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2023.05.26 | 2097次觀看

想都不想就答應開會?專家揭4種「時間小偷」:從助力變降低效率

想都不想就答應開會、花太多力氣讓簡報盡善盡美…幹勁、卓越、資訊與行動力,這四個工作的關鍵驅動力,本質上都是正面的,但為什麼會成為「時間的小偷」?本文分析時間小偷如何影響我們、成為風險,出現四類狀況就該留意!

幹勁、卓越、資訊與行動力,這四個工作的關鍵驅動力,刺激著企業、團隊與個人。我們稱這四股力量為「時間的小偷」,因為儘管它們本質上都是正面的,對我們有幫助,卻是白色空間的重大殺手。

時間小偷讓我想起牽牛花這種藤蔓植物。這種芬芳的植物象徵著愛或死亡,看上去如夢似幻,鮮豔的紫花連著可愛的卷鬚,有如童話故事會見到的景象,生氣蓬勃,令人眼睛為之一亮。然而,要是把牽牛花帶進家園,一圈圈的卷鬚很快就會纏繞你的折疊椅,鑽進窗檐,堵住狗門。鄰居控訴你的牽牛花入侵他的地,害他的玫瑰無法呼吸。但是,拔掉也無濟於事,牽牛花的根只會繼續欣欣向榮,而且不怕殺蟲劑。時間的小偷也一樣,原本是資產,但長得太茂密,漫出容器,因此必須加以制止。我們引以為傲的優點能讓我們大展身手、熱力四射,但有時會失控。

一發不可收拾的時間小偷會變樣。幹勁變成衝過頭,卓越變成完美主義,資訊變成資訊過載,行動力變成瘋狂暴走,出現以下的狀況:

  • 想也不想就答應開會,因為我們有幹勁。
  • 花太多力氣讓簡報盡善盡美,因為我們想要卓越。
  • 過分鑽研儀表板與數據,因為我們想掌握資訊。
  • 衝動地抓住清單上要做的下一件事,因為我們認為永遠都該充滿行動力。

這些時間小偷引誘我們前往的地方、讓我們扛的壓力,實際上會降低我們的效率。我們在它們的刺激下,為了取得小成果而忙得團團轉,永遠無法贏得大勝利。時間小偷催促我們行動,在我們的耳邊不停講著模糊的承諾,說前方有獎勵與報酬等著我們。花言巧語的背後,隱藏的事實如下:

1. 幹勁

  • 誤導:能者多勞,我們應該盡量多做。
  • 真相:慎選目標,將帶來品質更好的成果。

2. 卓越

  • 誤導:每個接觸點都該最佳化。
  • 真相:陷在不必要的細節裡,浪費時間與力氣。

3. 資訊

  • 誤導:知識永遠不嫌多。
  • 真相:人類大腦能處理的資訊有限。

4. 行動力

  • 誤導:忙碌與生產力是同一件事。
  • 真相:轉個不停會讓人難以思考,耗損精力。

以上的每一個傾向,同時有好有壞。我們該做的,是留意哪一個或哪幾個容易讓我們做過頭,並在過程中奪回主控權。

資產風險
幹勁衝過頭
卓越完美主義
資訊過載
行動力無頭蒼蠅

當然,你可能不只受一個時間小偷所影響,許多人感到腹背受敵,同時被四個小偷制伏在地。此外,還有一種可能性是某項特質過少,不過我們通常會留意到同事有這種問題,而不是自己。如果你是資訊型的人,你會受不了有人不看新聞。假如你是拚命三郎,你便無法忍受別人做的沒你多。不論你的時間小偷究竟是什麼情況,別忘了平衡;除了小心別做過頭,也感謝它們帶來的好處,畢竟少了它們,我們將陷入平庸與無所事事。

我大學畢業後的第一個老闆,相當清楚這幾種專業特質過頭的時刻,將是雙面刃。喬治.尼傑姆(George NeJame)是我這輩子見過最穩如泰山、也最有愛的人。替他工作實在是每日的幸事。要不是因為他,我不會在一份令人灰心喪志的工作多留兩年─洛杉磯的電視製作圈是一群自我中心、壓力爆表的混蛋,每個人是真的一整天都在對著別人尖叫,而我的工作是替這群人跑腿買貝果和咖啡。

如果我為了節目需要的某樣東西花了太多錢,喬治會說我有一點過分追求品質。假如我為了炫耀文采,備忘錄寫得詰屈聱牙,他會說這是良好溝通技巧的副作用。喬治自然而然地把每一件做不好的事,當成一杯滿出來的正面特質。他不曾正式與時間小偷打照面,但十分清楚一體兩面的道理。

節錄自:時報出版《留白工作法:為自己創造白色空間,擺脫瞎忙,做真正重要的事/茱麗葉.方特 著 》


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