2021.07.29 ｜ 7182次觀看

誰說「行政工作」不專業？我們總能在細節中，發現偉大！｜職涯診所Podcast EP49

行政工作是許多「沒工作經驗」社會新鮮人的首選，但也時常有「缺乏發展性」的刻版印象。一般大眾對行政工作的既定印象多是：工作內容瑣碎、重複性高、專業性低、未來發展性和競爭力低。但這些刻板印象，是真的嗎？今天我們邀請到了「各界行政職工作前輩」，來和大家分享。內容精彩，絕對會大大打破你的原有認知！讓我們來聽聽，他們是如何將行政工作做到「受人尊敬」、做到「無可取代」的，一起在平凡的細節中，看見偉大吧！

文／職涯診所Podcast

本文導覽

【本集來賓】

Ruth 林沛恩
巨輪興業董事長秘書
Cipher
高雄的華泰電子人資
Sam
數位產品專案經理，偕同主持夥伴
帆鈺
人力仲介產業行政人員

【Clubhouse分享嘉賓】

William 威廉哥
目前任職法國最大的物流公司Bollore Logistics，擔任台灣區財務長，美國管理會計師協會台灣分會的財務長

本文可在線收聽完整版對話

【分段摘要】

03:41 「行政類工作」有哪些？
04:51「特助、幕僚」工作分享：當初為何走上這條路？
06:57「行政工作者」如何提升「競爭力」？
08:08 怎樣才能成為「特助」呢？(特助前輩分享：科系背景、能力＆準備)
11:21 「採購助理」工作分享：我是如何進入行政職工作的！
15:33「行政工作」能為公司帶來哪些「核心價值」呢？
16:44「行政職」也可以做到「不可取代」？
19:26 行政職時常是「救火隊」？兩個超刺激工作故事分享！
23:42 行政工作的「未來發展潛力」如何呢？
30:49 「特助/幕僚」經驗談：站在 “老闆的高度” 來思考，是我們的功課！
34:09 「特助/幕僚」很像老闆的分身？
34:50 原來當「特助/幕僚/秘書」也可以任性「不加班」？！
37:55「特助/幕僚」該如何拿捏好溝通的「橋樑角色」？

以下，精選本集的「部分精華節錄」。想知道更多，屬於行政工作的「甘苦秘辛」和「輝煌時刻」嗎？一定要記得收聽完整版的第49集「104職涯診所」Podcast 哦！

點擊上方播放：立刻在線收聽！

一、「行政類」的工作有哪些呢？

舉例來講，一般我們常聽到的「櫃檯接待」、「總務」、「總機」、「秘書」，都算是「行政職工作」。另外，其他像是「特助」和「幕僚」這類，包含到某些經營、管理面向的工作，其實也都是屬於「行政類的工作」哦！
「104職涯診所」Podcast 主持人 Lara

二、「特助、幕僚」工作分享：當初為何走上這條路？

我因為對人充滿熱情，又具備外語優勢，所以第一份工作便從事「國外業務」。某次參加業界研討會時，有幸認識了某家公司的「總經理特助」。在言談之間，被他豐富的學識、經驗和想法給深深吸引，於是便在當時立志，未來若有機會也要成為一位特助，變成和他一樣厲害的人！之後也很幸運的獲得機會，成為了老闆的「特助」並身兼「董事長秘書」。

很多大家想像中的「重複性例行工作」，都是無可避免的。但工作內容其實包山包海，其中也有許多有趣的地方。比如，我目前的工作內容就包括了「行政」、「管理」和「投資」，各項工作佔比大概「各三分之一」左右。作為幕僚，因為直接面對老闆，一方面可以非常貼近的向老闆學習，另一方面，工作的變化也非常多元。整體來講，真的是一份很棒，也十分具有挑戰性的工作！
巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

三、怎樣才能成為「特助」呢？需要哪些科系背景、能力和準備？

「特助工作」並沒有強硬的「科系限制」。我大學就讀外文系，主修翻譯，另外也選修了很多像是「心理系」和「商學院」的外系相關課程。

特助的人選，通常都會來自：(1)「公司內部資深員工」和 (2)「老闆的家人」。能否累積「特定領域專業經驗」，為公司帶來「價值」並「在關鍵時刻幫到老闆和公司」，才是重點！

以我為例：我原本是公司的「國外業務主管」，後來因為公司正好要開始往國外發展，急需要具備「豐富經驗」且「能夠面對國外客戶的人」來協助老闆，於是我便順理成章的，成為了老闆的「特助」和「幕僚」。所以說，想成為「特助」的朋友們，務必要先讓自己有能力，能夠成為「老闆新的腦袋」。並且一直充滿好奇心，讓自己持續的學習、成長！
巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

四、「行政工作者」如何提升「競爭力」？

「行政工作」看似「簡單、重複」，卻是一個很好的打底。只要在原本的「行政庶務基底」之上，再去加強、累積「其他專業能力」。就能讓自己非常具有競爭力！

其實每一位老闆，對特助的期待和能力要求都是不太一樣的。建議可以先了解老闆的需求之後，再去重點加強「公司所需要的」其他相關專業技能，會更有效率喔！比如：我的「國外業務」經驗和能力，就對後來的「董事長特助」工作，帶來了很多的幫助和加分。
巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

