交接新職務 多追問「關鍵７題」，避免上工後圖文不符
在轉職換工作時，一定會遇上工作交接。你有沒有遇過這種情況：交接時工作看似單純，實際上工卻天南地北。如果我們是被交接新任務的一方，有沒有什麼方法能快速進入狀況？前Nike Kids大中華區總經理陳淑芬，以自身經驗歸納出完美交接SOP，只要多問7個問句，就能幫助我們迅速掌握職務全貌，足夠底氣升任新工作。
文／Cheers編輯部 由Cheers授權轉載
在轉換職涯時，一定會遇上工作交接的時刻，要如何進行完美的交接？好的交接應該包含哪些面向？前Nike Kids大中華區總經理陳淑芬從自我經驗出發，分享交接時必問的7問句。
「過去我在 Nike 的6年期間受到的訓練是：要說出一個動人的故事，這與 Dyson 有很大的不同。所以要迅速調整自己，讓自己融入到新的文化裡面。」陳淑芬曾任 Nike kids 大中華區總經理，後轉戰 Dyson 電商副總裁後，對於換了位子也要換腦袋很有感。
待過不同產業的她，認為每個新領域，都有不同的個性。而「交接」是進入一個新職務，不可或缺的前期作業。身為管理階層，不只要了解業務，也得認識團隊文化。
陳淑芬將過往交接經驗理成一套 SOP，能夠在正式上場前，有足夠底氣，升任新的工作。
Ｑ：如何避免工作交接後，發現實際情形與交接內容不符？
好的交接有助於未來的成功。因此交接是非常重要的，必須精準把握前任的黃金交接期，明確地將工作承接起來。我們也不希望過度打擾已離職的人，所以要充分掌握這段時間，精準把想知道的事問清楚。
跟大家分享，當時我從 Nike 台灣總經理，調職到上海總部擔任 Nike kids 大中華區總經理的經驗。隻身前往上海的我，對當地市場不太清楚，有許多事情必須理解。我便把握重要的黃金交接期，從業務與人事兩方面進行詢問：
交接任務：重要 2 問句
1. 這份工作的最重要 3 件事是什麼？
代表上任時要能立刻了解的3件事情。
2. 這份工作最大的挑戰是什麼？有什麼事情是會讓你半夜睡不著覺？
代表這件事非常棘手，但同時是我的機會。如果我能完成這項挑戰，代表很大的機會可以成功。因此我就會從他的回答，思考怎麼解決問題。
交接人事：重要 4 問句
1. 你是怎麼跟老闆相處的？
從對方的回答，了解老闆個性。如果老闆喜歡數字，就必須將將數字整理清楚，如果老闆喜歡視覺化的表現，代表簡報必須從畫面開始，讓老闆了解你的想法與做法。
2. 團隊最喜歡的事情是什麼？
3. 團隊最害怕的事情是什麼？
4. 團隊的光榮時刻是什麼？
這4個問句，能讓你在很快的時間了解、融入團隊。
Ｑ：如果遇到不願意講太多的交接對象，該怎麼辦？
相信大家多少會遇到這樣的情況，跟大家分享我的2步驟作法：
1. 一一條列，一次問清楚
將需要詢問的內容，整理出來，並事前提給對方，讓他有時間準備。如果對方沒有給出完整交接檔案，就必須有自己的了解方式。
2. 從 3 年企劃找出工作細節
找出這個職位過去3年的年度、重要產品上市等計劃。並特別著重在上市之後的評估，看出不那麼成功的案例挫敗的因素，了解消費者喜好與執行環節哪裡出錯。這些關鍵點就是我要特別關注的地方，並成為未來撰寫新策略與年度計劃時的養分。
Ｑ：在不了解團隊成員的情況下，要怎麼好好處理人事交接的問題？
我們不只交接生意，也交接人。如果有幾個員工，不被前任主管認可，而你需要找機會辭退他的話，對這些員工，我會有 6 個月的觀察期，了解他們是否真的不適任。面對職務去留的重大問題時，一定要就事論事，給員工公平的觀察，也許他表現得很好，只是放錯位置，或是其實他能力很好，只是跟前主管就是沒辦法好好的合作。
新官上任的時刻，整個團隊都在密切的觀察新主管的動作，如果他們覺得你不分青紅皂白，就會讓團隊失去對你的信賴。發言同時，也要尊重他人的言論，這也是與謙虛相關聯的部分。
其實，你再去外面找一個人來，真的會比較好用嗎？他可能需要6個月的適應跟交接，然後你發現原來的同仁還比較熟悉。再來是，我覺得每個員工跟老闆都有些化學反應，每個人之間都有各自的合作契合度。
｜陳淑芬小檔案｜
學歷：台灣大學EMBA商學組碩士、淡江大學管理科學研究所碩士、政治大學企業管理系學士
現職：光與鹽管理顧問公司創辦人暨執行長
經歷：Dyson－中國電商副總裁、Nike Kids－大中華區總經理、Nike－台灣總經理、百事食品－台灣總經理
（原文標題：新手主管101｜完美交接存在嗎？把握黃金交接期，7 問句了解職務全貌）
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