用MECE原則寫工作Email：麥肯錫專家教你「複雜的事簡單說」
為什麼訊息傳達總是不到位？讓人一看就能認同的內容要怎麼寫？麥肯錫專家指出，表達其實有所謂的「基本形式」，以工作信件為例，可以運用「So What？／Why So？」和「MECE」來整理概念，他們都是「邏輯思考」的基礎。
文／照屋華子
表達，其實有所謂「基本形式」。舉例來說，我們要寫信向主管報告有份資料已於今日早上發譯，8日（三）向A公司做簡報時可使用這份資料。以下說明如何有邏輯的的組織正文：
正文在組織架構上，重點在於如何用既容易掌握重點、又能讓收訊者認同的方式，來呈現這些提問的答案。為此，我們要使用的思維整理概念，就是「So What？／Why So？」和「MECE」，它們都是「邏輯思考」的基礎。
【So What？／Why So？】先說結論，後面說明
所謂So What？／Why So？是指「將構成答案的要素，分為『結論』和『支持結論的要素』」的概念。
- So What（所以呢？）→最想表達的訴求、結論
- Why So（為什麼可以這樣說？）→足以支持結論的理由和具體說明
比方範例郵件中，用來回答「資料譯文可否於8日使用？」這個提問的「結論」，是「本資料譯文可於8日（三）簡報時使用」──它是我們從答案中萃取出來的關鍵內容，也就是So What（所以呢）。
有些人光看到這裡，就願意接受這一套說法；不過，仍有些人想尋求Why So（為什麼可以這樣說）？倘若這個結論對收訊者而言很重要，那麼發訊者就會被要求提供理由和說明。
我們要將回答提問所需的答案，分成「結論」「支持結論的理由和說明」，並且加以整理，好讓它們能在So What？／Why So？的關係下，相互支持──「有邏輯的說明」就是建立在這個基礎之上。
養成這種整理的習慣，再依So What？→Why So？的順序來說明訊息，就能迅速到位的傳達重點。
運用【MECE原則】避免遺漏或重複
麥肯錫最著名的原則「MECE」（彼此獨立，互無遺漏）是用來確認答案的要素是否過多、不足，或可將它們分類的一種概念。
所謂的MECE，其實是彼此（Mutually）、不重複（Exclusive）、整體（Collectively）、無遺漏（Exhaustive）的縮寫。它是用「彼此獨立，互無遺漏」的關係，來定義事物的一種概念。
我舉一個例子，以便對MECE更有概念。我們試著用MECE的概念來為撲克牌分類──要從哪些角度切入，才可以把所有牌卡分得「彼此獨立，互無遺漏」呢？
比方說，我們可以用「紅、黑、鬼牌」來分類，還可以再進一步將紅色分為「紅心和方塊」，黑色分為「黑桃和梅花」。如此一來，我們就能更有條理的釐清整體撲克牌的概況。
當我們要針對某個結論說明理由時，也是一樣，若能稍加分類，而不是條列堆疊，就能讓人更容易掌握整體概況。況且如果是「彼此獨立，互無遺漏」的分類，還能提升他人對結論的接受度──換言之，把MECE當作一種分類的「量尺」。
例如，在範例郵件的修改版本中，可以提出兩個理由來支持「資料譯文可於8日使用」這個結論。
- 資料原稿已於本日10時交付翻譯公司
- 翻譯公司將於7日（二）17時將譯文寄給我
像這樣，兩個理由的內容彼此獨立，況且以時間序列來看，也沒有遺漏什麼事項會影響8日時使用資料譯文。
節錄自：樂金文化《麥肯錫邏輯說服術：最強解決問題思考法！再複雜難懂的事都能清楚傳達，無論誰都會被打動／照屋華子 著 》
推薦閱讀：
★ 【104人力銀行】LINE好友，熱烈募集中！
點選【圖片】加好友，週週職場好文推播不漏接
