你的「時間顆粒度」決定效率！3方法提升時間利用率
為什麼同樣是24小時，高手的產出卻高出許多？關鍵在於「時間顆粒度」！拆解提升時間利用率的3大方法：透過公式達成「精準化」降低預估誤差、將時間「精細化」切分碎片清單，以及利用「疊加法」創造兩份收穫，找回高效生活的掌控感。本文節錄自《讓生活不再空轉的自我管理術》。
文／車純純
本文目錄：3步提升時間利用率（點擊可快速前往）
深耕時間利用率的方法，除了提高單位時間的產出，還有時間的精準化、精細化利用，以及時間疊加。
精準化：降低時間分配的誤差
時間的精準化利用，就是從事件出發，縮小做一件事的預估時間和實際使用時間之間的誤差。
大家在做時間管理時，常常會遇到一個困惑：為什麼自己預估的時間經常不準？
仔細回想便能發現，我們每天做的事情可以分為兩大類，一類是使用時間相對可控的，另一類是相對不可控的。相對可控的這部分，才是我們做精細化利用的關鍵。
拿讀書來舉例，你知道自己讀完一本24萬字的熟悉主題的書需要多長時間嗎？如果不知道的話，分配自己的閱讀時間時，你很容易做出樂觀的預測，覺得自己每天一小時，一週就能讀完這本書，但實際可能花了兩週都沒讀完，這會大大打擊你的積極性，讓你對自己的計畫產生懷疑。
實際上，我們只需要做4個動作，就能計算出一個比較準確的時間開銷。
- 第1步，打開這本書，閱讀15分鐘，並統計讀過的總字數。
- 第2步，算出自己的閱讀速度，比如每分鐘500字。
- 第3步，算出自己一小時的閱讀字數，也就是500字乘以60分鐘，一共是3萬字。
- 第4步，得出答案，閱讀24萬字熟悉主題的書，你需要8小時。
這樣我們就能在一開始就替這本書分配8小時的閱讀時間，計畫時間和實際使用時間的誤差就能大大縮小，達到精細化運用時間的目的。
同時，讀書速度在一個較長的時間段內，相對比較穩定。所以算出這個數據之後，下次安排閱讀計畫時，只需要看一下書的總字數以及自己是否對這個主題熟悉，就能估算出自己需要支出的閱讀時間了。
時間的精準化利用，可以全面幫助我們提升對時間的把控。工作上，我們可以梳理出自己每天都要做的工作是哪些，每一項大約花多長時間。生活中，知道自己每日的通勤時間、吃飯時間、洗漱時間等，有助於降低時間管理計畫與實際的出入。
對於另一些相對不可控的事情，比如全新的工作任務、生活中的挑戰等，我們無法提前精準地判斷會花費多少時間，但可以在認知上先預判一個區間。
軟體發展是典型的複雜專案，做出一款軟體的過程受太多因素影響，包括但不限於歷史經驗無法複製、開發人員變動、需求變更、工程師的過度樂觀等，這些都讓估算工期變得極其困難。
也是在這個領域，誕生了一條著名的侯世達定律（Hofstadter’s Law），該定律指出：即使你考慮到了侯世達定律，項目的實際完成時間也總是比預期的要長。
也就是說，即便我們已經做出了最大的努力，也知道任務的複雜程度，但仍舊會延誤。我把這種情況總結為，人總是傾向於高估自己的能力，低估任務的難度，導致計畫無法按時完成。
所以，當我們對項目完成的時間沒把握時，設置截止日期的方式，就是先預估最壞的情況下需要花費的時間，再乘以兩倍。和我們在講高效工作5步法的預留機動時，所說的預留3~5倍的機動時間，其實是異曲同工的。
同時，在心理上也要提前做好準備，對於無法精準預估的複雜項目，我們可以設定一個嚴格的最後期限，但別指望專案會按計畫全部完成，結果大概會比理想預期完成得少。對於時間的精準化利用，就是從事件出發，相對可控的事件追求降低預估時間與實際用時的誤差；相對不可控的事件則要在預估最壞的情況下，再多預留一倍的時間，同時降低預期，這樣我們的計畫才更可能實現。
