5步驟設計人力資源數據分析管理架構
人力資源數據分析管理師，是近年愈來愈多企業開始編制的專業職位，透過員工數據協助人資長建立選才、用才、育才、留才的各種創新與改善流程，並提供給用人單位主管不同面向的管理洞察報告。
文／蘇書平 為你而讀執行長 由 為你而讀 授權轉載
目前台灣有越來越多企業，開始編制人力資源數據分析管理師，透過員工數據協助人資長建立選才、用才、育才、留才的各種創新與改善流程，並提供給用人單位主管不同面向的管理洞察報告。有些公司還會蒐集企業所經營的外部社群數據，分析雇主品牌形象，建立更有效的人才招募活動與社群經營策略。
但是要在組織內啟動 HR 分析非常困難，第一原因是因為企業HR較少參加企業年度的經營主管策略會議，第二個原因是，用人單位主管從未想過，可以利用HR提供的管理報表當做是管理決策的參考，所以HR在推動數據分析，首要任務必須把以下五大項目列入考量。
這邊我們把首要任務分為五大項目分別是：
- 數據管理流程
- 數據儀表板
- 管理試點分析
- 人資數據能力建構
- 員工數據隱私
數據管理流程
在開始進行人力資源分析之前，你必須先正確地進行數據管理。收集數據必須確保資料的格式統一、準確、一致且完整。這些都是為了做好人力資源分析的重要基礎工程，為了確保我們拿到的數據是有品質，建構數據治理計劃並定義適當的管理政策至關重要。除此之外，對齊你的數據定義也很重要。建議可以讓IT、財務與人力資源不同利益相關者都參與分析討論，才有辦法設定出具策略性的KPI目標，這樣HR單位所提供的儀表板更能精準為業務單位提供有用的事實和數據。
數據儀表板
為了讓你的數據報表更容易被理解與管理，最簡單的方法就是購買或構建一個自動化的人力資源儀表板。你可以先參考組織內部，哪些單位已經在使用相關技術與工具？他們是怎麼使用的？都使用在哪裡？你可以從不同部門的使用經驗中得到很多報表設計的靈感。
現在也有不少的數據分析供應商提供人力資源儀表板代製的服務，缺點是如果你要修改報表，就必須和以前寫IT申請單一樣，無法即時修改。其實現在的工具都變得很簡單，你只要懂得基本的EXCEL功能，都能快速製作你需要的報表。你可以先從基本的管理報表開始。例如出缺勤、招聘、培訓等報告，未來則可以將招募任用、訓練發展、薪酬福利與員工關係的數據都整合在一起，甚至是業務單位的管理數據。
之後，你就能在經營主管會議與用人單位主管共同討論提出精準對策，提升人才晉用的品質，讓HR扮演更積極的角色。
管理試點分析
企業剛開始導入的時候，可以先採雙軌方式進行，先從具有重點優先的業務問題開始展開。更理想的情況，應該要尋求利害關係人的支持，確保你不是孤獨的。
另外你必須在人力資源部門建立以下角色來進行數據分析：
- 人力資源分析經理（用於管理數據專案項目、聯繫利益關係人並懂得透過故事包裝數據洞察的價值）
- 數據科學家（用於構建統計和分析模型）
- IT 專家（通常由HRIT或資訊部負責，主要在建立數據收集和執行的標準流程與工具，以及設定資料安全控管機制）
- 主題專家（主題領域的專家，例如出缺勤、組織氣候、學習效率、團隊建造等）
- 業務專家（業務單位與人力資源的合作夥伴，了解產、銷、發、財不同管理領域的知識）
專案執行建議採用敏捷的工作方式。使用兩週的衝刺計畫，專注於特定領域的研究與發展，根據分析的結果得出結論和建議，從而將你的業務與利益相關者連結起來。
人資數據能力建構
可以從不同的目標用戶開始，請先對目標用戶進行優先排序。你想先從人力資源單位所有人的基本能力先開始培養嗎？或者，你想先從HRBP開始？我建議可以先從HRBP開始，為什麼？因為他們每週都會與業務單位聯繫，並且對這些單位的工作內容與問題有一定的了解度。在你開始在HR部門導入數據分析的管理思維與訓練前，建議可以先召集一個啟動會議說明未來進行的方式，包含：
- 人力資源分析的深入介紹
- 人力資源分析的定義和應用
- 其他組織中人力資源分析的實際示例，這部份可以考慮與外部供應商合作，他們可以將內部的HR能力提升到一個新的水平，透過真實的案例與工作坊練習，讓團隊更加以數據為導向，更能培養內部分析的商業敏銳度。
- HR 分析流程與角色分工
- 相關人力資源管理指標和目標值建議
- 腦力激盪會議：根據企業的業務戰略問題發展原型概念
另外光是透過一些研討會或工作坊是不夠的，如果您想在自己的人力資源部門內發揚光大，建議未來的部門會議PPT報告，都必須結合數據分析報告看到的機會與問題，提出改善與創新對策，讓同仁慢慢養成以數據為導向的管理思維 。
員工數據隱私
最後，隱私是每個組織中的熱門問題，在開始人力資源分析之前，記得與你的資訊隱私和法律合規部門合作，讓他們建立一個包含最重要隱私目標的評估框架。所以和這些部門建立良好的合作夥伴關係非常重要，向他們展示你需要分析的報告，並讓他們為你的專案項目開啟通行的綠燈。
結論：人力資源數據分析將是不可逆趨勢
人力資源數據分析在歐美企業已經發展的非常成熟，甚至開始與ESG的管理議題作結合。目前在台灣人力銀行的職缺也開始發現這樣的工作機會越來越多，未來，人力資源分析不但可以為員工和雇主提供更精準的管理洞察，還能提升企業的管理效率。 建議現在人資夥伴就可以開始規劃長期的人力資源分析計劃，並在開始之前將基礎知識與原始數據準備好，透過雙軌並行的方式，和組織不同部門的利害關係人展示 HR 分析可以為組織提供那些附加價值。
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