打造ChatGPT行政小助理:專屬AI助理幫你處理瑣碎行政工作

商周出版
2025.05.05
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你是否曾經覺得ChatGPT「不夠聰明」、「總是抓不到重點」?問題可能不是AI太笨,而是你沒學會如何訓練它成為你的專屬行政小助理!教你透過3步驟用ChatGPT建立專屬GPTs工具,並分享升級技巧與應用範例,打造高效率、全年無休的AI團隊。本文節錄自《30個必學的AI行政工作術》。

文/賴彥廷

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訓練個人專屬的行政小助理:ChatGPT

「AI不像大家說的那麼聰明,給的東西總是不準確,沒辦法直接用啦。」

「別人說『訓練』AI很重要,但我跟它對話了這麼久,它怎麼還是不懂我的需求呢?」

「為了得到理想的成果,我要花更多時間和心力在AI身上,似乎本末倒置了吧,乾脆改回人工的方式好了。」

「唉,AI真難用……」

你是否曾經在使用AI時,冒出以上的想法?

如果有,你並不孤單。面對新工具時的無力感相當常見。

在與AI磨合的過程中,我們常聚焦在技術操作上,例如:Prompting(提示工程)與Fine-tuning(微調),前者讓我們將內心抽象的需求轉化為具體且明確的指令,後者則是強化AI在特定工作上的表現。

然而,除了掌握技術,心態設定同樣重要!

假如期望AI一開始就成為全知全能的助手,能完美執行任何任務,對於初學者來說幾乎不可能;但如果我們調整心態,先把日常工作切分成幾項小任務,每項小任務交給一位AI助手處理,不僅容易上手,還能快速享受到AI帶來的甜美果實。

就讓我們一起使用ChatGPT訓練個人專屬的行政小助理,熟練之後,就能反覆套用這個模式,讓每項瑣碎的行政工作都有一位專屬的AI助理,從此事半功倍!

【操作3步驟】用GPTs打造專屬行政小助理

ChatGPT是當前最熱門的生成式AI工具之一,而「GPTs」功能可說是讓AI從好玩邁向實用的直達電梯。

透過GPTs功能,我們可以為每一項行政工作量身訂製一個專屬的聊天機器人,它只為這項任務而生,因此能做得更精準、更完善、更符合我們的需求。

接著將介紹如何設定GPTs功能,訓練個人專屬的行政小助理。

GPTs配置模式的操作示意圖

【STEP 1】快速掌握「建立模式」的操作方法

開啟ChatGPT:我的GPT頁面,點擊「建立GPT」(此為付費方案功能),即可開始設計。

操作不必具備任何程式基礎,只需要用口語描述希望創建的功能。

畫面布局主要分為左右兩大區塊,右側是預覽區,呈現未來實際使用時的畫面,我們可以在此隨時進行測試,檢查是否有需要調整改善的地方。

左側的功能設定區還可以分為兩種設計模式:建立(Create)以及配置(Configure)

建立(Create)模式下,我們將與ChatGPT來回對話,讓AI一步一步引導我們完成設計。

舉例來說,ChatGPT先主動提問:「請告訴我,您希望這個GPT具備什麼樣的行為或目標?」

我告訴它:「我想製作偵測錯別字的GPT。」

ChatGPT就會快速擬出相關指令以及預期呈現的功能,並且不斷地發問,確認它的理解與我們的實際需求一致。

ChatGPT可能會這麼發問:「我建議將這個GPT命名為:錯別字檢查助手。您覺得這個名字合適嗎?」、「您希望錯別字檢查助手在與您互動時,採取什麼樣的語氣和風格呢?」

除了回答它提出的問題,我們也可以提出其他的需求,例如:「如果發現簡體字,請特別標示出來。」以此新增ChatGPT原本沒有考量到的功能細節。

我們在左側功能設定區操作時,右側預覽區的畫面會隨之更新。在一來一往的問答中,將會逐步完善這個GPT。

整體來說,建立(Create)模式偏向把設計的主導權交到AI手上,具有操作流程親民容易的優點,我們不必思考繁瑣的技術細節,大部分的問題都交給AI處理。

然而,建立(Create)模式的缺點也顯而易見,如果跟AI溝通不良,這個「對話」過程可能拉得很長,耗費更多時間。此時不妨切換到配置(Configure)模式,省略來回問答,直接完成所有的功能設定

【STEP 2】快速掌握「配置模式」的操作方法

在配置(Configure)模式下,我們將省略跟ChatGPT口語溝通的過程,直接針對指令、對話啟動器、知識庫等功能細節進行設定,請參考以下說明:

