工作做不完，只好一直加班？先設定「下班截止線」效率反而更高
工作總是做不完，不想每天被加班追著跑？時間管理的第一步不是埋頭苦做，而是先設定「下班截止線」，再從結束時間反推工作安排，把待辦事項排進行事曆，提升專注力與完成效率。本文節錄自《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？》。
文／井出元子
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先決定完成工作的時間
若你常常無法在預定時間內完成當天工作，那麼建議你從最基本的步驟開始──決定今天何時要結束工作、離開辦公室。請在你的行事曆或手帳上，明確畫出「今天的下班時間」；若使用行事曆應用程式，請將下班時間之後的時段標註為不可排入其他工作。這個動作，就是為自己設定「今天工作的最後截止時間」。接著，請以這個時間為基準，反推每一項工作應完成的時間，計畫今天的日程安排。
時間管理的第一個步驟，其實就是從「先決定結束時間」開始。就像你與朋友約好下班後見面，必定會想辦法在那個時間點前完成工作、準時離開。有了這樣的明確目標，就能促使自己集中精神、提升效率，在設定的時間內做完手邊的事。相反地，若你心想「反正還可以加班」，就容易鬆懈，讓工作時間無限制延長，卻不一定有更高的產值。請養成一個習慣──不只是決定「今天何時要結束工作」，也要為每一個待辦任務設定明確的完成時間。這樣能大幅提升你在有限時間內完成工作的能力。
特別是對於每天工作量龐大、行程緊湊的人來說，能夠分配給每項工作的時間往往相當有限。若沒有在預定時間內完成工作，待辦事項便會漸漸增加。因此，他們更容易養成「在時間內完成工作」的高效習慣。從另一個角度來看，如果你總是花太多時間在同一件事上，也可能代表你對自己的時間安排過於寬鬆。
【限制工作時間能提高效率】
〇 從完成工作的時間開始反推安排工作 ⮕ 精神集中、高效完成工作
✕ 工作直到完成任務 ⮕ 可能會拖延工作（在家工作的人應該特別注意）
為各工作內容設定執行時間，納入整體行程規劃
即使已經列出今天要完成的任務，若沒有為每項工作預留實際的執行時段，很容易在處理其他突發事項或雜務時，讓這些原定工作一拖再拖、延到隔天甚至更久。這樣的情況，多半是因為沒有將工作內容具體安排進行程表所導致。
我們對與他人約定的行程，如「上午Ｏ點拜訪ＯＯ客戶」，通常都會明確記入行事曆並確實執行。同樣地，對於自己需要完成的重要工作，也應採用相同的方式處理。例如：「下午二點到三點，撰寫會議資料初稿」，將預估所需的作業時間具體標註在時程上。如果是需要較長時間處理的工作，更應事先計畫保留完整時段來執行，否則這類工作容易被日常緊急事項或零星瑣事擠壓，最後總是被延後。
此外，預先將工作安排進具體時段，不僅有助於確實執行，還能幫助你從每日、每週乃至每月的整體角度，清楚掌握自己的工作量。有時候你可能覺得每天都很忙，但實際把各個工作一一排進行程表後，會發現其實還有不少空檔。反之，也可能會發現排不進去的情況，這時就要及早重新分配工作或尋求協助。為了做出這樣的判斷與調整，請務必把工作內容也一併納入行程規劃中。
技巧：像預約會議或他人行程一樣安排時間！
節錄自：寶鼎出版《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？：AI時代職場人不被取代的工作基本功》／井出元子 著
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