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日期 |2022.07.15

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想當業務先從業務助理磨練?別鬧了!這兩者本質不一樣

想轉職當業務苦無經驗,又怕壓力大到翻,乾脆先從業務助理慢慢磨練,從旁邊看邊學?先緩一緩,「業務」及「業務助理」兩者職務上的差別,可能無法讓你順利銜接,職能、人格特質所需不同,業助經驗更不會讓你一掛上業務職稱,就自動成為銷售成交高手!

文/ 艾莎解結-跨界生涯規劃顧問 由方格子授權轉載

我常聽到明明想當業務-尤其是女生的個案說:

「艾莎老師,我覺得現在自己還有很多地方需要學習,所以想先應徵業務助理看看」。

或者有時面試官會跟你說:

「你目前還沒當業務的經驗/業務目前沒缺,所以你先進來做業助多學習,之後成熟了可以調去做業務。」

恩,千萬不要相信。

業務/銷售單位,往往是一間公司最被重視、最不可欠缺的一群人。
道理很簡單,公司要維持運營,一定得獲利。
而業務,就是可以幫老闆賺鈔票的人。

業助,頂多是協助業務處理事務的關係,不是成為業務的儲備。

為什麼?道理很簡單,因為所有的職業/職務,都有相對應的工作條件和必備技能,也就是職能。而業務和業助這兩種工作,需要的人格特質完全不同;而核心工作技能,也不一樣。

以下我分別列出業務、業助的工作技能,提供參考(每間公司的要求不盡相同,這是比較標準定義下的職務條件):

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業務:

  1. 市場/顧客/競品分析 ○
  2. 產品知識 ○
  3. 企劃/簡報技巧
  4. 客戶關係/風險管理 ○
  5. 開發新客戶/市場 
  6. 跨部門資源整合/分配
  7. 溝通談判說服技巧 
  8. 報價議價/締結成交 
  9. 銷售策略擬定與執行 
  10. 報表分析與撰寫
  11. 部門管理/會議/營運策略擬定(管理職)

是我認為當業務的核心職能;○是重要但有些公司會有其他部門協助:例如行銷、PM、客服等)

業務助理:

  1. 處理訂單、出貨流程管控
  2. 行政庶務
  3. 產品基本知識
  4. 聯繫、追蹤、回答客戶/廠商常見問題
  5. 文書報表執行
  6. 主管交辦事項

身為業務,其實工作日常有許多報表需要處理:產品訂單、客戶資料CRM、大大小小會議表格等,更不要說老是會有客戶找,問各種想得到或想不到的問題,也需要有人即時回覆;再說主管職,純管理還行,若還得兼業務工作,那就是無間地獄。

想要提高業務的工作效率,這些必要、可能緊急但不是最重要、核心的工作項目,就會請業助來處理。

大家注意到了嗎?如果沒有業助,業務這些事都得自己做。但身為業務,最能體現價值的核心職能在於:銷售策略擬定、開發新客戶、溝通談判、締結成交。這些,才是業務和業助薪資水平、工作發展之所以不同的最大主因。

要想了解「助理」職到底能不能幫你踏上正職?一個很簡單的判別方式是:你有沒有法成為該職務的代理人?副總統可否代理總統職務,有一天成為總統呢?理論上可以;護士和醫生的職務關係也很密切,那護士可否代理醫師的工作呢?不行;秘書或總經理特助可否代理老闆的職務,有天成為老闆呢?不好說,但成為老闆娘的機率搞不好還高些;

那麼,業助能不能代理業務去幫他跑客戶、幫他成交?

你說呢?

如果可以,幹嘛不直接當業務就好?

以上講的還只是工作技能,那人格特質呢?

關於業務性格,之前也討論過很多,可以回顧之前提過的。

業助職能簡單拆解,比較像是文書+客服,其人格特質,比較需要細心不出錯、擅長處理報表、有耐性及親和力、喜歡可預期的工作流程,對於時間、專案的掌控度要高等等。

和目標導向、積極具企圖心、喜歡說服別人、彈性很大、和享受成交帶來快感的業務性格,是不是截然不同呢?

我自己,在毫無業務經驗下,第一份業務工作就是國外業務,直接對著各國經理人、CEO交涉、開會、帶他們遊台灣。從來就沒當過一天業務助理。

別再相信先當業助個幾年,有天再「扶正」當業務這件事。

有人可能會說:可是我學習力很高啊,我可以跟在業務身邊學習,看他怎麼當業務。想要學怎麼當業務,直接跟在旁邊做中學是最快的。但業務需要出門,請問:一個需要即時處理各種訂單文書和應付客戶電話的人,你有辦法跟著業務出門嗎?老闆會准嗎?

幾年業助經驗,只會被定義成是個有經驗的業務助手,你不會職稱一掛上業務,就自動成為有辦法銷售成交的業務了。

(原文標題:【職務大解密】當業務助理是成為業務的起手式?別鬧了! 他們不一樣。

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