職場360

日期 |2021.05.15

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讓你在職務中表現突出的關鍵:「注重細節」

文/Emma 海邊小鎮的工作日誌


不管你在公司哪個單位,也許都有機會聚辦任何活動,但每次活動都可能造成混亂或者是許多意見,事實上活動的混亂都是可以事先避免的,不只辦活動要注重細節,在工作上也是如此。


一大早,辦公室外頭熙熙攘攘,看著醫護人員忙碌的佈置著,集團年度的員工健檢日即將登場。由於人數眾多,HR早早就再三叮嚀請大家按分配時間報到,輪到我時,算是人數最多的高峰期,所以有些許的混亂,報到領表時,相關人員沒有告知接下的檢查點被安排在哪,不是第一次參加體檢的員工就知道,哪個站人比較少就往哪裡去,不一定要按順序做,但我只是覺得,如果報到處的人員口頭上告知一聲,會不會比較紓解隔壁檢查點的大排長龍,以及報到處的混亂呢?

遠遠就望見女廁大排長龍,有的是準備換檢查服照X光,有的是準備驗尿,排隊時有人問:「為什麼你拿著檢查服?」「反正都要進廁所,就一次處理啊!你怎麼沒去領檢查服?」「可是護士不讓我拿,說要按程序,她說驗尿還沒做不能拿。」「不用啊!剛剛我還問護士說,檢查服是自己拿嗎?我手也拿著空瓶,但她還是讓我拿啊!」「我們是遇到不同人嗎?為什麼說的不一樣?」「你抽血了嗎?」「還沒!怕痛,排最後一個。」「那個某某某說不要找第一個抽,她抽血特別痛。」「真的喔?那我等等要避開她。」「你剛剛遇到哪個問診醫師?醫師有沒有摸你?」「有啊!怪怪的….」

好不容易檢查結束,辦公室同仁還在議論紛紛,雖然說醫療到底該不該被視為服務業,有很多不同意見,屏除醫療專業不討論,單純以公司活動的角度來看待,從參與者的角度來看待,這樣的活動就透露出該注意而未注意的疏忽。

細節是避免活動混亂的關鍵點,活動流程與動線的設計都是細節的考慮。

就算是自己公司,環境當然熟悉,可是在活動進行時,因應場地而調整的場佈,沒有口頭的動線指示,也沒有書面的指示,包含沒考慮到女性員工因受檢需要使用廁所的分配,如果事先告知有另外幾處的廁所也開放暫時使用,大家就可以錯開,也才不會浪費時間。還有工作人員對於流程說法不一,雖然沒什麼大不了,但試著想想同一公司同仁對SOP的解讀不同,那麼SOP的意義是什麼?我認為SOP的最大作用就是能讓不同學經歷與年資的員工,都有一個準則可以依循,才能大幅降低來自於不熟悉或是不明白而產生的外在風險。

我想起先前和廣告公司配合辦發表會活動時,我們也是因為在活動前實地走了一趟廠區參觀路線,才發現在沒有路線指引下,及可能造成活動無法在預期內結束,而拖延到下一個活動進行,於是在廣告公司建議下,我們從路口的指引停車場指標、活動場地指標、各廠區動線指標全都做起來,而且在活動前發給每個負責帶領客戶的同仁們動線圖,因此人雖然多,參觀停留的時間不同,但最後都能準時抵達下一個活動的會場,活動也如預期的節奏進行。


你在職場上給人的體驗和口碑是什麼?不是要你一味的當個大好人,而是要當個別人願意與你共事的人,讓人願意共事不外乎讓人放心,而放心包含做事負責、效率、好溝通等,善用給予他人的體驗累積自己職場上的口碑是很重要的,在團體協作的時代下,如何透過技巧展現溝通力與表達力,這對工作效率與工作情緒都很重要。


那個抽血會痛的護理師,一連有兩個同仁抽血完後就感受相同,很快的就在同仁間傳出口碑,大家就會特意避開她。換到職場上來說,一個人在工作上給他人的體驗與感受,也是個人形象的口碑效應,這倒不是代表我們得去討好每個人,讓每個人都覺得自己是個大好人,而是要讓每個人願意與你共事,讓人願意共事得關鍵點就是讓人放心,放心包含對工作負責、做事的效率、是否容易溝通、是否能互相體諒與補位等,所以不是一味的當好人,而是要當個可以好做事的人。

職場上透過與他人共事的體驗,累積自己的口碑是很重要的,畢竟在團隊工作的時代下,培養自己可以獨立工作的能力和可以與他人協作的能力是一樣重要的。

善用溝通力與表達力避免不必要的誤解。再專業的人如果少了溝通能力,不僅會讓自己的專業不容易展現,也可能造成不必要的誤會,醫師問診時也許忘了跟每個人說明觸診的原因(比如:觸摸脖子是確認甲狀腺是否有異狀)有的有說,有的沒說,所以造成誤會。

在職場上亦如此,要怎麼讓自己的專業透過簡單的方式讓別人馬上有概念,能夠理解,就算不是講專業,但在職場上最常聽到的一句話就是:「你怎麼這樣想,我就不是這個意思!」一種米養百樣人,為了工作的順暢,適度的學習一些溝通與表達技巧,可以讓自己不用耗費時間在這些工作以外的事件上,其實可以讓工作效率更好,包含工作情緒,現在工作環境的壓力值都很高,要讓自己保持好而穩定的工作情緒,不是一味的壓抑或是避免衝突,而是要能夠適當地避開引爆工作情緒的地雷,所以溝通與表達就是可以利用的工具。

不管是做任何一項工作,細節的處理永遠是最能讓你凸顯與他人不同的點,高竿的棋手下棋時,除了綜觀全局外,每一步的細節都在出手前就推敲仔細,至少都安排了三步以上的棋,甚至能預測對手的棋路,大局固然重要,但能夠造就勝局的,還是在每一步的細節中。

(原文標題:細節,才能讓你突出

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