中小企業高 CP 值的人資管理秘方!三大挑選「雲端人資系統」挑選心法

人事管理是一個很深的學問,而業務的範圍更是廣泛,包含人事歸檔、出勤管理、納保退保等庶務,以及選才、教育訓練、績效評估等。若非人資專業人才,這些管理起來可是會令業主非常頭疼。不論公司目前的人資事務是交由一般行政人員管理、又或是沒有餘力多聘請一位 HR,「雲端人資系統」都可以幫你解決這項煩惱。

文/人資

為什麽推薦雲端人資系統

對於中小企業而言,購買「雲端人資系統」的優勢在於「成本與易用性」。

費用方面,雲端人資系統大部分是依照「人頭」計算,也就是用多少算多少;傳統賣斷式則需要一次花費較高的成本將系統建置在企業伺服器中,每年還需要花費大筆維護與更新費用。

而針對易用性,相較於賣斷式需要內部 IT 成員定期確認系統運作正常,雲端系統廠商會依照法規自行更新、依照用戶的建議進行優化,不需要任何資訊背景人員皆可使用。另外,因為建制在雲端上,更能有效打造行動辦公室。

對於成員數 200 人以下的公司且沒有專門的 HR 與 IT 成員,購買雲端人資軟體的投資報酬率相較高、管理也較方便。下圖我們以 104 的雲端人資系統(企業大師)為例,做了與賣斷版的比較表。

104 針對雲端人資軟體(企業大師)與賣斷版人資軟體的比較圖

挑選雲端人資系統的三大必備面向

市面上有那麼多的人資系統,要如何挑選呢?我們整理出了一個好的「雲端人資系統」需要包含的三大面向:

  1. 人資管理功能與模板

人資管理的需求依照產業別,可能會有很大的差異,例如門市便需要排班的功能。建議在挑選前可以先將公司目前遇到的問題以及所需的功能列出來,再去比照廠商是否有相關的功能。

同時,應該挑選具有「模組」的廠商。所謂的模組就是除了企業共用的功能(組織、人事、出勤、報表),還可以自行搭配組合,加購如「薪資、表單、打卡、排班」的功能,以更貼近公司的需求,未來有擴增的需求也不需再更換廠商。

  1. 包含電腦與手機 App

除了人資人員,也需要考量到「一般成員」的使用,是不是也有平台可以讓他們自行查看「簽核資料」、「假勤」、「薪資單」等資訊。一方面可以減少主管、人資人員被詢問的次數,另一方面可以透過資訊的透明化,提升員工對於公司的信任。建議挑選同時擁有「電腦版與手機版」的廠商,以便因應公司不同的職務,例如在外奔波的業務人員。

  1. 安全性、更新速度、人資專業

人事資料是屬於機密資訊,保存也有法律規定(至少需要備存 5 年),建議選擇有 ISO/IEC 27001:2013等國際資安認證的系統,以避免資料外洩的風險。

另外,因人事法規變動快速,也需注意系統的「更新速度」,若系統跟不上法規的變化,便有違法的可能。最後,建議挑選有人資背景的廠商,當你遇到相關法律問題,才能獲得即時且專業的解答。

為什麼這些中小企業都選擇 104 的企業大師

企業大師」是由台灣人資領導品牌 104 推出的「雲端人資系統」,已有超過 3000 家中小企業選用,包含台灣最大料理生活平台「愛料理」、食品零售商「黑丸嫩仙草」、醫療器材製造商「普旌」等。我們整理出這些企業推薦 104 企業大師的八個原因:

  • 安全的 SaaS 雲端服務:隨時啟用、隨時停用,且獲得 ISO/IEC 27001:2013 的資安認證
  • 完整人事模組:可隨需求加購薪資、表單 / 打卡、排班等功能
  • 銅板價格、人頭收費:每人每月只要 40~60 元,一杯咖啡的價格,就能享受悠閒的管理模式
  • 開放電腦、手機 App 同步使用:公布欄、投票等功能讓企業與員工關係更緊密
  • 系統簡單入門:不是 HR 也可導入使用,平均一個月內就能讓員工上線使用
  • 手機App介面友善、體驗良好:讓員工不再煩主管,不需教學都會使用
  • 多元打卡功能:可鎖 GPS、IP、WIFI 等,或是能每天自動撈取客戶現有卡鐘、指紋機、門禁的考勤資料
  • 專業顧問與線上客服:以人資專業為背景的顧問團,即時協助用戶解決軟體及人資法規問題

目前 104 企業大師 開放「3 個月正式版本免費試用」,讓企業可以先評估適不適合再決定是否導入。

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