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日期 |2021.01.05

文字 | 104人力銀行

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關於交辦任務:9項「主管授權Check List」,是達成任務又讓部屬獲得成長機會的關鍵

當主管要交辦任務給下屬時,到底該怎麼說呢?隨著時代改變,現代已經不時興「威權管理」,取而代之的是更多的溝通協調,在指示任務時,主管務必充分授權與信任,並詳細將細節與目標說明清楚,給予部屬信心、朝目標前進。

文/領導學院Van 由方格子授權轉載

前幾天我在看Youtube上,新光醫院侯勝茂院長做的一個TED演講,「用心領導」。侯院長每次有新任務,就成立一個團隊,指定一位負責人去處理。每當負責人問:「院長請問有什麼指示?」他總是只有一句話,「Get things done!不要把事情搞砸!」其實除了這句話以外,在交辦任務時我們還有一些話可以跟部屬溝通。

在領導學院Podcast的第10集節目當中,我們討論「猴子管理法則與授權,為什麼當主管,你的時間永遠不夠用?」在節目裡我們跟各位說明了,不要幫部屬養猴子,並利用「授權」來讓部屬成長,雖然短期看起來會費時,長期來看卻是真正能節省大量時間的。

在授權之前,請你檢查一下「授權Check List」,也就是核對這裡面每項是否都有講,總共有9項:

  • 這件事的目標是什麼? 要做到什麼程度,或是怎麼衡量成果
  • 這件事為什麼重要?
  • 為什麼找你來做?
  • 預算與時間的限制
  • 報告的形式 (每周報告幾次等等)
  • 承諾提供支援與回饋
  • 問:交給你,你OK嗎?
  • 問:都了解了嗎?有沒有問題
  • 最後,告訴屬下,你可以的

目標

首先,當然是要告知部屬任務是什麼,但同時也要說明,這個任務的目標。這個目標有可能是滿足客戶的某個特別需求,或是在產品效能上達到某個分數。換句話說,就是明確的讓部屬知道,我們需要什麼樣的產出,需要滿足哪一些條件。而當這個任務完成的時候,我們又怎麼樣去衡量成果。

舉例來說,某知名連鎖店想要開發新口味的鍋貼,指派了一位負責人。老闆可能會這樣告訴他:「我們在冬天的業績比較差,所以要請你開發一款適合在冬天吃的新口味鍋貼,我們希望這個產品,能夠在明年冬季佔到我們營業額的10%以上。」

為什麼

黃金圈法則告訴我們,人的大腦的核心區是用來處理「為什麼」,而用「為什麼」來溝通,更容易訴諸感性,也更容易讓人接受。當要授權一項任務時,我們也必須向部屬溝通,「為什麼這件事重要?」以及「為什麼要交給你?」

在鍋貼店的例子當中,老闆說「冬天的業績比較差」其實就交代了這個任務的重要性,當然老闆可以再更進一步的解釋:「如果能夠在冬季創造出額外的10%的營業額,那麼我們的淨利可以增加20%,全年可以為公司增加五百萬的利潤。」

「為什麼找你來做呢,一方面你上次開發的黑豆漿效果不錯,但畢竟那只是外購的飲料,流程比較簡單。而我們公司還是以鍋貼、水餃為主力產品,我希望你能藉由這個機會,學習開發較複雜的主力產品,並且對材料、烹煮過程、品質、客戶喜好等等,都有更多的了解,這樣才有機會開發出成功的新產品。」

限制

考卷上面的考題是選擇題,你就不能回答OOXX,這就是限制。但在工作上面,我們一般受到的限制是預算與時間。專案管理的第一課,就給了我們必須在範圍、金錢、時間這三者之間平衡。如果任務的範圍很廣很大,那就要給我們錢去招人或付加班費,不然就要有心理準備,這個案子可能會做得天長地久。

有的主管可能會說:「小孩子才做選擇,三個我都要!」他的意思是想要表達,在有限的預算與時間內,交出能力以內的最佳結果,要屬下拿出全力去做好。

讓我們繼續回到連鎖店,老闆要給負責人知道一些限制:「注意唷,三個月內提出完整方案,半年我們要達到能上市的水準。」這是時間上的限制,老闆還給了里程碑。「開發費用不能超過兩百萬,但這不包含行銷的預算,行銷我們另外討論。」這是預算上面的限制。

「另外,新口味鍋貼的菜,還是只能用韭菜或是高麗菜。肉原則上還是豬肉,但如果你有很充分的理由想要換,這是可以討論的。」

報告與支援

報告的頻率要事先提出,通常是請下屬一周匯報一次,但是如果案子比較緊,可以縮短,像是一周兩次;相反的,如果是長期性的任務,也可以兩周或是一個月一次,這要視任務緊急性以及行業特性而定。

報告的功能,是監控。定期的報告,讓主管可以了解任務的進度。而且很多主管也都還要彙整下屬的報告,再往更上級呈報。

除了在報告中判斷下屬有沒有遇到困難、是否走偏,一定要讓下屬知道,有問題可以隨時提出,主管可以提供支援。在華人的社會,下屬常常怕被挨罵,因而不敢將問題反應出來。最後的結果,通常是問題已經大到無法收拾,才浮現出來。所以一定要讓下屬知道,有問題提出來,我們可以討論。而「回饋」也不代表「責備」,回饋是引領下屬更深入的思考問題、讓他發現自己何處可以改進的過程;絕對不是單純的「你怎麼做成這樣?」

「請你每個禮拜跟我報告進度,禮拜一下班前先發e-mail,禮拜二早上十點來找我。報告裡面要有上禮拜做哪些事、這禮拜預計做那些事、進度百分比。開發中遇到任何問題隨時都可以找我討論,我不一定會給你答案,但是經過討論相信可以讓結果更好一點。遇到問題就舉手求救,好嗎?」

信心

「這件事交給你了,你OK嗎?」最後再確認部屬自己有沒有意願,畢竟每一次的授權,都是一項挑戰。如果部屬沒有意願,請他說明原因,通常可能是私人因素。如果經過討論溝通,部屬還是真的沒有意願,最好也不要勉強,否則硬趕鴨子上架,最後的成果也不會好。

「都了解了嗎,還有沒有問題?」確認部屬對任務的掌握程度,並看看他有沒有其他問題要提出。

好,那這件事情就交給你了,你可以的!」最後,再給他多一點信心。


侯院長的「用心領導」是一場非常棒的演講。如果侯院長有機會看到這篇文章,希望以後部屬再問「院長請問有什麼指示?」他可以在「Get things done!」後面,再加一句「Yes, you can!」相信會讓團隊更有信心面對接下來的挑戰。

(原文標題:領導力思維#4 | 把事情交給下屬前,我們要說什麼?)

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