成功留才育才的關鍵:PDCA、IDP與人才九宮格的實踐應用
在當前少子化、高齡化與激烈人才競爭的時代,人才管理與發展成為企業關注的焦點。隨著各行各業面臨人力資源的挑戰,如何有效地吸引、培養和留住優秀人才已成為企業的重要課題。本文將深入探討人才的定義、人才管理的PDCA流程以及考核與發展的具體步驟,並介紹人才九宮格、優秀人才遴選程序,以及個人發展計畫IDP等關鍵概念,期待能提供讀者實用的見解和建議。
文/宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士
原標題:人才指導、培育與發展技巧
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一、前言
在現今少子化、高齡化之大缺工浪潮、以及各產業都積極搶人才的時代下,『人才管理與發展』已經成為當下所有企業高度重視且如火如荼進行中的議題,本文特別針對此議題,提出可留意重點與相關提醒!
本文的論述架構,主要是先針對人才之定義,進行說明,其次是人才管理的PDCA,說明如何從規劃、執行、追蹤、因應之基本架構,再依序針對人才考核與培育發展的步驟、人才九宮格說明、優秀人才遴選的程序、個人發展計畫IDP等,循序漸進地進行說明。
二、人才的定義
- 親、忠、才,是作者建議企業參考的『人才定義』。
(1). 親:跟主管親近、合得來,沒有距離感。
(2). 忠:對任職企業忠誠,而非只對部門忠誠,沒有叛逆與違逆行為。
(3). 才:具有熱情、意願、能力,並產生出績效。
A. 完整的能力,即是所謂的職能,包刮K知識、S技能、A態度/特質。
B. 以家族企業總經理接班人職能為例如下:
職能內涵 | 專家共識首要重要程度指標 |
---|
知識 K | K09 變革管理知識 |
技能S | S02 市場分析能力 S03 決策判斷能力 S16 系統性思維與問題解決能力 S47 衝突管理能力 |
特質A | A01主動性人格特質 A04工作企圖心/成就導向 A05誠信正直 A06品德 |
取自:楊伸太,探討企業接班人之職能模型與培訓制度:以家族企業為例
- 也許每家企業對人才的定義有所差異,因此建議都可先定義清楚,以利人資部門與各部門主管協力展開人才管理與發展。
三、人才管理的PDCA
- PDCA的意涵
(1.) Plan:計畫/規劃
(2.) Do:執行
(3.) Check:檢核
(4.) Action:因應對策
- 定期依照績效管理機制與周期,進行人才定義與人才九宮格之評估與辨識
- 依據公司與部門人才發展策略,進行定期人才庫遴選與發展
- 依照人才進行IDP個人發展計畫之PDCA
- 綜合而言,
(1.) 就是將IDP與績效管理、升遷管理有效結合
(2.) 個人發展計畫IDP與升遷機制的連動:有做IDP之人員,跟升遷盡量正相關,IDP結果是好的+具激勵效果(可同步參考職場新知、商業管理、人才發展知識文章 - 104人資市集)
四、人才考核與培育發展的步驟
- 績效考核機制連動人才辨識
(1.) 透過公平、客觀、合理的考核機制,做出有效的人才辨識,讓願意努力表現也有績效的人,能出頭天(被看見與發展)。
(2.) 客觀公平的考核機制,帶來積極發展的意願與企圖心。
- 主動針對優秀人才進行職涯發展與IDP。
- 人才考核與培育發展的步驟
(1.) 制定合理與客觀之績效管理制度
(2.) 定期的績效考核與面談
(3.) 依據考核結果,進行人才九宮格各類人員之培育或發展
(4.) 整理成教育訓練計畫(共同或個人),並執行之(可同步參考超詳細!年度教育訓練計畫與預算編列技巧(附應用表格)- 104人資市集)
(5.) 針對培育與發展結果,進行進度與成效之控管
- 人才培育之工作指導技巧
(1.) 目標設定:先設定每次教導的具體目標,同時確保你的目標是具體的、可衡量的、可達成的、相關的和有時限的(SMART 原則)。
(2.) 回饋與溝通:提供具體且建設性的回饋,並保持雙向溝通,讓對方清楚明瞭。
(3.) 能力培育須教導之指導順序:可以連同SOP(標準作業程序),依序進行『說給他聽、做給他看、讓他做看看、回饋給他』。
(4.) 激勵與支持:不只要提供指導,還要多多激勵和正向支持對方,幫助他們保持積極和高度動力。
- 人才九宮格的區分,一般可區分二大類,一種是依照績效與意願,另一種是依照績效與潛力,會有各自相對應之領導或發展策略。 將員工按績效和意願分為九個象限的評估方法,以確定不同員工的領導策略:例如有意願有能力者,給予授權及肯定、IDP發展;有意願無能力者,給予能力缺口之培訓;無意願有能力者,給予合適的輔導與引導及正向激勵;無意願無能力者,進行輔導及給予機會(但非無限),以及必要的限制行為與規範!
(1.) 高績效、高意願
(2.) 高績效、中意願
(3.) 高績效、低意願
(4.) 中績效、高意願
(5.) 中績效、中意願
(6.) 中績效、低意願
(7.) 低績效、高意願
(8.) 低績效、中意願
(9.) 低績效、低意願
(10.) 綜合整理如下圖
(取自104人資學院:打造高績效團隊,核心成員怎麼選?善用人才九宮格,有效預測員工潛力(上)- 104人資市集)
- 將員工按績效和潛力分為九個象限的評估方法,以確定不同員工的發展策略:此九宮格尤其著重在高績效&高潛力、高績效&中潛力的發展策略!
