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2024.03.06 | 1958次觀看

職場溝通最忌「繞圈子」!外商公司都在用的5種高效溝通模式

研究顯示,組織中最花時間、最幫助或阻礙前進的都是溝通,所以縮短溝通的時間,其實就是幫助企業節省成本,並提高競爭力。如何講得很清楚又不浪費時間?公關教母丁菱娟分析5種外商公司的高效溝通模式,可以省去很多含糊不清、猜測或誤解的機率。

文/丁菱娟

縮短溝通的時間,其實就是幫助企業節省成本並提高競爭力。

我本身是做品牌和公關,我經常告訴學生,為什麼要做品牌? 因為品牌有一個最大的功能就是效率,什麼叫效率呢? 就是減少消費者猶豫的時間,讓他們很快可以選擇你,所以效率就是商業的競爭力。

當消費者在搜尋某樣東西時,需要花時間,需要比較,當他不知道如何做選擇時,突然前面有一個他熟悉的品牌,這時他心裡會出現信賴感,所以會覺得買他熟悉而又信任的品牌就不會出錯,這時候品牌在消費者面前就是效率,因為節省了他的時間。對品牌商而言也是效率,因為品牌不需要被比較就已經被選擇了。

基於上述理由,通常知名公司的員工會比默默無聞公司的員工,更具有效率與自信,因為當知名公司的員工出去遞出名片時,他不需要解釋他是誰,對方就已經知道他是誰。相反地,默默無聞的公司員工遞出名片時,對方可能還一頭霧水,該員工必須要費一番口舌,甚至做完簡報,對方才會了解你到底是誰,這中間就比知名公司多花了很多溝通成本,你還必須培養最頂尖的業務員才有機會接觸到客戶,而且不是每個客戶都會給你這個機會解釋,這就是為什麼需要品牌,重要的是,溝通成本就是商業成本,如何有效率的溝通是商業上的必要。

這是一個講求效率的時代,時間等於金錢,效率更是競爭力的核心。研究顯示,組織中最花時間、最幫助或阻礙前進的都是溝通,所以縮短溝通的時間,其實就是幫助企業節省成本,並提高競爭力,因此提高溝通效率就是我們在職場上的能力。

說話可以很直接,也可以拐彎抹角。直接會傷人,但節省時間;拐彎抹角不傷人,但成效不彰。如何講得很清楚又不浪費時間,是一門學問。大家都覺得外商的溝通效率比較高,我們就用如下外商公司的溝通模式來參考,應該就能省去很多含糊、不清楚、猜測或誤解的機率了。

職場內的高效溝通模式

1. 不要兜圈子

講真話,簡單、明瞭無須修飾。直接回答問題,不要隱瞞真相。以這種方式往往能在一次交談中就快速建立起信用。你會被認定為是說實話的人,正直而誠實。除非你需要花時間搏感情,否則在商業溝通上若要有效率,就不要兜圈子,

承認自己的侷限如果你不知道就說不知道;如果某些事不是你最擅長的就照實說;如果沒有完整的答案也請老實說,並說明清楚哪些是你清楚的,哪些是必須再去弄清楚的。

2. 為對方著想

如果你所提供給客戶的建議,大多是站在自己的立場時,那麼沒有客戶會真正信任你的建議。例如,當你提供的服務不符合成本效益時,可以推薦其他提供專業服務的公司供客戶選擇。這樣的替代方案反而會提升你的信用度。

3. 承擔情緒面的風險

如果你察覺到對方的情緒有些擔心時,可以試著說﹁你好像有點擔心,有什麼我可以幫忙的嗎﹂等話語,或許先展現關心與真誠,反而能讓對方敞開心胸說真話。

4. 主題很重要

為每場會議設定目標及議題,這樣可以快速進入主題並聚焦,以免大家各自論述及表達意見,形成聊天大會,沒有主軸。當大家失焦時,主席也可以比較順理成章要求大家回到主題討論。

5. 做結論

在會議或談話結束時,應該要做個總結或會議記錄,條列式的最好,不僅要列下討論內容和結論,也要列出接下來的行動由誰負責以及期限,避免對方有錯誤認知或誤解之處。

溝通是人每天都在進行的活動,但有效與否,就在於我們是否除了「講話」之外,有更多一層「人性」的思考,敞開心胸傾聽服務對象的需求,提出解決方案與建議,而不是一味地要將自己或商品推銷出去,只有讓對方卸下心防之後,才可能使溝通變得更暢通、更快速。

節錄自:聯經出版《丁菱娟的成熟大人說話課:如何說,才能得體又不傷人?反擊時,如何堅定又有力量?任何情境都可用的38個溝通之道/丁菱娟 著 》


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