交接新職務 多追問「關鍵7題」,避免上工後圖文不符

Cheers快樂工作人
2023.11.07
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在轉職換工作時,一定會遇上工作交接。你有沒有遇過這種情況:交接時工作看似單純,實際上工卻天南地北。如果我們是被交接新任務的一方,有沒有什麼方法能快速進入狀況?前Nike Kids大中華區總經理陳淑芬,以自身經驗歸納出完美交接SOP,只要多問7個問句,就能幫助我們迅速掌握職務全貌,足夠底氣升任新工作。

文/Cheers編輯部 由Cheers授權轉載

在轉換職涯時,一定會遇上工作交接的時刻,要如何進行完美的交接?好的交接應該包含哪些面向?前Nike Kids大中華區總經理陳淑芬從自我經驗出發,分享交接時必問的7問句。

「過去我在 Nike 的6年期間受到的訓練是:要說出一個動人的故事,這與 Dyson 有很大的不同。所以要迅速調整自己,讓自己融入到新的文化裡面。」陳淑芬曾任 Nike kids 大中華區總經理,後轉戰 Dyson 電商副總裁後,對於換了位子也要換腦袋很有感。

待過不同產業的她,認為每個新領域,都有不同的個性。而「交接」是進入一個新職務,不可或缺的前期作業。身為管理階層,不只要了解業務,也得認識團隊文化。

陳淑芬將過往交接經驗理成一套 SOP,能夠在正式上場前,有足夠底氣,升任新的工作。

Q:如何避免工作交接後,發現實際情形與交接內容不符?

好的交接有助於未來的成功。因此交接是非常重要的,必須精準把握前任的黃金交接期,明確地將工作承接起來。我們也不希望過度打擾已離職的人,所以要充分掌握這段時間,精準把想知道的事問清楚。

跟大家分享,當時我從 Nike 台灣總經理,調職到上海總部擔任 Nike kids 大中華區總經理的經驗。隻身前往上海的我,對當地市場不太清楚,有許多事情必須理解。我便把握重要的黃金交接期,從業務與人事兩方面進行詢問:

交接任務:重要 2 問句

1. 這份工作的最重要 3 件事是什麼?

代表上任時要能立刻了解的3件事情。

2. 這份工作最大的挑戰是什麼?有什麼事情是會讓你半夜睡不著覺?

代表這件事非常棘手,但同時是我的機會。如果我能完成這項挑戰,代表很大的機會可以成功。因此我就會從他的回答,思考怎麼解決問題。

交接人事:重要 4 問句

1. 你是怎麼跟老闆相處的?

從對方的回答,了解老闆個性。如果老闆喜歡數字,就必須將將數字整理清楚,如果老闆喜歡視覺化的表現,代表簡報必須從畫面開始,讓老闆了解你的想法與做法。

2. 團隊最喜歡的事情是什麼?

3. 團隊最害怕的事情是什麼?

4. 團隊的光榮時刻是什麼?

這4個問句,能讓你在很快的時間了解、融入團隊。

Q:如果遇到不願意講太多的交接對象,該怎麼辦?

相信大家多少會遇到這樣的情況,跟大家分享我的2步驟作法:

1. 一一條列,一次問清楚

將需要詢問的內容,整理出來,並事前提給對方,讓他有時間準備。如果對方沒有給出完整交接檔案,就必須有自己的了解方式。

2. 從 3 年企劃找出工作細節

找出這個職位過去3年的年度、重要產品上市等計劃。並特別著重在上市之後的評估,看出不那麼成功的案例挫敗的因素,了解消費者喜好與執行環節哪裡出錯。這些關鍵點就是我要特別關注的地方,並成為未來撰寫新策略與年度計劃時的養分。

Q:在不了解團隊成員的情況下,要怎麼好好處理人事交接的問題?

我們不只交接生意,也交接人。如果有幾個員工,不被前任主管認可,而你需要找機會辭退他的話,對這些員工,我會有 6 個月的觀察期,了解他們是否真的不適任。面對職務去留的重大問題時,一定要就事論事,給員工公平的觀察,也許他表現得很好,只是放錯位置,或是其實他能力很好,只是跟前主管就是沒辦法好好的合作。

新官上任的時刻,整個團隊都在密切的觀察新主管的動作,如果他們覺得你不分青紅皂白,就會讓團隊失去對你的信賴。發言同時,也要尊重他人的言論,這也是與謙虛相關聯的部分。

其實,你再去外面找一個人來,真的會比較好用嗎?他可能需要6個月的適應跟交接,然後你發現原來的同仁還比較熟悉。再來是,我覺得每個員工跟老闆都有些化學反應,每個人之間都有各自的合作契合度。

陳淑芬小檔案|
學歷:台灣大學EMBA商學組碩士、淡江大學管理科學研究所碩士、政治大學企業管理系學士
現職:光與鹽管理顧問公司創辦人暨執行長
經歷:Dyson-中國電商副總裁、Nike Kids-大中華區總經理、Nike-台灣總經理、百事食品-台灣總經理

(原文標題:新手主管101|完美交接存在嗎?把握黃金交接期,7 問句了解職務全貌


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