  • 名稱(Name:為這個GPT命名。
  • 說明(Description:簡單介紹功能。
  • 指令(Instructions:詳細輸入我們希望執行的動作、操作步驟以及具體的指令。可以使用條列式進行說明。
  • 對話啟動器(Conversation starters:預設一開始能立即使用的指令。
  • 知識庫(Knowledge:上傳可供AI學習與訓練的資料,檔案類型包含但不限於Pdf、Excel、Word等。
  • 功能(Capabilities:選擇是否開啟網頁搜尋、DALL·E繪圖以及程式碼執行器等功能。
  • 動作(Actions:點擊「建立新動作」,就能執行串接第三方API等進階設定,如果不需使用,忽略這個功能即可。

其中,指令(Instructions是整個功能設定區的核心,我們需要具體且明確地輸入指令,告訴AI如何執行任務。舉例來說,當我們設計偵測錯別字的GPT時,可以將指令設計如下:

  • 請幫助使用者辨識並更正錯別字,並遵循4個原則:
    1. 用「」標示錯別字,提供更正建議,同時保留原句。
    2. 使用專業語氣,提供簡潔的建議。
    3. 僅限於更正錯字,不修改語句次序及結構。
    4. 如果遇到不確定的情況,請主動向使用者確認。

在設計指令的過程中,別忘了隨時透過右側的預覽區做測試!

我們可以根據測試結果,觀察AI實際執行的情況,檢測還有哪些問題需要解決,將指令內容修改得更完善。

另外,對話啟動器指的是一進入GPT就能看到的指令按鈕,通常會設計為簡短易用的指令。以偵測錯別字的GPT為例,對話啟動器可以設定為「請偵測這篇文章內的錯別字」。未來每當我們進入這個GPT,都會出現這個指令按鈕,節省手動打字的時間。

關於功能設定中的程式碼執行器和資料分析功能(Code Interpreter & Data Analysis),乍聽之下像是只能用在程式設計,但它的應用層面其實相當廣泛,許多涉及數理計算、製圖製表或是數據分析的操作,都會用到這個功能。

整體來說,建立(Create)模式的操作容易,但只適合設計功能簡單的GPT;配置(Configure)模式雖然稍顯複雜,卻能滿足更細膩、更全面的設計需求。

【STEP 3】設定分享方式

設計完成後,點選畫面上方的「建立」(Create)就能完成存檔。

同時,我們也要決定如何分享這個GPT,目前共有3個選項。

  • 只有我:僅供私人使用。
  • 擁有連結的任何人:可以透過連結,分享給同事或親朋好友使用。
  • GPT商店:公開發表到OpenAI的GPT商店,任何人都能搜尋到這個GPT,並自由使用。

最後再次強調,大家試著把自己常常需要做的行政工作區分為幾項小任務,並為每項任務設計專屬的GPT助理。

期待大家都能組織一群專業、高效率的「AI團隊」,全年無休為自己服務!

2招技巧再升級

【技巧1】激發想像,GPT助理還有哪些功能?

除了上文介紹的偵測錯別字,GPT助理還有許多新鮮有趣的應用,例如,我們可以設計一個專門整理名片資訊的GPT助理,或是讓它負責構思簡報大綱、安排旅遊行程,甚至還能擔任精通多國語言的外語家教。

【技巧2】使用別人設計的GPTs

除了設計自己專屬的GPT,我們還能在「GPT商店」享受別人開發的工具(連結附於文末),內容涵蓋繪圖、文案寫作、程式設計等眾多領域。閒暇時不妨到GPT商店瀏覽一下,或許有意外之喜!

AI小講堂:實用工具連結

GPT商店常被稱為「AI版本的App Store」,如同我們在iPhone下載各種實用的APP,GPT商店也有許多別人精心研發的工具,滑鼠一點,就能直接取用。

根據統計,OpenAI推出GPT商店之後,短短幾個月時間就累積了超過300萬個GPT作品,藉由全球不同產業、不同領域使用者腦袋裡的無限創意,即使是剛接觸生成式AI的新手也能站在巨人的肩上,輕鬆享用甜美的果實。

節錄自:商周出版《30個必學的AI行政工作術:搞定會議、行程、簡報、文書、圖表、影音、資料庫,事半功倍,準時下班!》/賴彥廷 著

節錄自:商周出版《30個必學的AI行政工作術:搞定會議、行程、簡報、文書、圖表、影音、資料庫,事半功倍,準時下班!》/賴彥廷 著


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