五、「行政工作」能為公司帶來哪些「核心價值」呢？

「行政事務」一般都是有一個「固定流程」可循的。而這個流程「設計得好不好」，將直接影響以下2個面向：

(1)公司的運作效率
(2) 需要被協助的同事能否獲得必要的幫助

因此，當我們將自己提升到一個「流程執行者」的角色，來看待行政工作中的價值，就不會只看到「重複性高」這件事情。反而會去思考，整個流程裡，還有哪些能夠被「簡化」、「優化」、「自動化」的可能性。而這便是行政工作最大的亮點和核心價值！
法國最大的物流公司Bollore Logistics William 威廉哥

六、「行政職」也可以做到「不可取代」？

其實，「行政職」最令人驚艷的地方，就展現在其「應變力」、「解決問題的能力」，和「現場執行力」上！

如果你可以做到，任何事情要找誰、東西在哪裡、表單如何處理都能問你，有什麼突發狀況都能夠處理，全公司上上下下都需要你、指望你。那麼你就會成為大家眼裡的「萬事通」，成為老闆與同事們心目中，一個「難以被取代」的重要存在。
高雄的華泰電子人資 Cipher、Bollore Logistics William 威廉哥

像我們公司現在的行政人員，目前在職五年多。長期觀察下來你會發現，每一季由他經手的表單和文件，都在不斷的優化和進步。漸漸的，他也開始變得不可取代，大家都很需要他。且每天上班看見他那親切的笑容，都會覺得非常開心。同事們都無法想像，辦公室裡若沒有他，公司將會變得多麼混亂、可怕！
巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

因為在工作中，不斷發現問題、解決問題，並優化產出的品質。讓我找到自信，發現了自己的強項，也獲得了大家的尊敬。現在在公司裡，還以「PPT & Excel 達人」的稱號而聞名呢！我曾經在一場100多人的會議上，用「即時的 “投影筆記”」，拯救了「板書潦草的講師」和「台下聽到一臉茫然的主管們」，也成功讓同事們都因此記住我。其實只要用心將每一項工作，都做出一點點令人意外的驚喜，就能讓你變得非常與眾不同。所以說，專業的行政工作者，也是有能力可以將工作品質，提升到一個不可取代的高度的。
高雄的華泰電子人資 Cipher

七、行政工作的「未來發展潛力」如何呢？

行政算是「入門型」的工作，內容並不困難，通常只要足夠細心、有耐心、肯努力，就能夠勝任。建議大家盡量「持續學習」，精進自己「多元的能力」。熟悉基本作業模式之後，未來不管是去到哪裡，到了哪個部門或公司從事「行政職工作」，應該都可以非常得心應手！感興趣的話，也可以朝著「秘書」、「特助」或「幕僚」相關的工作去發展。其實，對於「行政工作者」來說，「人格特質」和「對未來的目標」才是之後發展的關鍵。所以儘早設定好目標，非常重要！
巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

每位「行政工作者」，都可以從工作中，發展出一套屬於自己的 Know-how！只要你能在自己的工作上成為「專家」，未來的「不可取代性」和「發展性」就會非常高。比如：如果你可以在行政工作中，細心的記下所有顧客詳細的需求、喜好和個性，成為「顧客經營維護的專家」，未來不論是在「行政職工作」、「業務相關工作」，或其他任何需要「客製化服務」與「顧客關係經營」的工作領域上發展，都會很有競爭力！
高雄的華泰電子人資 Cipher

「行政工作者」若想提升自己未來發展的潛力，「培養跨界工作經驗」並「持續學習」會是最大的關鍵！比如：作為「特助/幕僚」，負責傳達老闆的意志，就必須具備宏觀的視野和高度，公司裡的所有人通常也都會非常依賴特助的判斷。
法國最大的物流公司Bollore Logistics William 威廉哥

八、「特助／幕僚」經驗談：站在「老闆的高度」來思考，是我們的功課！

作為「特助／幕僚」，非常需要「擅長揣摩上意」，以協助老闆做溝通。所以每當進入到一份新的工作，都需要和老闆快速的建立起「信任感」，以達到雙方最好的默契和配合！

很多老闆發給員工的信件、公告，其實都是由幕僚來執筆的。因此，我們需要常常站在老闆的角度和高度，來思考事情。也必須要做好溝通的橋樑，讓下情能上達、上情能下達。老闆們其實都很孤單，很多的經營和決策都要自己來。這時候「特助／幕僚」就是老闆最重要的「決策夥伴」和「左右手」！所以，我們需要不斷的充實自己，才能為老闆提供好的建議和幫助。常常也會不知不覺的，和老闆越來越親近，最後甚至變成了類似「家人」的存在。
巨輪興業董事長秘書 Ruth 林沛恩

別走開，想了解更多「行政職」的「工作內涵」、「未來發展」、「達人心得」和「真實故事分享」，你一定不能錯過這一集。

更多精彩內容，都在第49集的「104職涯診所」Podcast，快去收聽這一集的「完整版」內容吧！