人資市集

日期 |2022.07.06

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你的招募數據報告,老闆看不懂? 因為你沒有「資料視覺化」

文:為你而讀

原文標題:研討會筆記:如何有效分析HR招募成本,讓老闆更有感?

重點閱讀:

在HR招募流程中,常常會發生一件事:對各部門實際去留多少人數很清楚,但預算卻永遠搞不清楚!該如何跳脫HR角度,從公司營運角度來規劃預算與控制成本?

HR的工作日常,無非就是招募、面試、訓練、公司政策制定與宣導、薪酬管理等等。

HR招募成本分析時,常見的幾個問題:

  • 企業在成長階段而人力短缺,該怎麼跟部門確認適當的人力需求?
  • 招募流程該怎麼拆解?該看哪些指標改善成效?
  • 人事預算抓太多會被唸,抓太少又被嫌,就是無法抓的剛剛好!到底該抓多還是該抓少?

針對招募的報表,信瑞企管顧問公司 駐菲律賓教育訓練規劃顧問 黃卉怡Lucy老師首先用了一張圖表來與我們分享:

圖表一、2021年12月人力統計表。(圖片來源:黃卉怡Lucy)

當我們將以上這張圖表製作好並交給主管、老闆看的時候,他們需要花點時間從中看到重點,原因就是他們要在腦中轉化資料成為管理和決策的資訊,以及不容易從這張人力統計表看到有層次的觀點。

例如:各部門補充人力產生了缺口,有補齊嗎?為什麼『補』或『捕』不到人?年度編列預算夠用嗎?預算有確實用嗎?以及好用嗎?

圖表二、人力缺口分析。(圖片來源:黃卉怡Lucy)

如果我們統計表製作成以上的「人力缺口分析」視覺化圖表,是否就能清楚的指出,哪個部門每個月一直在缺人、異動,哪個部門根本不需要擔心,這樣就能著重相關部門來做相對應的改善。

企業在招募、選擇和錄用員工過程中,「取得成本」有哪些?

圖表三、取得成本來源。(圖片來源:黃卉怡Lucy)

一、招募成本

指企業為了吸引和確認所需的內外部人力資源所產生的費用,例如:招募同仁的薪資(工時)、交通費、誤餐費、住宿費、廣告費、招募通路費、場地費、宣傳材料費、設備租用費…等。

二、選擇成本

指從企業內外部的候選人中選擇合格人力資源所產生的費用,例如:人才評測費、筆試費、口試費、背景調查費、體檢費、部分招募外包(獵人頭)費…等。

三、錄用成本

指企業從應聘人員中選拔出合格者後,將其正式錄用為企業的成員的過程中所發生的費用,例如:錄用手續費、交通補助、生活補助、補償費。

四、人均招募成本

從以上的成本中計算出招募一名員工所需要的成本。

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管理不是算數學,沒有正確答案

結語

企業獲利由過去的薄利→微利→到現在的奈米利,甚至更小單位,如何反轉獲利結果從奈米利到薄利到厚利是每位老闆最想做到的事情。HR要開始練習改變日常的思維邏輯轉化成老闆的視角。

除了講到招募流程中會產生的成本與指標外,還有一項工作也必須花時間去做,就是「雇主品牌」的塑造,能夠做好這件事情,除了可以管控或是降低招募成本之外,還可以更輕鬆和容易召集志同道合的好夥伴來創造更美好的未來。

最後,做好公司成本管控本就是件極不易的事,數位轉型的潮流因為COVID-19這場疫情加速前進,HR的夥伴們必須趕上腳步,開始練習與習慣『數位化』工作的型態,例如:數位思維的建立、數位工具的運用、善用量化數字與視覺化報表管理⋯⋯等。請大家從現在開始練習,將例行性可量化的工作交給工具,讓HR可以更專注於有價值與溫度的工作上!

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