能行為描述，更清楚知道要展現該職能的應有行為，區分出不同行為範疇或順序，有更明確展現。例如:【問題解決】的職能行為，舉例如下:
- 問題發生時能夠找出並界定問題
- 能整合不同來源資料以發現問題原因，並提出可行方案
- 能選擇與執行合適的行動方案
- 能持續追蹤行動方案執行，適時採取替代方案
透過深入理解解決問題職能，從界定問題、發現原因到提出可行方案及替代方案，對應不同職能行為，對於問題解決職能，相信有更深入理解。
三、依據不同職能行為，對該職能評核有所依據
再接續，能更深入來思考如何結合評核，來銜接職能行為，可依據不同的職能行為，來作為衡量參考，對應該職能的不同職能行為項目，相對具備或欠缺的職能為何?可設計相關評核方式，找出可能答案。
若用簡單的方式，可透過逐項檢核，來瞭解有哪些行為具備或欠缺；若用複雜的方式，可將不同職能行為對應不同級別分數，設計相對應的評核方式，來衡量在此職能所具備的程度。
例如:在問題解決的職能行為，可針對第二點所提到的4項職能行為，來設計評核機制，透過問卷測試，來了解員工現況，由員工自評或是主管回饋，收集調查數據，作為特定職能行為的現況參考。
四、釐清不同職能現況，分析單位人才適配度
當對於特定職能有前述的思考，可更明確依據特定的目的，通常可針對特定職務所需專業職能來列出職能組合，並將這些不同職能比照前述方式來做調查或評估，產生人才適配度的數據，對於特定職務不同人員在不同職能的分數能有參考，作為評估單位人才與訓練規劃的依據。
例如:某企業招募了海外儲備幹部，盤點出所需要的職能項目為:問題解決、溝通協調、跨團隊運作、執行力與顧客導向，則針對這五項職能，可設計量化問卷，來做評估與調查，透過相關數據能夠了解特定部門或對象，針對這些職能項目的整體數據，作為未來訓練發展決策之參考。
五、從人才適配度分析，找出團體訓練計畫(GDP)
透過職能行為分析的結果，若不同單位或同單位有許多同仁，針對特定職能分數都不高，則顯示對於特定職能，會有明確的訓練需求，則此時可思考要如何來規劃團體訓練計畫(GDP；Group Development Plan)，盤整出要受訓名單，針對明確缺口來展開訓練，相信可更聚焦來推動。
例如:若公司跨部門的專業職能，對於問題解決測驗或調查分數不高，則針對問題解決的職能，參考明確對應職能行為分數狀況，來思考更聚焦的訓練缺口做訓練規劃，更明確將重點與資源，與職能來做更緊密結合。
六、從個別差異分析，擬定個人發展計畫(IDP)
另外，也可針個人來思考如何規劃專屬的個人發展計畫(IDP；Individual Development Plan)，此時就不僅是安排課程，而是更著重在個人透過特定任務安排或指定學習的規劃，來提升職能行為的展現。舉例:在【問題解決】職能的IDP規劃可指派相關任務或透過主管提問，來提升部屬該職能的能力，參考如下:
- 當面對問題或任務時，試著從幾個不同來源尋找資訊，並整合資訊內容。
- 當使用分析方式來處理事情，請別人針對自己分析方式給予回饋。
以上說明若要能更具體來做執行，建議可結合外部明確的工具或資源來協助，再依據內部情境與需求做導入，相信可收事半功倍的效果，減輕HR負擔，讓職能行為具體結合訓練規劃，能產生更好的訓練成果!
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