從養殖、研發、到零售,中華海洋生技秉持「厚道」精神,導入 HR 系統成功開啟數位轉型之路

採訪/104人資學院

隨著規模的擴大,重新調整企業體質以及協作流程,是成立十年以上公司必經的過程。這次 104 前往成立24年從原先10人擴增到150人團隊,同時獲得台灣優良品牌獎、台灣生醫暨生農選秀大賽金質獎、馬來西亞MTE國際發明展金牌獎的Hi-Q中華海洋生技股份有限公司(以下簡稱:中華海洋生技),了解他們如何透過導入 HR 人資系統,重新優化所有工作流程,並帶領人資同仁成功實現數位轉型。

(由左到右:104人資學院行銷企劃Amelie、中華海洋生技資訊部經理Kalo、人資處資深副理Carol、管理服務總監Vic、執行副總Steven、104人資學院專案經理Sean)
(由左到右:104人資學院行銷企劃Amelie、中華海洋生技資訊部經理Kalo、人資處資深副理Carol、管理服務總監Vic、執行副總Steven、104人資學院專案經理Sean)

從源頭為消費者把關,建立褐藻健康生態鏈並落實 ESG 企業社會責任

秉持著「自然、健康、快樂」的理念,執行副總 Steven和我們分享:中華海洋生技從養殖起家、成立 Hi-Q (High Quality)品牌,堅持「魚健康、人才吃得健康」,自行研發飼料配方,提供消費者最健康的石斑魚。從中也發現「褐藻」對於人類、寵物健康、以及肌膚保養的益處,便逐漸跨足至保健食品、肌膚保養、甚至是中央廚房、餐廳等領域。

而創辦人張永聲與謝清輝先生,更將「厚道」精神注入企業文化,每年編列超過 1000 萬的預算給「厚道志業群」,徹底實踐 ESG 企業社會責任、回饋社會。除了開始投入「厚道捐魚」行動,讓資源匱乏的孩童、長輩及家庭、都能吃到健康好魚;也於 2015 年成立台灣聯合抗癌協會,免費提供褐藻醣膠保健食品,資助清寒罹癌的家庭,讓他們也能得到營養支持。

(圖左:中華海洋生技產品獲得SNQ國家品質標章認證、國家品牌「玉山獎全國首獎」;圖右:110年獲頒國家「新創獎-精進續獎」)
(圖左:中華海洋生技產品獲得SNQ國家品質標章認證、國家品牌「玉山獎全國首獎」;圖右:110年獲頒國家「新創獎-精進續獎」)

公司規模擴增,人工與紙本作業導致員工信任度下降、時間成本上升

回饋於社會外,也不忘了將「厚道」的精神應用於內部人事管理。中華海洋生技極為重視員工的發展與狀態,除了延攬優秀人才、開設課程精進員工技能與觀念、鼓勵員工運動,也會定期檢視制度與協作流程的完善度。然而,隨著業態的多元化、人數的擴增,卻發現原先「人工」的作業流程,已無法應付百人規模的企業型態。

「好的人才卻因為行政流程而流失,得不償失、也產生許多額外的成本。」人資處資深副理Carol說明他接手後發現最大的問題是「紙本作業」。因此,在與公司上層溝通後,我們開始了數位轉型計畫、並導入了 104 的eHRMS 人事系統

重視工作效率及員工信任度,開始數位轉型並優化人事行政流程

「導入新東西員工一定會排斥,因為他們沒接觸過、會害怕」,管理服務總監 Vic 表示:將好處具體的說明給員工聽,並積極的舉辦教育訓練,讓他們感受到差異,就較容易成功了。中華海洋生技統也統整了導入104 的eHRMS系統最有感的三點:

  • 大幅降低錯誤率,員工信任度提升

以差勤為例,在導入系統前都是由主管自己紀錄再交由人資,常常出現員工本身、主管紀錄、人資資料有出入的時候,需要再花時間去確認、也降低員工對於公司的信任。除此之外,薪資的紀錄、以及薪資單的寄發都僅透過 excel,就曾發生過寄錯薪資單的狀況。導入後,所有資料均在系統上處理,資料統一齊全、計薪簡便、錯誤率也降低,幫助人資更有效運用時間,員工的信任感也提升。

  • 資料透明揭露,也降低 HR 同仁負擔

「在沒有系統前, HR 同仁時常會接到員工打來詢問特休剩餘的天數」,Vic表示其實 180 人來來回回就浪費了人資寶貴的時間。導入系統後,不論是特休、差勤、薪資單等員工都能直接在前台查詢(HR Portal),資料透明揭露後,大幅節省了 HR 同仁的時間,也培養了員工自主查詢的概念。另外,以往請假還需特地跑一趟公司寫紙本假單,現在只要登入系統 15 秒就能完成請假流程。

  • 資料自動排程串接,決策報表產出容易

對於人資主管以及資訊部而言,另一個重要的功能便是「資料的串接及自動排程」。以人資處資深副理Carol來說,時常需快速的撈取報表資料,提供給高層主管作為決策的關鍵。在導入eHRMS系統後,不但可以設定搜尋條件,還可以將常用的資料輸出為自訂報表,十分有效率。資訊經理 Kalo 也表示「HR系統是公司數位系統的樞紐和核心」,只要維護好,後續串接 EIP (Enterprise Information Portal)、ERP (Enterprise Resource Planning)、BPM (Business Process Management) 等各個系統都會更加容易。

人資系統評選重點:整合性高、專業人資背景、更新速度快

最後,我們也詢問了當初是如何評選系統,資訊經理 Kalo 和我們分享「整合與串接」是他們考量的一大要素。當初選擇地端而非雲端,便是這個原因,畢竟未來數位化會繼續進行,AD 整合是基本要素。擁有豐富導入經驗的人資資深副理Carol也和我們分享當初也有考量 SAP、Oracle等國外大廠,然而不符合在地的需求、介面複雜、對於中小型企業費用也過高。 另外,管理服務總監Vic也補充:「系統更新的速度、以及是否有 HR 背景」也是評選重點,因為勞基法變動實在太快,系統要能跟上法律修法的速度。104 除了整合度高、介面友善、系統更新快,本身就是台灣最大的人資品牌,HR知識相對完善。「我們的業態多元,沒有任何一家系統商可以百分之百符合需求,但 104 eHRMS 已經解決了我們 90% 的困擾,CP值很高!」Vic笑著說。

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