專題特輯

2023.02.07 | 6149次觀看

外國月亮比較圓?洋人老闆更開明?過來人嘆「性格與國籍無關」

許多人對外商公司或海外工作存在著夢幻嚮往,覺得外國老闆思想開放,更願意接納員工的意見,工作和生活應該更加平衡,真是這樣嗎?淑娟想不到她的主管竟要求她每周回報「每小時」在做什麼,然而,當需要主管決策時卻總被回「下次再說」草草敷衍。她總算明白:主管的性格無關國籍,並不是說英文、帶著陽光燦爛的大笑容就比較開明。

文/中途筆記

主管的性格不因國籍而決定,並不是說英文、帶著陽光燦爛的大笑容就比較開明

外國的月亮真的比較圓?夢想擁有國際職涯的淑娟,從還在念大學的時候,對人生勝利組的想像是:穿著合身剪裁套裝,在歐美大城市裡的高級辦公室辦公、同事全都是外國人,所以要講英文。

同事們都聰明友善、來自四面八方,尤其是主管,應該很肯給機會,不會有那些傳統的守舊觀念,相處起來輕鬆、鼓勵自由發展。

轉眼間,淑娟終於踏上國際職涯,在海外發展,對於以上的想像,她只對了一半。她的同事們全都來自不同國家和背景,雖然個性不一樣,但都很有本事,合作起來非常暢快。至於主管?她曾換過三位老闆,其中一位,讓她大喊吃不消,至今談起起那段經歷,都需要好好做個深呼吸,才能準備好再繼續。

淑娟一直不太適應她的老闆,例如1:1經常遲到或最後一分鐘才臨時取消、要求員工每周進辦公室工作一天,自己卻很少出現。起初她不以為意,想著也許只是文化差異,畢竟他們來自不同背景。

她慢慢發現老闆雖然和自己的會議經常遲到,卻對她和別人的會議看得很仔細,明明他並沒有打算參加,卻會特別來問「有沒有回覆要參加」、「有沒有邀請該邀請的人」。此外,老闆也會要求公開行事曆,讓他看到自己每個小時都在作什麼。這是入職多年來,她第一次收到這樣的要求。

還有件事情讓淑娟經常覺得「少了些什麼」,以前的主管無論再忙,也會定期舉辦活動或是聚餐,凝聚團隊感情,但這位老闆除了雙周一次的小組會議常常當天才取消,也從來不會找大家聚聚,除非有人離職;淑娟剛外派到新的國家時,忙著適應環境、安頓生活,同時要面對工作壓力,無法安心請假,老闆似乎也完全沒有意識到她身心所承受的巨大壓力,不只一次在淑娟已經請假的時候打電話來要她臨時加入會議。

最讓她受不了的是,在經常忙著連吃飯時間都沒有的工作行程中,每周居然要花數個小時在和老闆報告進度,讓他知道自己在作什麼;而有問題需要求助時,總是將「有沒有需要幫忙的」掛在嘴上的老闆,卻只會請她找別人幫忙、不然就是使用「拖」字訣,下次再說。

以上所有事情,卻都比不上那天收到老闆的績效評估報告來的崩潰。週五下午,淑娟收到信件通知老闆的績效評估出來了,卻一路忙到深夜才有空打開來看,不看還好,一看昏倒。主管在「作的好請繼續維持」那欄只簡短三行帶過,「有進步空間請改進」的部分,居然洋洋灑灑寫了超過十點,幾乎占了大半個版面。淑娟覺得自己這麼認真工作,卻收到這樣的評價,真是個巨大的失敗。那個周末夜她失眠了,同時拉肚子、精神不濟了一個周末。

在一次和同事私下聚會中,淑娟終於忍不住,和資深同事傾吐了自己的煩惱。身經百戰又富同情心的資深同事大方給了她幾點建議。在那之後的幾週,淑娟也從其他同事身上聽到老闆各種「事蹟」,終於明白自己不孤單,鼓起勇氣解決問題。

幾周後的1:1,結束前夕,老闆忽然話鋒一轉,對淑娟說「你今天反應很快(Sharp)、精力旺盛(Energized),我喜歡」。之後的幾次1:1,她感覺比較輕鬆了,老闆不再每件事都看那麼仔細,他們終於有時間談更重要的話題。

淑娟仔細盤點自己做了哪些嘗試和心態調整:

找到同伴

過去與老闆相處碰到問題卻不敢吭聲,深怕同事間的閒言閒語,鼓起勇氣分享後才發現幾位同事也有類似的問題,讓淑娟知道自己不孤單,也沒被針對。

確認自己被聽見

過去淑娟被老闆放鴿子,總是想著老闆忙,有事就下周再說吧,反正自己的事情沒那麼緊急。長久下來,她發現自己的需求總是被忽略,但老闆對她有要求時卻一刻都等不得。

她開始收起自己的同理心,不輕易讓老闆取消或缺席他們之間的1:1,會持續要求;說話時也學會用簡單句,直接切入重點,確保需求明確表達。另外,淑娟還會每周跟進上次老闆說會再研究的事項,因為清楚老闆會慣性拖延對他來說不重要的事情。

