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日期 |2021.12.14

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如何告訴老闆需要招募多少人?3招人力盤點,用數據找對人

文:楊芳育 / 裕隆日產汽車管理部經理

原文標題:年度人力規劃與招募計畫

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身為人資,要如何評估公司需要多少人力?台灣眾多中小企業,要如何依據公司的目前狀態,進而去評估、預測公司真正的人力需求?本文將提供較實務的三種建議,提供中小企業人資參考,掌握人力關鍵數據,擬定招募選才計畫,幫公司找到對的人。

企業人資的天職之一,就是公司出現職缺時要能幫公司找到人,所以當你問一個人資如何找到合適的人,通常專業經驗豐富的人資幾乎都能分享一套有邏輯的方法。

但當你問一個人資要如何評估公司需要多少人力(數或質)時,普遍都不會有具體的答案,為什麼會這樣呢?因為一家公司的人力規畫,取決於內外環境多面向的變動因子,或人資從業者對於自家公司的營運數據與公司的產業變化人力資源狀態能否清楚掌握。

學理上已經討論了很多人力供需的預測方式 ( 尤其是製造業工時人力的推估 ) ,此文不再贅述,但本文試圖提供較實務的作法,給我們的中小企業人資參考,希望可以幫助大家去省思目前公司的狀態,進而去評估預測公司真正的人力需求。

註:中小企業是指依法辦理公司登記或商業登記,實收資本額在新臺幣一億元以下,或經常僱用員工數未滿二百人之事業。

第一招:掌握人力的關鍵數據

推移各階層年資與年齡的變化:了解會有多少人力會在何時達到退休的資格,預做人員補充的預測與準備。

計算各階層年資與年齡的離職率:掌握公司內部哪個階層容易流動,弄清楚為什麼,才能提出具體的留才對策或是預估人力變化。

  1. 掌握績效不佳的員工管理數字:這類的數據,可以理解員工為何表現不佳的原因,進而提供相關的人才補救措施,若真的不適合公司,也才能掌握職缺的流動
  2. 確認維持營運的必要人力數:這是指維持營運的最低人力總數,依照您所處的公司產業特性與規模可粗分為製造類/研發類/行政類 / 銷售類 / 服務類等,比對你的同業或競爭對手的人力數、人均產值、人均銷量……,等指標去推估全公司應配置的人力。
  3. 確認員工滿意度與離職率之關聯:若公司內有長期做這個調查,累積了每年的數字,並將此數字與離職率去進行比對,也可以評估人力的變化。
  4. 確認員工受訓時數與離職率之關聯:可以將受訓時數與公司內部各階層離職率交互比對,找出投注的受訓資源與離職之關聯,進行人力預測。

每年掌握人事預算的編列與變化:明確的編列薪資費用與各項薪資所衍生的費用,明確知悉公司的用人成本,用人成本佔公司營運成本的比例有變動時,更有利評估公司人力上的餘裕,若能獲得同業的資訊進行比較更好

確認法令必須規範僱用的人力:牽涉法令之相關職缺,例如:稽核人員 / 職業安全 / 身心障礙 / 原住民……等的人數比例,或是依據產業特性必須要擁有的證照人員均是評估人力時不能遺忘的,有些未僱用足額時,將造成公司的損失風險

上述的各項數據若能清楚掌握,即可分析公司內人力資源的流動,對於每年度的人力進出狀況更能精準掌握。

把週行事曆當專案管,實現每週自我迭代

第二招:盤點長期發展所需人力

掌握公司核心關鍵人力狀態:請依照公司產業特性盤點能力符合「獨特性、稀少性、難以取代性、難以模仿性」等四大特質至少一項的人才。這些人才就必須列管,掌握可能的流動與遞補。

掌握公司組織階層的接班排序:公司內的管理職扮演承上啟下的重要角色,因此有必要盤點確認每個位子的後續可能人選,或是組織內沒有人選時,要如何從外部尋找遞補人選。

掌握公司未來發展的人才:人資需熟知公司內的營運目標以及趨勢,例如:公司未來要拓展新產品或、獨創性的銷售模式或統合消費者的資訊掌握產品定位……等,人資就必須提前做功課,找出為了營運發展必須要的人才是什麼,需要多少人力

建議將上述的各項指標做成公司內部的人力資源的儀表板,讓各管理階層均能掌握,當人資在溝通人力的補缺變化時,較有說服力,而當公司業績狀況佳的時候,人力需求大於供給,即可以展開招募計畫;但當公司業績狀況不佳的時 ,人力需求小於供給時,招募計畫可能暫緩或是採取多出少進的策略

第三招:擬定招募方向計畫

若公司內人資能清楚的掌握公司人力之動態時,並加以分析,一般而言可提出三種招募的方向,簡略稱為3B計畫,是哪3B呢?簡要說明如下:

  • Buy(對外求才):就是從外部市場去買進人才,是大家熟知的招募方式,從基層的員工到高階的主管,只要公司內部有缺,而這個缺在外面市場可以找得到,就花錢聘請人才進入公司一起加油打拼,類似的招募管道非常多,可從自己的人脈、國外內外的人力銀行(例如104人力銀行)、校園、軍中或網路招募……等均可以運用,大型公司通常會強調雇主品牌,小型公司會強調未來的發展前景去吸引外部人才,一般而言,公司人資均會依照流動率或是特殊選才需要去預估可能的招募預算。
  • Borrow(延攬借將):有時候公司缺的人,不見得要從外部市場去尋找,而是可以從本身所處的產業或學術界去進行所謂的借將,通常會採取借將的方式進到自己的公司,是取決於這類職缺有其一定時間的任務需要,或是集團各公司內期望採取輪調的方式去進行人才的培育,因此公司內部的某些重要職缺的產出有時是培育人才的好方法。
  • Build(對內養才):什麼樣的職缺需要公司內培養,這通常會連結公司的接班計畫或是關鍵人才的培養,因此需要大量的培育經費與資源,人資的關注焦點會是對內的人才發展的研究與分析。

多數的企業,在營運的過程,通常會以Buy為主,Build為輔,對於人資從業者而言,就必須以宏觀的角度去看待公司整體人力的Input與Output之間的關聯性,做好公司人才把關的守門員,好的人才絕對能讓公司營運欣欣向榮,寧缺勿濫是招募時的最高指導原則,當組織用了一個不適合的人,需要花更多的時間與精力去處理,付出的成本將比招募一個人更高。

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