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日期 |2022.04.26

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你有「正確」使用E-mail嗎?那些「錯了不會死,做好很上道」的職場溝通禮節|104職涯診所Podcast EP123

新鮮人初入職場,除了當面溝通之外,「email」和「通訊軟體」溝通的眉眉角角也不可輕忽。那些你以為無傷大雅的小失誤,甚至是完全沒有意識到的行為,很可能正好就是別人眼中的大地雷。想了解職場email信件溝通,有哪些新鮮人常犯錯誤嗎?你知道收件人的順序也要依職位來排序嗎?原來職場通訊軟體溝通上的稱呼和貼圖,也有學問?想了解更多,你一定要聽到最後!

<此為節目Part 2,可至上面一集,收聽完整內容>

文/職涯診所Podcast

本文可在線收聽完整版對話

【本集來賓】

  • 科技業人資 — Christy
  • 跨領域媒體工作者 — Emilie
  • 新鮮人代表 — Lana

【分段摘要】

  • 00:25 職場email信件溝通的6個超母湯行為!
  • 09:09 職場email小心機:收件人的順序也要依職位排序?
  • 13:33 職場通訊軟體的溝通禮儀!

以下,精選本集「部分精華節錄」。想知道更多,快去收聽完整版的 EP123「104職涯診所」Podcast 吧!

一、職場email信件溝通的6個超母湯行為!

科技業人資 — Christy、跨領域媒體工作 — Emilie、新鮮人代表 — Lana、104職涯診所Podcast主持人 — Lara分享:

1. 錯字連篇:

一封「的/得」、「在/再」都不分,錯字百出的email,很容易讓人看了煩躁,感覺很不專業,甚至認為你的國文造詣有問題,所以平日就要好好培養自己的語文能力,信件寄出之前,也別忘了要自己先細心的檢查一遍喔!

2. 字體&標點符號混亂:

某些比較嚴謹的產業和主管/老闆,會非常在意字體的大小和型態,是否統一、是否符合公司內的規範,也會很重視標點符號使用的正確性,認為這是一種細心與用心程度的展現。

3. 多次重發信件:

遇到那種總是粗心大意,傳出去的信件錯誤一堆,只能一改再改、一直重複傳送的人,也常會讓職場前輩們非常傻眼,專業印象和信任度都大大扣分!

4. 附件檔名是亂碼:

在email中夾帶附件檔案時,一定要記得先將附件檔案的檔名調整好,不要只是沒頭沒腦的將一個檔名不清,甚至還呈現亂碼的檔案直接寄出。否則不只容易造成收件人查找時的諸多不便,也會讓自己的專業度大打折扣。

5. 信件主旨不明:

職場溝通,信件的主旨也是關鍵,務必力求精簡、清楚,讓人一目瞭然,看一眼就知道這封信要講的是什麼。越懂得尊重、節省別人時間的人,才越容易會成功喔!

6. 附件忘記夾帶檔案/附錯檔:

寄信時一心急,就很容易會忘記要放夾帶檔案,或者直接放成錯誤的檔案,所以在按下「寄出」鍵之前,一定要將email從頭到尾檢查一次。畢竟信件一旦寄出,可就很難收回啦!


二、職場email小心機:收件人的順序也要依職位排序?

魔鬼藏在細節裡,工作中寄送email時,副本寄送的收件人名單常有一大串。許多新鮮人都會忘記,要將收件人按照「職位的大小」,「由大到小」來排序。職級最大的人,要排在最前面,以此表示對方是最重要的決策者。

這雖然是一個看似很小的細節,但其實卻是內行人都懂的基本商業禮儀。也恰恰是最能夠展現出,你的細心和尊重的小地方。寄信給客戶時,也是一樣的道理,千萬別把客戶公司裡的大主管/老闆,落在收件名單的後頭,否則可是很容易會讓人感覺不舒服的喔!

另外,將收件人依職級,由大到小排序,也能幫你有系統的釐清收件對象。能夠很清楚的一一檢查收件名單,幫助你有效避免「漏寄重要對象」的窘境。如果只是想到誰,就將誰的名字打上去,那麼到最後一定什麼都忘記,會漏寄信也就一點也不奇怪了。

跨領域媒體工作 — Emilie、科技業人資 — Christy


三、職場通訊軟體的溝通禮儀!

跨領域媒體工作 — Emilie、科技業人資 — Christy分享:

1. 稱呼禮貌不能忘:

在通訊軟體上溝通看似輕鬆,但畢竟是工作,最好還是不要直呼其名,或只用「標記對方 (如:@天邊一朵雲_Lisa)」來代替。盡量記得要稱呼對方的「職稱」,平時怎麼叫通訊軟體上也要一樣的稱呼,如: 黃總經歷、陳董事長…等等。(除非公司文化特別開放、輕鬆,便另作別論。)

2. 注意自己的通訊軟體名稱:

很多人在通訊軟體上所設定的名稱,常會和工作時所使用的名字不同,甚至看起來還有些搞笑(如:小明的爸爸、小飛象、火雲邪神)。如此不只會讓人找不到你,也很容易影響自己的專業印象。一定要特別留意呀!

3. 貼圖不要太超過:

我們生活中所使用的貼圖,雖然有趣,但卻不一定適用於職場溝通。有些語言表達比較直白,或過度搞笑、幼稚的貼圖,便不是每一位同事、主管都能夠接受的。所以在傳送時,也需盡量謹慎,以使用安全、不出錯的貼圖為上策。


別走開,更多精彩內容,都在完整版的 EP123「104職涯診所」Podcast!

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