(1.) 高績效、高潛力
(2.) 高績效、中潛力
(3.) 高績效、低潛力
(4.) 中績效、高潛力
(5.) 中績效、中潛力
(6.) 中績效、低潛力
(7.) 低績效、高潛力
(8.) 低績效、中潛力
(9.) 低績效、低潛力
- 上述九宮格,建議企業與各主管,都要定期隨著績效管理週期,進行必要的面談、培育與發展,例如中低意願之訪談關心與了解、鼓勵,或者是中低績效的職能缺口指導與培育方案、高績效/高潛力人才的發展計劃等。
六、優秀人才遴選的程序
- 在瞭解上述的人才定義與九宮格之後,即可進入到優秀人才之遴選,一般遴選的基本資料與準備事項有:
(1.) 姓名/部門/職稱/年齡/年資/學歷/經歷/考績紀錄/輪調紀錄/受訓紀錄/升遷紀錄/重要貢獻 /職能程度等等。
(2.) 職等職系職稱架構、職務說明書、職能地圖。
(3.) 人才發展委員會。
- 程序如下:
(1.) 確定哪些職位,需要發展?
A. 例如:依照公司內部之關鍵職位、各階層接班人、主管建議等,優先發展!
B. 例如:研發主管接班人、副理級主管儲備人員、專業職系人資助理管理師發展為管理師等等
(2.) 確定哪些職位,需要發展
(3.) 準備人才庫並建立能力(職能)儲備資料庫(職能管理)
(4.) 人才庫標準
(5.) 人才識別(人才辨識系統與意願評估)
A. 人才遴選須注意之處
- 意願是最重要的,例如有些優秀人員,不喜歡成為管理者,因此只想為專業職系發展,如果意願無法提升,後續的發展成效,自然會事倍功半了。
- 可透過個人潛質評鑑找出潛力人才的個人特質以及工作價值觀等,作為未來規畫與執行個人發展計畫時之重要參考依據。
- 一個人才的績效是由意願X能力所組成,如果要進行人才發展,就要再考慮發展潛力,而其中當事人的意願相當重要,將會影響到學習動力與企圖心!
- 就筆者的經驗裡,針對原本意願不高的當事人,經過適合的引導與鼓勵後,有滿大比例的一群是改變了原先保守的想法,進而提升的本身意願,接受公司進行人才發展暨計畫的!
(6.) 進行能力的盤點與找出職能缺口
(7.) 建立個人發展計劃與執行與評鑑
- 個人發展計畫:Individual Development Plan
- IDP,就是有計畫地進行個人能力提升之系統性做法。
- IDP個人發展計畫,好處多多
(1.) 對IDP當事人的好處
A. 激發起對於自我發展與成長的興趣
B. 提升自己在職場上的價值
C. 連結與提升『計畫性』的做好職涯規劃跟生涯規劃
(2.) 對主管的好處
A. 實現助人成長的理念:提升部屬的能力,是主管的天職,也是行善(助人成長)
B. 部屬能力如果提升,主管可以有更多時間去做更重要的事情
C. 提升團隊整體績效
(3.) 對公司的好處
A. 能留住人才
B. 能提升員工績效與產值
C. 提升公司人力資本競爭力
D. 提升雇主品牌
- IDP個人發展計畫的五大進行步驟
(1.) 確定職位,進行發展
(2.) 人才辨識與意願評估
(3.) 能力盤點
(4.) 建立個人發展計劃
(5.) 執行與評鑑、追蹤個人發展計畫
- IDP個人發展計畫的內涵
(1.) 本計畫導師:負責該發展計畫前中後執行之導師
(2.) 發展的職位:目前職位或下一個職位
(3.) 發展的期間:起始日及截止日
(4.) 發展的能力:符合該職位所需的能力(職能)
(5.) 發展的方式:最適合當事人提升該項能力的方式為何?例如專案或導師
(6.) 所需的資源:要執行該計畫,會需要哪些資源?例如導師人選或培訓預算
(7.) 衡量指標:會用到哪些方式來評估該項能力有否達成?例如導師評核分數或專案成果
(8.) 預計完成日:針對每項欲提升的能力,所需發展的計畫之預計完成日期
(9.) 實際完成時間:該發展計畫之實際完成日期
(10.) 期中執行狀況檢核:過程中之執行進度檢核(Check)及因應
(11.) 期末執行狀況檢核:結案時的成效檢視與評價
八、總結
- 主動針對優秀人才進行職涯發展與人才發展,同時正向之進行個人發展計畫IDP與升遷機制的連動!
- 一開始進行人才發展專案時,建議也可先局部展開較好,例如從自己部門或單一部門開始!
- 每家企業所需發展的職位順序可能不一樣,依循企業本身所需要的,最為重要!
- 現在是搶人才、留人才的時代,在公司內落實人才發展,會是目前非常實用且關鍵的人力資源議題,鼓勵各位先進一起為企業做好人才發展,為公司與員工創造共好雙贏局勢,與大家共勉之!
- 祝福各位先進,都能在所屬企業中,有效進行人才管理與發展,為企業創造提升人力資本之成就感!
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