把老闆當成績效管理人員,而不是領導者

逐漸理出頭緒後,淑娟發現老闆不太像她過去那些主管,懂得要栽培或激勵員工,或是幫助員工的職涯發展,他日常最在意的事情,都是和系統、營運或流程相關。但即使如此,老闆仍然很難提供具體的協助,例如向高層申請更多預算、請求支援,或是著手改善內部流程以減少員工遇到的困難。

於是她改變視角,把他當成是部門的「績效管理人員」,而不是領導者。期待降低,失望也就降低。老闆當初是也許並不是因為扮演好領導者的角色而成為老闆,而是因為能夠貫徹公司意志而上位,所以只能用拖延或是請員工去找別人幫忙來掩飾不足。

將影響說出來、將問題丟回去

數次事先請假卻仍受到打擾的淑娟,終於鼓起勇氣和老闆說:老闆在我請假處理居住問題的時候不斷來訊和來電,讓我感到非常焦慮,一方面擔心連住的地方都沒有,該如何好好工作?一方面擔心無法即時完成你交代的任務,「老闆你覺我可以怎麼辦呢?」。這時老闆終於承認自己忘記淑娟請假了,並交待下次再這樣的話,可以直接忽略他的訊息。

將批評變成討論議題和行動方案

面對常態性的批評(老闆總是用「回饋」這樣中性的字眼帶過)、沒有讚美,淑娟的自信和生產力受到嚴重打擊。

淑娟後來學會將老闆的「回饋」逐條列下,整理成表,每周1:1時和老闆一一討論。具體是哪裡做的不好、應該要如何改進,而後來她又在什麼情況下調整了。她發現這樣一來,忙的人變成老闆了,因為他要能自圓其說、負責去尋找相應的訓練教材或案例,還要時時作紀錄。

下次老闆寫績效評估報告時,淑娟可以將這份表格附上,作為改善證明;而老闆在下次寫下長串待改進事項前,也許也會更謹慎。

充份掌握工作,並表現出來

淑娟很不受了老闆會特別來信問她關於會議邀請和轉寄會議通知這類瑣事,因為她是案子的負責人,最清楚整個狀況。如果出了什麼問題,理所當然要承擔,實在不需要著眼於這些枝微末節的小事。

即使真的出了狀況,老闆又能怎麼辦呢?幾次經驗下來,她發現老闆並沒有比自己更知道怎麼解決,還是得靠自己。但這個狀況如果不處理,對於淑娟的工作是種干擾。於是她學會自己做主以及如何讓老闆安心

一次對談,老闆再度問到案子細節,淑娟有自信的直接說 Don’t worry, I’m across this. (別擔心,我清楚整個狀況);遇到困難時,她也不像以往會請示老闆,而是自己決定怎麼做,之後再回報。老闆之後就減少過問細節,她才明白,原來老闆要的是一種「相信她會把事情搞定」的感受,而這些感受,需要用有自信的肢體語言果斷的態度來支持。

不要等待,隨時都有替代方案

老闆也許嘗試幫助每個員工,但畢竟能力、精力、資源都有限,不太可能將員工的優先事項也列為自己的優先。因此在跟進幾次沒有進度後,淑娟懂得隨時準備替代方案。

例如淑娟拜訪客戶的預算因為某些因素遲遲沒有下文,造成搭計程車見客戶都得自掏腰包。來上班可能不只沒賺到錢,還要倒貼,實在很不划算。和老闆反應數次後只得到「再討論」這種沒有確實解決問題的回覆。自己的權益要自己爭取,她設了一個期限,準備好相關資料,打算自己去問人資或其他主管。

好好照顧自己

同事曾叮嚀:Your well-being is not optional, is essential.(你的良好狀態不是選擇,而是必須),她提醒自己要適時放鬆,享受成果。

人總是有該休息的時候,趁偶爾工作不忙,出門透透氣,換個地方工作、或是和同事互吐苦水;她還發現公司有提供「員工協助方案」(Employee Assistance Programs,簡稱EAP),能藉由第三方機構協助員工解決個人問題、改善心理健康。是免費資源,當然要好好利用。

問題不在你,認真就輸了

淑娟曾看過一句話,覺得深有體會:「有時候別人怎麼對待你,是因為他們是怎麼樣的人,而不是因為你是怎樣的人」,老闆熱衷讀會議邀請、電子郵件、別人的行事曆,未必是自己表現不好,而是他的性格就是如此,什麼都想參一腳。

和幾位同老闆的同事交流過後,淑娟更確定了她的困境不是單一事件,而是普遍現象。有了這個認知,看事情變得更清晰、也更有自信。

小結

長大後的淑娟,現在覺得小時候對國際職場的想像真是既單純又天真。主管的性格不因國籍而決定,並不是說英文、帶著陽光燦爛的大笑容就比較開明、好相處。好在她終於摸索出了一套方法與之共存。

彼得.杜拉克曾說過:「你無需喜歡你的主管,但也不用痛恨他。只是必須管理他,讓他變成你達成目標、追求成就及獲得個人成功的資源。」

你可根據自己的風格和主管的個性習慣,從以上方法中找靈感,試著改變和麻煩主管的相處模式。

(原文標題:洋人老闆比較好相處?國際職場的向上管理

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