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日期 |2021.05.31

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WFH線上會議開不完?說真的,其實很多會議「沒你也沒差」

在家工作,你的工作效率提升還是下降呢?每天要開的視訊會議似乎比在公司上班還多。如果這是一場「純粹聽人報告」和「大多人都不發言」的遠端會議,基本上你是在浪費時間。

「TO DO LIST」是萬惡的根源!?

某調查顯示,日本的工作生產力比義大利還低。義大利人重視私人時間,夏天還有一整個月假期,但工作生產力還是比日本人來得高。這個事實令許多人震驚不已。

為什麼日本人的工作效率會這麼差?我認為根本問題,無疑出自昭和年代以來視長時間工作為美德的風俗。不過日本人習慣的「工作管理」方式,也確實拉低了我們的工作效率。

各位讀者年輕時應該也學過一種工作管理的方式:「寫下今天所有要做的事,編列優先順序,做成待辦清單(TO DO LIST)」。我想也有不少人或多或少採用了這種方法直到今天。

我不會說這種方法不好,只不過待辦清單有一個重大缺點:「要做的事情可能會無限累積」。

其實這也不難想像,畢竟工作上「要做的事情」沒完沒了。如果所有事情都列入待辦清單,工作怎麼可能有結束的時候。

邁入四十歲,先決定未來「不做的事情」

四十歲以後應該要學會列出「不做也沒關係的事情清單」,也就是「NOT TO DO LIST」。決定好什麼事情不做,只處理真正該做的事情。這也是這本書的主旨。

這項主題在我舉辦的諸多研習之中也非常受歡迎。大家嘗試過後,才驚覺自己做了多少「不做也罷」的事情。很多人以往處理的工作、業務,有一半以上都非屬必要。甚至還有人發現自己一直以來拚命做了一堆「不做更有效率」的事情。

這種回饋有那麼多其實挺悲哀的,因為這完全印證了日本企業工作生產力有多低落。

如何編排「不做也沒關係」的清單?

接著讓我們看看「NOT TO DO LIST」,該如何具體編列。

第一步,重新檢視自己的工作流程。寫下自己做的所有事項,接著逐步挑出「或許沒必要做」的事情。

列出自己的業務項目時有個小技巧,可以分成「個人事項」與「組織事項」兩種類別。個人事項的意思是「自己處理的事情」;組織事項則是「和他人協作的事情」。

其中要先刪減的是「個人事項」。因為這方面的事情只要自己多留意就能改變,不僅可以馬上實踐,而且立即見效。

例如:「之後重看一次信件」(馬上回覆就可以解決)、「整理紙本資料」(存在電腦裡就可以解決)、「替資料過度『化妝』」。

資料和會議都會孳生「不做也沒關係的事」

不過不做也沒關係的事,往往以「組織事項」居多。

尤其牽扯到「資料」,更容易出現不必要的瑣事。例如用不到的文件歸檔、沒人會看的會議紀錄、沒人要讀的業務報告……我建議向相關部門和上司確認一聲,如果這些東西「沒有也沒關係」,就可以淘汰掉。

此外,有許多企業習慣在會議前印出議程,放在與會者的座位上。不過一旦眼前有東西可以翻,人就會下意識去看,結果反而不去聽發言者說話。廢除事前發放議程的習慣是一石二鳥的做法,既可以省下麻煩,還可以提高與會者的注意力。

另外一項產生麻煩的溫床則是「會議」本身。世上多的是沒必要開的會議,「純粹聽人報告」和「大多人都不發言」的會議,基本上都是在浪費時間。

想要廢除會議,必須事先和相關人員協調。不過許多人早就受不了沒意義的會議,所以過程大都出奇地順利。只是這個做法有可能刺激「工作只剩開會的大叔」,他們有可能會組成反對勢力,務必小心行事。

原以為新冠肺炎疫情會減少會議次數,殊不知有些人只是換成遠端會議的形式,持續做這件徒勞的事情,實在有些病入膏肓。

若一時戒不了,可以試著「縮減」「改變」

列出所有要處理的工作後,替每一項打分數,再從分數低的項目開始一一檢討是否可以剔除。

如果「戒不掉」,可以考慮採取「縮減」或「改變」的方式,這麼一來選擇也會更多。即使無法完全消滅沒意義的會議,或許也有機會「從一個禮拜一次縮減成一個月一次」「改用寄送資料取代」「改用社群媒體建立社團,共享公司內資訊」。

又或者可以「賦予會議足夠的意義」,例如:「為提升效率,遠端會議時間以三十分鐘為單位」「討論點子的會議前先互通彼此的準備資料,且會議時間以三十分鐘為限」「『做決定的會議』僅讓決策者參與」。

這麼一來,原先耗費在雜務上的勞力就可以轉而運用於真正重要的工作。這才是四十歲以後的時間管理原則。

POINT
四十歲時間管理的起點,是先列出「不做也沒關係的事情」。

節錄自:先覺出版《40歲,精采人生才開始:從1萬人的經驗談看見真正該做的事 / 大塚壽 著 》


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