精細化：把24小時用成48小時
前文我們講到了「時間顆粒度」的概念，而現實中人和人之間效率的差別，就體現在時間顆粒度的大小上。
比如有的人和你約時間，用的是「咱們下午見」，沒有具體的時間點，這樣的人的時間就是以半天為一個顆粒度來劃分的。而另外一些人，會告訴你「我們14點30分見，我會提前10分鐘左右到占個位置」。這樣的人，時間的顆粒度就可以細到10~15分鐘。
俞敏洪（新東方教育科技集團董事長）在演講中提到，他的時間顆粒度是15分鐘，以15分鐘為一個開始和節點，在15分鐘裡面就要完成一件事情。這樣他的顆細微性就要比以一天、半天、一小時為顆粒度的人高出很多。即使其中有幾個15分鐘產出的成果品質不高，一天下來，完成事情的總量也要超過其他人很多。
以15分鐘為顆粒度，並不意味著每15分鐘就要換一次工作內容，很多工作是以小時為單位的。但和「先做5分鐘」一樣，以15分鐘為節點提醒自己，在對時間流逝的覺察中展開工作，要比一直埋頭苦幹效率高得多。
除了主動切分顆粒度提高效率之外，關注單個顆粒度的時間能做什麼，也能幫助我們提高時間利用率。
和烏鴉喝水的道理一樣，無論怎麼安排，每天的時間裡一定會有各種碎片化的時間。所以顆粒度愈小的人，對於碎片化的時間運用得也就愈好，效率自然就更高。
想要提升時間精細化的利用，我們可以提前列一個清單，想好每個顆粒度的時間都能做什麼。
比如，15分鐘能做什麼？可以聽一節音檔或線上課，做一組快速運動，打一通電話給家人，簡單清掃一下地板，下外送訂單。5分鐘能做什麼？可以欣賞一首歌，做一組頸部拉伸，去一趟廁所，下樓倒垃圾，快速回覆一條訊息。一分鐘能做什麼？可以做一組深呼吸，10個深蹲，快速掃一眼待辦清單。
有了這樣一張清單，突然有碎片化時間的時候，我們就可以靈活運用起來了。
和時間精準化從事件出發不同，時間精細化是從時間出發，把時間的顆粒度拆分得愈精細，我們能夠做的事情就愈多。
時間疊加：一份時間兩份收穫
最後一個深耕時間利用率的方法，就是時間疊加，也就是在同一段時間裡，同時做一件以上的事情。
隨著網路、知識付費以及各類影片、音訊平臺的普及，現在大家已經很習慣這麼做了。比如刷牙時或者通勤中聽課，打電話的時候四處走動活動身體。
在做疊加的時候需要注意，疊加的兩件事之間不能相互干擾。比如聽音樂和做家事就可以疊加，但是聽課和看娛樂影片就衝突了。我們在做選擇時，一要注意安全，比如不要在開車的時候打電話，不要一邊騎車一邊戴著降噪耳機聽音樂；二要確定哪件事為主，哪件事為輔，順帶一起做的事，不能干擾主要做的事，例如一邊看綜藝節目一邊做工作，看似疊加了時間，實際降低了工作效率，也沒能真正享受看節目的快樂。
此外，當我們在記錄時間時，如果遇到了時間疊加的情況，可以以價值更高的那件事為準，合併記錄。比如，通勤時間學英語，就可以標記為學習時間；邊聽歌邊跑步，就可以標記為運動時間。
大家可以在實踐中繼續探索各種有創意、有意義的疊加組合，幫助自己輕鬆實現一份時間、兩份收穫。
節錄自：時報出版《讓生活不再空轉的自我管理術：落實六大心法、建構自律系統，輕鬆實現理想人生！》／車純純 著
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