關於交辦任務：9項「主管授權Check List」，是達成任務又讓部屬獲得成長機會的關鍵
當主管要交辦任務給下屬時，到底該怎麼說呢？隨著時代改變，現代已經不時興「威權管理」，取而代之的是更多的溝通協調，在指示任務時，主管務必充分授權與信任，並詳細將細節與目標說明清楚，給予部屬信心、朝目標前進。
前幾天我在看Youtube上，新光醫院侯勝茂院長做的一個TED演講，「用心領導」。侯院長每次有新任務，就成立一個團隊，指定一位負責人去處理。每當負責人問：「院長請問有什麼指示？」他總是只有一句話，「Get things done！不要把事情搞砸！」其實除了這句話以外，在交辦任務時我們還有一些話可以跟部屬溝通。
在領導學院Podcast的第10集節目當中，我們討論「猴子管理法則與授權，為什麼當主管，你的時間永遠不夠用？」在節目裡我們跟各位說明了，不要幫部屬養猴子，並利用「授權」來讓部屬成長，雖然短期看起來會費時，長期來看卻是真正能節省大量時間的。
在授權之前，請你檢查一下「授權Check List」，也就是核對這裡面每項是否都有講，總共有9項：
- 這件事的目標是什麼？ 要做到什麼程度，或是怎麼衡量成果
- 這件事為什麼重要？
- 為什麼找你來做？
- 預算與時間的限制
- 報告的形式 (每周報告幾次等等)
- 承諾提供支援與回饋
- 問：交給你，你OK嗎？
- 問：都了解了嗎？有沒有問題
- 最後，告訴屬下，你可以的
目標
首先，當然是要告知部屬任務是什麼，但同時也要說明，這個任務的目標。這個目標有可能是滿足客戶的某個特別需求，或是在產品效能上達到某個分數。換句話說，就是明確的讓部屬知道，我們需要什麼樣的產出，需要滿足哪一些條件。而當這個任務完成的時候，我們又怎麼樣去衡量成果。
舉例來說，某知名連鎖店想要開發新口味的鍋貼，指派了一位負責人。老闆可能會這樣告訴他：「我們在冬天的業績比較差，所以要請你開發一款適合在冬天吃的新口味鍋貼，我們希望這個產品，能夠在明年冬季佔到我們營業額的10%以上。」
為什麼
黃金圈法則告訴我們，人的大腦的核心區是用來處理「為什麼」，而用「為什麼」來溝通，更容易訴諸感性，也更容易讓人接受。當要授權一項任務時，我們也必須向部屬溝通，「為什麼這件事重要？」以及「為什麼要交給你？」
在鍋貼店的例子當中，老闆說「冬天的業績比較差」其實就交代了這個任務的重要性，當然老闆可以再更進一步的解釋：「如果能夠在冬季創造出額外的10%的營業額，那麼我們的淨利可以增加20%，全年可以為公司增加五百萬的利潤。」
「為什麼找你來做呢，一方面你上次開發的黑豆漿效果不錯，但畢竟那只是外購的飲料，流程比較簡單。而我們公司還是以鍋貼、水餃為主力產品，我希望你能藉由這個機會，學習開發較複雜的主力產品，並且對材料、烹煮過程、品質、客戶喜好等等，都有更多的了解，這樣才有機會開發出成功的新產品。」
限制
考卷上面的考題是選擇題，你就不能回答OOXX，這就是限制。但在工作上面，我們一般受到的限制是預算與時間。專案管理的第一課，就給了我們必須在範圍、金錢、時間這三者之間平衡。如果任務的範圍很廣很大，那就要給我們錢去招人或付加班費，不然就要有心理準備，這個案子可能會做得天長地久。
有的主管可能會說：「小孩子才做選擇，三個我都要！」他的意思是想要表達，在有限的預算與時間內，交出能力以內的最佳結果，要屬下拿出全力去做好。
讓我們繼續回到連鎖店，老闆要給負責人知道一些限制：「注意唷，三個月內提出完整方案，半年我們要達到能上市的水準。」這是時間上的限制，老闆還給了里程碑。「開發費用不能超過兩百萬，但這不包含行銷的預算，行銷我們另外討論。」這是預算上面的限制。
「另外，新口味鍋貼的菜，還是只能用韭菜或是高麗菜。肉原則上還是豬肉，但如果你有很充分的理由想要換，這是可以討論的。」
報告與支援
報告的頻率要事先提出，通常是請下屬一周匯報一次，但是如果案子比較緊，可以縮短，像是一周兩次；相反的，如果是長期性的任務，也可以兩周或是一個月一次，這要視任務緊急性以及行業特性而定。
報告的功能，是監控。定期的報告，讓主管可以了解任務的進度。而且很多主管也都還要彙整下屬的報告，再往更上級呈報。
除了在報告中判斷下屬有沒有遇到困難、是否走偏，一定要讓下屬知道，有問題可以隨時提出，主管可以提供支援。在華人的社會，下屬常常怕被挨罵，因而不敢將問題反應出來。最後的結果，通常是問題已經大到無法收拾，才浮現出來。所以一定要讓下屬知道，有問題提出來，我們可以討論。而「回饋」也不代表「責備」，回饋是引領下屬更深入的思考問題、讓他發現自己何處可以改進的過程；絕對不是單純的「你怎麼做成這樣？」
「請你每個禮拜跟我報告進度，禮拜一下班前先發e-mail，禮拜二早上十點來找我。報告裡面要有上禮拜做哪些事、這禮拜預計做那些事、進度百分比。開發中遇到任何問題隨時都可以找我討論，我不一定會給你答案，但是經過討論相信可以讓結果更好一點。遇到問題就舉手求救，好嗎？」
信心
「這件事交給你了，你OK嗎？」最後再確認部屬自己有沒有意願，畢竟每一次的授權，都是一項挑戰。如果部屬沒有意願，請他說明原因，通常可能是私人因素。如果經過討論溝通，部屬還是真的沒有意願，最好也不要勉強，否則硬趕鴨子上架，最後的成果也不會好。
「都了解了嗎，還有沒有問題？」確認部屬對任務的掌握程度，並看看他有沒有其他問題要提出。
好，那這件事情就交給你了，你可以的！」最後，再給他多一點信心。
侯院長的「用心領導」是一場非常棒的演講。如果侯院長有機會看到這篇文章，希望以後部屬再問「院長請問有什麼指示？」他可以在「Get things done！」後面，再加一句「Yes, you can！」相信會讓團隊更有信心面對接下來的挑戰。
（原文標題：領導力思維#4 | 把事情交給下屬前，我們要說什麼？）
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